I. Wprowadzenie

Na wstępie należy podnieść, że obowiązujące regulacje prawne dotyczące formy oświadczeń woli (Kodeks cywilny w tytule Działu III zawiera sformułowanie „Forma czynności prawnych”, nie odpowiada ono jednak przedmiotowi regulacji, którym jest forma elementu czynności prawnej, jakim jest oświadczenie woli, dlatego też projekt nowego Kodeksu cywilnego Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego wprowadza tytuł „Forma oświadczenia woli”)http://www.bip.ms.gov.pl/data/files/_public/bip/kkpc/ksiega.rtf (dostęp: 25 listopada 2014 r.). zostały oparte na założeniach sprzed ponad pół wieku, gdy wprowadzano obowiązujący obecnie Kodeks cywilny. Wziąwszy jednak pod uwagę znaczną zmianę, jaka nastąpiła, zwłaszcza w ostatnim dwudziestoleciu, powstaje zagadnienie aktualności tej regulacji i potrzeby jej dostosowania do realiów XXI wieku, w którym powszechne jest wykorzystanie środków elektronicznych do komunikacji między podmiotami prawa cywilnego, tak w życiu codziennym, jak również przy dokonywaniu czynności prawnych.

Od dłuższego czasu następuje intensyfikacja kontaktów za pośrednictwem telefonów komórkowych (w tym sms-ów), faksu czy Internetu (w tym poczty elektronicznej, portali społecznościowych i różnych rodzajów formularzy zawartych na stronach internetowych). Faktem jest, że w związku z obowiązującą zasadą swobody formy nie jest kwestionowana sama możliwość złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej/cyfrowejW. Robaczyński, (w:) M. Pyziak-Szafnicka, Kodeks cywilny. Komentarz. Część ogólna, Wolters Kluwer Polska 2009, s. 837., jednak aby miało ono moc równą formie pisemnej, powinno być opatrzone stosownym podpisem elektronicznymA. Brzozowski, (w:) K. Pietrzykowski, Kodeks cywilny. Komentarz, t. I, Warszawa 2008, s. 420., o czym jednoznacznie przesądza art. 78 § 2 k.c.: „Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”. Nieefektywność tej regulacji polega jednak na tym, że kwalifikowany podpis elektroniczny de facto nie jest używany ze względów technicznych. Pojawia się zatem pytanie o celowość utrzymywania tej martwej w istocie normy.

II. Polskie i obce regulacje dotyczące formy oświadczeń woli

O fakcie, że sam ustawodawca zauważa potrzebę wprowadzenia pewnych zmian, świadczy choćby utworzenie portalu ePUAPhttp://epuap.gov.pl (dostęp: 25 listopada 2014 r.). – elektronicznej platformy usług administracji publicznej, która pozwala po potwierdzeniu w wyznaczonych punktach na komunikowanie się za pomocą Internetu z urzędami w określonych sprawach. O odchodzeniu od własnoręcznego podpisu świadczy także uregulowanie zawarte w art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe, o elektronicznej postaci oświadczenia niewymagającej podpisu, czy normy dotyczące obligatoryjnych elementów faktur VAT, niezawierające wymogu opatrzenia ich podpisemRozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, § 5.. W Kodeksie cywilnym także stopniowo są wprowadzane zmiany związane z odchodzeniem od wymogu podpisywania dokumentów. Doskonałym przykładem jest tu art. 921¹⁰ § 2, stanowiący, że „podpis dłużnika może być odbity sposobem mechanicznym”. Tym samym należy zauważyć, że w sposób jednoznaczny ustawodawca potwierdza, iż wraz ze zmianami technologicznymi konieczna jest zmiana regulacji dotyczących podpisywania dokumentów.

Obecnie problematykę związaną z dokumentami i zawartymi w nich oświadczeniami regulują przede wszystkim przepisy art. 73–81 k.c. oraz art. 245–247 Kodeksu postępowania cywilnego. Na podstawie wskazanych przepisów można wyróżnić formę pisemną zwykłą, z poświadczeniem daty, podpisu, akt notarialny oraz formę elektronicznąZ. Radwański, A. Olejniczak, Prawo cywilne – część ogólna, Warszawa 2011, s. 235.. Jak jednak podkreślono na wstępie, są to przepisy o genezie z lat pięćdziesiątych XX wieku lub jeszcze wcześniejszej, dlatego zasadne jest ich porównanie z regulacjami w innych porządkach prawnych w celu wyciągnięcia wniosków dotyczących postulowanej zmiany tych norm.

W ustawodawstwie niemieckim wprowadzono tzw. formę tekstowąIst durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das 1. es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und 2. geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben., która znacznie upraszcza obrót (w literaturze niemieckiej uznaje się, że wymogi § 126b Bürgerliches GesetzbuchD. Einsele, (w:) F. J. Säcker, Münchener Kommentar zum Bürgerlichen Gesetzbuch, t. 1, München 2012, s. 1316–1321. spełnia tak nałożenie na dokument zeskanowanego podpisu, jak znaku graficznego umożliwiającego identyfikację składającego oświadczenie).

Natomiast w konwencji UNCITRALKonwencja UNCITRAL o posługiwaniu się środkami komunikacji elektronicznej w umowach międzynarodowych z 2005 r.(normy konwencyjne odnoszą się do zawierania i wykonywania umów za pomocą Internetu, a także innych środków komunikacji elektronicznej) wskazano, że wystarczy, aby transmisja danych miała miejsce za pomocą środków elektronicznych, magnetycznych, optycznych lub podobnych, co obejmuje dotychczasowe technologie takie jak telefaks, teleks, telegram itp., co w sposób oczywisty ułatwia zawieranie umów za ich pośrednictwem.

Jak wykazano wyżej, w prawodawstwie obcym, lecz również rodzimym, występuje zauważalna tendencja do poszerzania zakresu czynności, które nie wymagają złożenia tradycyjnego podpisu. Powstaje jednak problem związany z ewentualnym traktowaniem tego typu oświadczeń jako środki dowodowe, zwłaszcza w kontekście obecnej regulacji k.p.c. dotyczącej dokumentów, która z pewnością musiałaby ulec zmianie, czego dowodzą podjęte prace nad nowelizacją prawa procesowegohttp://legislacja.rcl.gov.pl/docs//1/48466/48467/48468/dokument38223.pdf?lastUpdateDay=22.03.13&lastUpdat eHour=12%3A32&userLogged=false&date=pi%C4%85tek%2C (dostęp: 25 listopada 2014 r.)..

III. Orzecznictwo

Aby prawidłowo ocenić, na ile problematyka zmian w regulacji dotyczącej formy oświadczeń woli jest potrzebna, niewątpliwie zasadne jest odniesienie się do orzecznictwa związanego z tym zagadnieniem. Sąd Najwyższy zajmował już niejednokrotnie stanowisko, odnosząc się do możliwości uznania za formę pisemną faksu, czynności on-line czy e-mailaZob. wyrok Sądu Najwyższego z 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06; postanowienie Sądu Najwyższego z 22 lutego 2007 r., IV CSK 200/06.. Jednak zarówno w orzecznictwieWyrok Sądu Najwyższego z 23 listopada 2007 r., IV CSK 228/07., jak i w doktrynieK. Knoppek, Wydruk komputerowy jako dowód w procesie cywilnym, PiP 1993, z. 2, s. 54 i n. wyrażane jest przekonanie, że formy elektroniczne należy traktować raczej jako uprawdopodobnienie na piśmieZ. Radwański, Prawo cywilne – część ogólna, Warszawa 2009, s. 231–233..

Przykładowo w wyroku Sądu Najwyższego z 12 stycznia 1999r.Wyrok Sądu Najwyższego z 12 stycznia 1999 r., I CKN 961/97.wskazano, że „w świetle art. 308 § 1 KPC sąd może dopuścić dowód m.in. z taśmy dźwiękowej, przy czym art. 308 § 2 KPC normuje sposób przeprowadzenia tego dowodu. Wyróżnia się tu dwie płaszczyzny sposobu przeprowadzenia tego dowodu: pierwsza – poprzez stosowanie odpowiednio przepisów o dowodzie z oględzin – ma na celu ustalenie autentyczności (stanu taśmy); druga – poprzez odpowiednie stosowanie przepisów z dokumentów, ma na celu ustalenie jej treści”. To jednoznacznie wskazuje na możliwość przeprowadzenia dowodu, jednak równie jednoznacznie pozwala zauważyć, że takiego zapisu nie można potraktować jako dokumentu. Znamienne jest jednak, że w odniesieniu do art. 7 Prawa bankowego Sąd Najwyższy zauważa, iż: „do stosowania w praktyce bankowej dokumentów elektronicznych, które na gruncie prawa procesowego należy uznać – na równi z oświadczeniem utrwalonym za pomocą pisma na nośniku tradycyjnym (papierze) – za dokument w rozumieniu kodeksu postępowania cywilnego”Postanowienie Sądu Najwyższego z 11 marca 2004 r., V CZ 12/04.. Orzeczenie to pozwala zwrócić uwagę na całkowicie odmienne traktowanie, w ramach procesu, oświadczeń w formie elektronicznej, co jest wynikiem odmienności regulacji ich dotyczących, jednak jednocześnie ukazuje niekonsekwencję ustawodawcy, który w różny sposób traktuje byty jakościowo tożsame.

IV. Prace legislacyjne

Jak powszechnie wiadomo, prace Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego trwają już od dłuższego czasu, jednak trudno byłoby mówić o wprowadzeniu przez nią jakichś większych zmian w ostatnim czasieSprawozdanie z działalności Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego w 2013 r., http://bip.ms.gov.pl/pl/dzialalnosc/komisje-kodyfikacyjne/komisja-kodyfikacyjna-prawa-cywilnego/ (dostęp: 26 listopada 2014 r.).. Nie oznacza to jednak, że przygotowane przez KKPC projekty powinny zostać zapomniane – wręcz przeciwnie, skoro prace nad całością nowego Kodeksu cywilnego się przeciągają, celowe byłoby zaimplementowanie do obecnie obowiązującego przynajmniej części proponowanych zmian.

Przede wszystkim należy zwrócić tu uwagę na dwie normy, tj. art. 105 („dokumentem jest informacja obejmująca treść oświadczenia woli lub innego oświadczenia, utrwalona w sposób umożliwiający jej zachowanie i odtworzenie”) i art. 106 („dla zachowania formy dokumentowej należy złożyć oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”) projektuhttp://www.bip.ms.gov.pl/data/files/_public/bip/kkpc/ksiega.rtf (dostęp: 25 listopada 2014 r.).. Normy te, jak zauważają ich autorzy, są wzorowane na ustawodawstwach zachodnich, w których od pewnego czasu występują analogiczne regulacje, jak choćby sygnalizowana wyżej forma tekstowa w Niemczech.

W projekcie przewidziane są również inne formy składania oświadczeń woli, co uregulowano w art. 104 § 2, do których należy forma: „dokumentowa, pisemna, elektroniczna, pisemna z poświadczoną datą, pisemna z poświadczonym podpisem, akt notarialny”. Wprowadzenie jednak tego katalogu jest rozwiązaniem błędnym, gdyż forma dokumentowa swą regulacją obejmuje zarówno formę pisemną, jak również elektroniczną, co powoduje, że korzyści wynikające z jej wprowadzenia, przy pozostawieniu tych dwóch form, byłyby żadne – swoboda formy obowiązuje już teraz, a nawet z zaprezentowanego orzecznictwa jasno wynika, że sądy przeprowadzają dowody z oświadczeń zapisanych w postaci elektronicznej, jednak traktują je odmiennie od formy pisemnej i tu leży problem. Trzeba dążyć do rozwiązania, które pozwoli na traktowanie w sposób identyczny pisma w wersji cyfrowej i tradycyjnej, papierowej.

V. Postulowane zmiany

Jak wiadomo, wartość pracy naukowej nie wynika z suchego przytoczenia treści prawa, a z poddania analizowanych norm krytyce i wskazania, co należałoby zmienić, a co powinno zostać pozostawione w kształcie obecnym, dlatego w części niniejszej zostaną wskazane postulaty de lege ferenda w stosunku do unormowań dotyczących formy.

Mając na względzie powyższe, trzeba wskazać, że celowe jest wyeliminowanie formy pisemnej i elektronicznej przy wprowadzeniu formy dokumentowej. Takie rozwiązanie pozwoliłoby, przede wszystkim, na traktowanie w jednolity sposób oświadczeń złożonych na piśmie i w wersji elektronicznej, np. e-maila. Korzyści z tego typu rozwiązania są niewątpliwe, gdyż ułatwiłoby to zawieranie wszelkiego rodzaju umów, które już dziś w znacznej mierze są przesyłane drogą elektroniczną: podpisywane przez jedną stronę, skanowane, przesyłane drugiej stronie, wydruk jest przez nią podpisywany i przesyłany tej pierwszej – w ten sposób wykształciła się nieuregulowana w żaden sposób quasi-forma pisemna, która jednak nie jest relewantna prawnie i nie spełnia wymogów formy pisemnej (gdyż każda ze stron ma tylko umowę podpisaną przez siebie, nie zaś przez stronę przeciwną, czego wymaga obowiązujący art. 78 § 2 zd. 2 k.c.), co niesie ze sobą niekorzystne następstwa w sytuacji, gdy dla danej czynności forma pisemna jest zastrzeżona przez prawo.

Oczywiście regulacji wprowadzającej jedynie formę dokumentową, obejmującą również przesłanie oświadczeń woli w wersji cyfrowej, można zarzucić, że ktoś inny może podszyć się za stronę umowy. Jednak nie należy zapominać, że także obecnie nie jest trudno podrobić podpis pod umową (zasadniczo jest to nawet prostsze, gdyż wystarczy mieć w tym celu długopis, a do podszycia się pod kogoś za pomocą e-maila potrzebny jest komputer z dostępem do Internetu), nadto państwa, które wprowadziły nowe formy składania oświadczeń woli, nie wycofały się z tego (wręcz przeciwnie – rozwijają i poszerzają ich zakres), z czego można wnioskować, iż bezpieczeństwo obrotu na tym nie ucierpiałoDoskonałym przykładem są tutaj wspomniane wcześniej faktury VAT, które podpisu nie wymagają, dzięki czemu znacznie uproszczono obrót, a brak jest informacji, aby straciła na tym pewność czy bezpieczeństwo rozliczeń, w których wystawiane są faktury VAT..

Nadto można przedsięwziąć pewne środki zaradcze, jak ma to miejsce w przypadku platformy ePUAP. Można rozważyć utworzenie bazy, do której osoby chcące składać oświadczenia za pomocą e-maila czy telefonu komórkowego zgłaszałyby numer czy adres, którym chcą się posługiwać, i dopiero wtedy uznawano by, że zostały złożone w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Zmiany natomiast nie powinny obejmować form kwalifikowanych, jak pisemna z poświadczoną datą, pisemna z poświadczonym podpisem, akt notarialny. Ich wyróżnienie jest podyktowane potrzebą zagwarantowania prawdziwości danego elementu czynności czy jej całości przez osobę trzecią, jaką jest notariusz, i należy stwierdzić, że nie byłoby celowe odejście od tego rozwiązania. Można rozważyć jedynie tytułem sygnalizacji problemu, czy nie byłaby zasadna zmiana uregulowań dotyczących aktów notarialnych tak, aby przynajmniej wypisy z nich mogły być wydawane elektronicznie, jednak nie jest to przedmiotem niniejszego artykułu.

VI. Wnioski końcowe

Reasumując powyższe rozważania, należy zauważyć, że w prawie polskim obowiązuje swoboda wyboru formy składania oświadczeń woli, która jest jednak w sposób faktyczny znacznie ograniczona brakiem regulacji oświadczeń składanych drogą elektroniczną odpowiadającej potrzebom współczesnego obrotu. Osoby korzystające ze środków komunikowania się na odległość często nie mają nawet wiedzy, że ich działania nie są prawnie relewantne i nie wywołują skutku z powodu braków formalnychDoskonałym przykładem jest tutaj ustawa o usługach turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997 r., której nadmierny formalizm, wręcz szkodzący konsumentom, słusznie krytykuje orzecznictwo – zob. VI ACa 488/13 – wyrok SA w Warszawie z 30 października 2013 r. . Tego typu sytuacja nie może się jednak utrzymywać, dlatego celowa jest nowelizacja Kodeksu cywilnego.

Ustawodawca polski powinien dokonać zmiany wzorem innych ustawodawstw europejskich i zastąpić obecnie obowiązującą regulację wyróżniającą formę pisemną i dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jedną, nową, szerszą formą dokumentową, która objęłaby dwie wspomniane wyżej formy oraz oświadczenia składane za pośrednictwem środków komunikacji, umożliwiających ustalenie osoby składającej oświadczenie, tj. przede wszystkim poprzez pocztę elektroniczną i wiadomości sms.