U prawnienie stron postępowania administracyjnego do wglądu w akta sprawy zostało uregulowane w dyspozycjach zawartych w art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z literalnym ich brzmieniem uczestnik sprawy administracyjnej może – prócz samego wglądu w jej akta – sporządzać z nich notatki, kopie lub odpisy. Ma także prawo domagać się uwierzytelnienia odpisów bądź kopii akt, jak również sporządzenia uwierzytelnionych odpisów lub kopii – jednakże to ostatnie uprawnienie jest przez ustawodawcę ograniczone „ważnym interesem strony”, to zaś pojęcie bywa dosyć dowolnie interpretowane w konkretnych postępowaniach. Kodeks postępowania administracyjnego nie odpowiada natomiast wprost na pytanie, czy strona może skutecznie wnioskować o wydanie jej nieuwierzytelnionych kopii dokumentacji.

W Ordynacji podatkowej wprowadzono – poprzez nowelizację art. 178 obowiązującą od 1.01.2016 r. – przepis wprost przyznający stronom postępowań toczących się w jej trybach możliwość uzyskiwania kopii z akt. Regulacja zawarta w Ordynacji podatkowej zawiera brzmienie w porównaniu z Kodeksem postępowania administracyjnego o wiele nowocześniejsze również dzięki temu, że wyraźnie sprecyzowano w niej, iż strona ma prawo sporządzania kopii przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń. Zatem obywatel dysponujący stosownym sprzętem i umiejętnościami może sam zaspokoić potrzebę sporządzenia na prywatny użytek kopii (w formie fotografii czy nawet skanów albo kserokopii wykonanych za pomocą zminiaturyzowanej aparatury); natomiast uczestnik sprawy rozstrzyganej na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, który takimi możliwościami nie dysponuje (na przykład z racji podeszłego wieku lub niepełnosprawności), bez żadnych wątpliwości ma prawo zażądać, aby urzędnicy sporządzili dlań i przekazali mu kserokopie wskazanych przezeń fragmentów dokumentacji.

Ustawodawca nie zdecydował się na podobne uwspółcześnienie brzmienia zapisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Istotną zmianę w kwestii dostępu do akt wprowadzono w Kodeksie z dniem 11.04.2011 r., gdy w art. 73 § 1 dodano normę, wedle której uprawnienie do wglądu w akta, sporządzania z nich notatek i odpisów – trwa nadal po zakończeniu postępowania (podobna regulacja znajduje się w art. 278 § 1 Ordynacji podatkowej). Znaczenie tej normy jest nie do przecenienia, zważywszy, że wcześniej zdarzały się odmowy udzielenia dostępu do akt w sytuacjach, gdy chodziło na przykład o wszczęcie procedury zmierzającej do stwierdzenia nieważności ostatecznej decyzji.

Warto również odnotować skutek jednej z najnowszych nowelizacji Kodeksu postępowania administracyjnego, który polega na tym że od 4.05.2019 r. obowiązuje przepis chroniący – przy udostępnianiu akt stronom – dane osobowe źródeł, z których administracja publiczna czerpała informacje o zdarzeniach, które stały się podstawą wszczęcia procedur w trybie skarg uregulowanych w Dziale VIII Kodeksu.

Jednak wyeliminowanie wątpliwości praktyki i orzecznictwa płynących z braku przyznania uczestnikom postępowań toczących się na podstawie Kodeksu postępowania administracyjnego możliwości żądania, by organ wykonał dla nich i przekazał kopie dokumentacji sprawy – zostało pozostawione przez prawodawcę judykaturze. O tym, jak dolegliwa może się okazać odmowa organu uwzględnienia tego rodzaju wniosku, przekonał się każdy, kto był na przykład stroną sprawy o ustalenie wysokości odszkodowania za wywłaszczony grunt, w której należało się szczegółowo ustosunkować do treści obszernych operatów szacunkowych.

Lukę ustawową wypełniła teza uchwały składu siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z 8.10.2018 r., zapadła w wyniku wniosku Rzecznika Praw Obywatelskich pod sygnaturą I OPS1/18 – w brzmieniu: „W ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy”. W uzasadnieniu uchwały wyraźnie stwierdzono, że biorąc pod uwagę uregulowania Ordynacji podatkowej, ale również regulacje analogicznych kwestii zawarte w procedurze cywilnej i karnej – należy z systemu prawa zrekonstruować istnienie normy, która nakazuje organom administracji zastosowanie się do żądania strony wykonania na jej prywatny użytek nieuwierzytelnionych kopii akt również wtedy, gdy postępowanie toczy się w oparciu o przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

Rzecznik Praw Obywatelskich odwołał się w swym wniosku do potrzeby zapewnienia realizacji prawa zawarowanego artykułem 51 ust. 3 Konstytucji RP i argument ten zyskał uznanie rozszerzonego składu orzekającego w ramach Izby Ogólnoadministracyjnej NSA. Naczelny Sąd Administracyjny zwrócił ponadto uwagę na przepisy zawarte w artykule 32 i artykule 2 Konstytucji RP.

W motywach uchwały odnotowano dotychczasowe rozbieżności orzecznictwa sądów administracyjnych w przedmiotowej kwestii, a także niespójność Kodeksu postępowania administracyjnego z analogicznymi uregulowaniami obecnymi w innych procedurach. Stwierdzono zarazem, że brak zmiany w tym kierunku ustawowego unormowania art. 73 § 1 k.p.a. nie musi być automatycznie odczytywany jako wola ustawodawcy do różnicowania omawianej instytucji w różnych procedurach, z konsekwencją ograniczenia uprawnień strony ogólnego postępowania administracyjnego.

Zwrócono również uwagę na to, że w pojedynczych przypadkach żądanie strony może spotykać się z odmową, jeżeli w konkretnej sytuacji jest ono równoznaczne z oczywistym i świadomym nadużyciem prawa.

Uchwała, z punktu widzenia praktyki niezmiernie przydatna, spotyka się w literaturze z rozbieżnymi ocenami. Jak się jednak wydaje, zasługuje ona na pełną aprobatę dlatego, że przywraca konstytucyjną zasadę równości obywateli w ich traktowaniu przez władzę publiczną. Zwłaszcza że – gdyby nie rekonstrukcja brakującej regulacji dokonana przez NSA – równoległe istnienie w procedurze administracyjnej możliwości uzyskiwania dostępu do treści akt poprzez system teleinformatyczny jeszcze mocniej pogłębiałoby nieuzasadnione różnice w faktycznej możliwości realizacji praw przez poszczególne podmioty.