U stawa z 9.02.2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw  Ustawa z 9.02.2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 807).  wprowadziła regulację grupy spółek wraz z wieloma specyficznymi rozwiązaniami dla konglomeratu spółek. Współdziałanie spółek kapitałowych i osobowych, powiązanych ze sobą więziami kapitałowymi lub osobowymi, występowało w czasie obowiązywania Kodeksu handlowego do 31.12.2000 r. oraz po wejściu w życie Kodeksu spółek handlowych, Ustawa z 15.09.2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1467).  tj. od 1.01.2001 r. Funkcjonowanie spółek powiązanych kapitałowo lub osobowo, tj. przez tego samego lub tych samych wspólników, może prowadzić do pogorszenia sytuacji ekonomicznej, finansowej jednej ze spółek. Do zmiany w Kodeksie spółek handlowych obowiązującej od 13.10.2022 r. brak było regulacji określającej np. wydawanie poleceń przez spółkę dominującą spółkom zależnym. Rozwiązania w tym zakresie wprowadziła nowelizacja Kodeksu spółek handlowych z 9.02.2022 r.

POWSTANIE GRUPY SPÓŁEK

Do powstania grupy spółek wystarczające jest podjęcie uchwały o uczestnictwie w grupie spółek większością 3/4 głosów przez zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, walne zgromadzenie akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej lub spółki akcyjnej w spółce zależnej (art. 21¹ § 2 k.s.h.). Powołany przepis nie wskazuje możliwości złagodzenia lub zwiększenia wymaganej większości głosów, wobec czego należy przyjąć, że jest on bezwzględnie obowiązujący Odmiennie A. Szumański (w:) R.L. Kwaśnicki, F. Ostrowski, A. Szumański, Kodeks spółek handlowych. Komentarz do zmian (tzw. prawo holdingowe), komentarz do art. 21(1) k.s.h., nb 104, Warszawa 2022, Legalis/el., wskazujący, że jest to przepis semiimperatywny. . Grupę spółek mogą tworzyć tylko spółki kapitałowe, tj. spółka z o.o., prosta spółka akcyjna, spółka akcyjna. Do podjęcia przedmiotowej uchwały nie jest wymagane uczestniczenie w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu określonej liczby wspólników lub akcjonariuszy, dysponujących większością głosów (quorum). Zgromadzenia wspólników spółki o.o., walne zgromadzenia akcjonariuszy są ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nich udziałów lub akcji (art. 241 k.s.h., art. 300⁹⁴ § 1 k.s.h., art. 400 § 1 k.s.h.). Treść uchwały podjętej przez wspólników lub akcjonariuszy spółki zależnej o uczestnictwie w grupie spółek wystarczy, że będzie wskazywać spółkę dominującą i stwierdzenie o uczestniczeniu w grupie spółek. Spółką dominującą może być tylko spółka, która spełnia definicję zawartą w art. 4 § 1 pkt 4 k.s.h. (bez lit. e) dotyczącej spółek osobowych, spółdzielni oraz części lit. d dotyczącej spółdzielni, tj.:

1. dysponuje bezpośrednio lub pośrednio większością głosów na zgromadzeniu wspólników albo na walnym zgromadzeniu, także jako zastawnik albo użytkownik, bądź w zarządzie innej spółki kapitałowej (spółki zależnej), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub
2. jest uprawniona do powoływania lub odwoływania większości członków zarządu innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub
3. jest uprawniona do powoływania lub odwoływania większości członków rady nadzorczej innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub
4. członkowie jej zarządu stanowią więcej niż połowę członków zarządu innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej), lub
5. wywiera decydujący wpływ na działalność spółki kapitałowej zależnej, w szczególności przez zawarcie między spółką dominującą a spółką zależną umowy przewidującej zarządzanie spółką zależną lub przekazywanie zysku przez taką spółkę.

Może się zdarzyć, że akcjonariuszami spółki akcyjnej L będą trzy spółki kapitałowe D, E, F. Spółka D dysponuje większością głosów na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy (60%), spółka E na mocy postanowień statutu jest uprawniona do powołania całego zarządu spółki L, a spółka F jest uprawniona do powołania większości członków rady nadzorczej spółki L. Spółki E i F mają po 20% głosów na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy. Każda ze spółek D, E, F jest spółką dominującą wobec spółki L. Walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki L może podjąć uchwałę o uczestnictwie w grupie spółek, wskazując spółkę E jako dominującą, bez udziału w walnym zgromadzeniu przedstawiciela spółki E. Organy spółki dominującej nie mają obowiązku podejmowania uchwały o uczestnictwie w grupie spółek K. Żółcińska (w:) Prawo holdingowe. Praktyczny komentarz, red. M. Baran, A. Czarnecka, LEX 2022, komentarz do art. 21(1) k.s.h., pkt 2.4. . O podjętej uchwale spółkę dominującą może powiadomić zarząd spółki zależnej. Spółka zależna może uczestniczyć tylko w jednej grupie spółek K. Żółcińska (w:) Prawo..., komentarz do art. 21(1) k.s.h., pkt 2.6.3. . Wynika to z treści art. 5 § 1 pkt 5¹ k.s.h. stanowiącego, że spółka dominująca sprawuje jednolite kierownictwo nad spółką zależną albo spółkami zależnymi. Podjęcie przez drugą i następne spółki kapitałowe uchwał o uczestniczeniu w grupie spółek wskazujące tę samą spółkę dominującą co pierwsza spółka oznacza, że tworzą one wszystkie jedną grupę spółek. Spółka dominująca także może uczestniczyć tylko w jednej grupie spółek jako dominująca. Przepisy Kodeksu spółek handlowych nie zawierają ograniczenia, które zakazywałoby spółce kapitałowej być w jednej grupie spółek dominującą a w innej grupie być spółką zależną. Spółka akcyjna R, jako dominująca, może być większościowym udziałowcem dla 4 zależnych spółek z o.o., z którymi będzie tworzyć grupę spółek. Jednocześnie spółka akcyjna M będzie uprawniona do powołania całego zarządu spółki akcyjnej R. Walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki akcyjnej R jest uprawnione do podjęcia uchwały o uczestnictwie w grupie spółek, wskazującej, że spółką dominującą jest spółka M, a spółka R będzie spółką zależną.

Grupę spółek tworzy samo podjęcie uchwały przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie spółki zależnej. Gdy spółka dominująca posiada siedzibę za granicą, uczestnictwo w grupie spółek wystarczy ujawnić w rejestrze spółki zależnej (art. 21¹ § 3 k.s.h.). W innych przypadkach brak ujawnienia uczestnictwa w grupie spółek w rejestrze przedsiębiorców KRS Krajowy Rejestr Sądowy. spółek: dominującej i zależnych skutkuje niemożliwością stosowania przepisów art. 21²–21⁴, art. 21⁶, art. 21⁷, art. 21¹⁰–21¹⁴ k.s.h. wobec spółki zależnej (art. 21¹ § 3 k.s.h.), tj.:

• spółka dominująca nie może wydawać spółce zależnej wiążących poleceń,
• zarząd spółki zależnej nie może podjąć uchwały o wykonaniu wiążącego polecenia oraz o odmowie wykonania wiążącego polecenia,
• spółka dominująca nie może przeglądać ksiąg i dokumentów spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek oraz żądać od niej udzielenia informacji,
• rada nadzorcza spółki dominującej nie sprawuje nadzoru nad realizacją interesu grupy spółek przez spółkę zależną uczestniczącą w grupie spółek, rada nadzorcza spółki dominującej nie może żądać od zarządu spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek udostępnienia ksiąg i dokumentów oraz udzielenia informacji w celu sprawowania nadzoru,
• wspólnik lub wspólnicy mniejszościowi albo akcjonariusz lub akcjonariusze mniejszościowi reprezentujący nie więcej niż 10% kapitału zakładowego spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek nie mogą żądać umieszczenia w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia sprawy podjęcia uchwały o przymusowym odkupie ich udziałów albo akcji przez spółkę dominującą, która reprezentuje bezpośrednio, pośrednio lub na podstawie porozumień z innymi osobami co najmniej 90% kapitału zakładowego spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek,
• zgromadzenie wspólników albo walne zgromadzenie spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek nie może podjąć uchwały o przymusowym wykupie udziałów albo akcji wspólników albo akcjonariuszy reprezentujących nie więcej niż 10% kapitału zakładowego przez spółkę dominującą, która reprezentuje bezpośrednio co najmniej 90% kapitału zakładowego,
• spółka dominująca nie odpowiada wobec spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek za szkodę, która została wyrządzona wykonaniem wiążącego polecenia, gdyż nie mogła wydawać wiążących poleceń,
• spółka dominująca, nie odpowiada wobec wspólnika albo akcjonariusza spółki zależnej za obniżenie wartości przysługującego mu udziału albo akcji, gdyż obniżenie wartości nie mogło być następstwem wykonania przez spółkę zależną wiążącego polecenia,
• spółka dominująca nie odpowiada za szkodę wyrządzoną wierzycielowi spółki zależnej, gdy egzekucja przeciwko spółce zależnej uczestniczącej w grupie spółek okaże się bezskuteczna.

Ponadto członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurent oraz likwidator spółki uczestniczącej w grupie spółek mogą powoływać się na działanie lub zaniechanie w określonym interesie grupy spółek, jeżeli spółka ujawniła w rejestrze przedsiębiorców uczestnictwo w grupie spółek (art. 21¹ § 4 k.s.h.).

Samo podjęcie uchwały przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie spółki zależnej o udziale w grupie spółek powoduje powstanie grupy nierejestrowej, a po ujawnieniu grupy spółek w rejestrze przedsiębiorców KRS powoduje powstanie rejestrowej grupy spółek W literaturze przedmiotu na grupę spółek przed rejestracją używa się określenia holding faktyczny nierejestrowy (niepełny), a na grupę spółek zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców KRS holding faktyczny rejestrowy (pełny), A. Szumański (w:) Kodeks..., komentarz do art. 21(1) k.s.h., nb 94–95. .

Mimo braku ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców KRS przez spółki: dominującą i zależną, mające siedzibę w Polsce, uczestnictwa w grupie spółek, do ich funkcjonowania mają zastosowanie pozostałe przepisy dotyczące grupy spółek tj.:

• zarząd spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek sporządza sprawo-zdanie o powiązaniach umownych tej spółki ze spółką dominującą za okres ostatniego roku obrotowego i przedstawia je zgromadzeniu wspólników albo walnemu zgromadzeniu (art. 21⁸ § 1 k.s.h.),
• wspólnik lub wspólnicy mniejszościowi albo akcjonariusz lub akcjonariusze mniejszościowi spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek reprezentujący co najmniej 10% kapitału zakładowego mogą zwrócić się do sądu rejestrowego z wnioskiem o wyznaczenie firmy audytorskiej w celu zbadania rachunkowości oraz działalności grupy spółek (art. 21⁹ k.s.h.).

Informację o uczestnictwie w grupie spółek ze wskazaniem charakteru tego uczestnictwa, w tym dane spółki dominującej albo dane spółki zależnej, zamieszcza się w dziale 1 rejestru przedsiębiorców (art. 38 pkt 1 lit. ga u.k.r.s. Ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 1683). ) w rubryce 12 (§ 50 pkt 12 r.p.r. Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 17.11.2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu prowadzenia rejestrów wchodzących w skład krajowego rejestru sądowego oraz szczegółowej treści wpisów w tych rejestrach, Dz.U. z 2014 r., poz. 1667. ). W informacji z KRS pobranej z systemu teleinformatycznego można będzie odczytać następujące dane dotyczące grupy spółek w dziale 1 w rubryce 12 w polu pierwszym informację, czy spółka jest podmiotem dominującym czy zależnym:

• w podrubryce pierwszej dane spółki zależnej: w polu pierwszym firmę spółki, w polu drugim numer KRS spółki,
• w podrubryce drugiej dane podmiotu dominującego: w polu pierwszym firmę albo nazwę podmiotu, w polu drugim numer KRS podmiotu.

Pełne stosowanie przepisów Kodeksu spółek handlowych do grupy spółek, po ujawnieniu wyżej wymienionych wpisów w rejestrze przedsiębiorców spółki zależnej i dominującej (mającej siedzibę na terenie RP), może nastąpić w zależności od opóźnień w rozpatrywaniu wniosków w sądzie rejonowym, wydziale gospodarczym Krajowego Rejestru Sądowego nawet po kilku miesiącach od podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie spółki zależnej i złożenia wniosku o wpis ww. zmian do rejestru przedsiębiorców KRS. Wpis do rejestru przedsiębiorców KRS grupy spółek ma charakter mieszany A. Szumański (w:) Kodeks..., komentarz do art. 21(1) k.s.h., nb 121. :

• w zakresie stosowania przepisów prawa grup spółek wskazanych w art. 21¹ § 3 zd. 3 k.s.h., a także art. 21¹ § 4 k.s.h. wpis ma charakter konstytutywny, wynika to wprost z treści tych przepisów, które uzależniają dopuszczalność ich stosowania od dokonania wpisu,
• w zakresie stosowania pozostałych przepisów prawa grup spółek, tj. art. 21⁵, 21⁸–21⁹ k.s.h, art. 21¹⁵–21¹⁶ k.s.h., a także art. 4 § 1 pkt 5¹ k.s.h., wpis ten będzie miał charakter deklaratoryjny K. Żółcińska (w:) Prawo..., pkt 3.2; S. Michalak, Wpływ nowelizacji Kodeksu spółek handlowych w zakresie prawa holdingowego na funkcjonowanie grup spółek oraz interesy wspólników mniejszościowych i wierzycieli spółek zależnych, „Monitor Prawniczy” 2022/14, s. 749. .

Uchwała o uczestnictwie w grupie spółek podejmowana jest w:

• spółce z o.o. w formie pisemnej, a w spółce, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie teleinformatycznym, uchwała wspólników może zostać podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym (art. 240¹ § 1 k.s.h.),
• prostej spółce akcyjnej w formie pisemnej lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (art. 300⁸⁰ § 2 k.s.h. w zw. z art. 300¹⁰⁰ § 1–2 k.s.h.) w postaci wydruków uchwał poświadczonych podpisem członka zarządu (art. 300¹⁰⁰ § 4 k.s.h.),
• spółce akcyjnej w formie aktu notarialnego (art. 421 § 1 k.s.h.).

W spółce zależnej, w której jedynym wspólnikiem jest spółka dominująca, do powstania grupy spółek również niezbędne jest podjęcie uchwały o uczestnictwie w grupie spółek, wskazującej spółkę dominującą, której przedstawiciel uczestniczy w zgromadzeniu wspólników. W takich przypadkach nie można bez uchwały wspólnika lub akcjonariusza domniemywać powstania grupy spółek, mimo widocznego stosunku zależności.

Przepisy o grupie spółek dotyczące spółki zależnej stosuje się odpowiednio do spółki powiązanej ze spółką dominującą, jeżeli umowa albo statut spółki powiązanej tak stanowią (art. 21¹⁶ § 1 k.s.h.). Spółką powiązaną jest spółka kapitałowa, w której inna spółka handlowa dysponuje bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 20% głosów na zgromadzeniu wspólników albo na walnym zgromadzeniu, także jako zastawnik lub użytkownik, albo na podstawie porozumień z innymi osobami, lub która posiada bezpośrednio co najmniej 20% udziałów albo akcji w innej spółce kapitałowej (art. 4 § 1 pkt 5 k.s.h.). Istniejąca spółka powiązana może stać się zależną po dokonaniu zmiany umowy lub statutu wskazującej, że jest spółką zależną wobec spółki powiązanej, poprzez podjęcie uchwały:

• zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. większością 3/4 głosów, o ile umowa spółki nie stanowi surowszych warunków (art. 246 § 1 k.s.h.),
• walnego zgromadzenie akcjonariuszy w prostej spółce akcyjnej większością 3/4 głosów, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze warunki (art. 300⁹⁸ § 2 pkt 1 k.s.h.),
• walnego zgromadzenie akcjonariuszy w spółce akcyjnej większością 3/4 głosów, statut może ustanowić surowsze warunki powzięcia uchwały (art. 415 § 1, § 5 k.s.h.).

Zmiana umowy (statutu) spółki kapitałowej wywołuje skutek od wpisania do rejestru przedsiębiorców KRS, który to wpis ma charakter konstytutywny. Bez zarejestrowania zmiany umowy lub statutu spółki powiązanej, dotyczącej wskazania spółki dominującej, grupa spółek nie powstaje. Do grupy spółek powstałej na skutek zmian umowy (statutu) kapitałowej spółki powiązanej przepisy o grupie spółek stosuje się odpowiednio (art. 21¹⁶ § 1 k.s.h.), tzn. nie można stosować ich wprost.

Funkcjonowanie grupy spółek

Następstwem powstania grupy spółek jest możliwość wydawania przez spółkę dominującą wiążących poleceń spółkom zależnym po ujawnieniu stosunku zależności w rejestrze przedsiębiorców KRS. Wiążące polecenie powinno być wydane przez spółkę dominującą zgodnie z jej zasadami reprezentacji M. Klimowicz (w:) Prawo holdingowe. Praktyczny komentarz, red. M. Baran, A. Czarnecka, Warszawa 2022. LEX/el., komentarz do art. 21(2) k.s.h., pkt 2.8. . Uprawnionym organem w spółce dominującej będącej spółką z o.o. lub akcyjną, wydającym polecenia, jest zarząd, a w prostej spółce akcyjnej, gdy nie ustanowiono zarządu, przedmiotowe polecenia wydaje rada dyrektorów (art. 300⁵² k.s.h.). Spółka dominująca wydaje wiążące polecenie w formie pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 21² § 2 k.s.h.). Prokurent również jest uprawniony do wydania wiążących poleceń spółce zależnej. Zarząd spółki dominującej lub rada dyrektorów w prostej spółce akcyjnej mogą udzielić pełnomocnictwa do wydawania wiążących poleceń spółce lub spółkom zależnym. Pełnomocnictwo to może być szczególne do pojedynczego lub kilku konkretnych wiążących poleceń, rodzajowe do określonych poleceń albo ogólne do wydawania różnych wiążących poleceń, według uznania pełnomocnika. Pełnomocnictwo do udzielania wiążących poleceń wystarczy, że zostanie udzielone w formie pisemnej, którą jest również elektroniczna forma czynności prawnej wraz z opatrzeniem jej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 78¹ k.c. w zw. z art. 21² § 2 k.s.h.). Treść wiążącego polecenia powinna wskazywać co najmniej (art. 21² § 3 k.s.h.):

1. oczekiwane przez spółkę dominującą zachowanie spółki zależnej w związku z wykonaniem wiążącego polecenia;
2. interes grupy spółek, który uzasadnia wykonanie przez spółkę zależną wiążącego polecenia;
3. spodziewane korzyści lub szkody spółki zależnej, które będą następstwem wykonania wiążącego polecenia, o ile występują;
4. przewidywany sposób i termin naprawienia spółce zależnej szkody poniesionej w wyniku wykonania wiążącego polecenia.

Element wymieniony w pkt 3 może nie wystąpić w wiążącym poleceniu. W treści wiążącego polecenia często będzie występował termin, do którego należy je wykonać. Pod pojęciem zachowania spółki zależnej należy rozumieć dokonanie czynności prawnych (np. nakaz zawarcia umowy, wypowiedzenie, zmiana, rozwiązanie umowy, złożenie określonego oświadczenia, nakaz udziału w określonym przetargu i złożenia oferty, udzielenie zabezpieczenia czyjegoś długu, np. poręczenia według prawa cywilnego, ustanowienie zastawu rejestrowego na rzeczach ruchomych lub prawach spółki zależnej), czynności faktycznych (np. uporządkowanie placu manewrowego, utylizacja przeterminowanych produktów, zwiększenie miejsc parkingowych np. przed sklepem, odziałem hurtowni, zwiększenie lub zmniejszenie zapasów magazynowych) oraz powstrzymanie się od określonego działania (np. zakaz podjęcia czynności egzekucyjnych wobec dłużnika spółki zależnej, wstrzymanie egzekucji wobec wierzyciela, odstąpienie od udziału w licytacji komorniczej prowadzonej pod nadzorem sądu, zaniechanie czynności przygotowawczych zmierzających do złożenia wniosku do sądu o wszczęcie egzekucji wobec dłużnika).

Nakaz dokonania czynności prawnej przez spółkę zależną nie zwalnia organów tej spółki od podjęcia uchwał przez organy przedmiotowej spółki do wydania zgody na dokonanie niektórych z nich. W spółkach kapitałowych uchwały wspólników lub akcjonariuszy wymagają zbycia i wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienia na nich ograniczonego prawa rzeczowego (art. 228 pkt 3 k.s.h. w spółce z o.o., art. 300⁸¹ pkt 2 k.s.h. w prostej spółce akcyjnej, art. 393 pkt 3 k.s.h. w spółce akcyjnej). Ponadto w spółkach kapitałowych zawarcie:

• umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem (do czasu rozpoczęcia podziału majątku przez spółkę zależną w likwidacji a contrario z art. 21^{16 §} 2 k.s.h.) albo na rzecz którejkolwiek z tych osób wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej Jako przykład przepisu szczególnego można wskazać przepis art. 79a ustawy z 29.08.1997 r. – Prawo bankowe (Dz.U. z 2022 r. poz. 2324 ze zm.), wskazującego m.in., że udzielenie kredytu, pożyczki pieniężnej, gwarancji bankowej lub poręczenia członkowi zarządu banku lub rady nadzorczej powyżej 10.000 euro wymaga zgody wyrażonej w uchwale zarządu oraz uchwale rady nadzorczej banku. Uchwały te zapadają bez udziału zainteresowanej osoby, w głosowaniu tajnym, większością co najmniej 2/3 głosów, w obecności co najmniej połowy składu organu. Banki jako spółki będące podmiotami objętymi nadzorem nad rynkiem finansowym na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z 21.07.2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 660) nie mogą być spółkami zależnymi uczestniczącymi w grupie spółek, co wynika z art. 21(16) § 2 k.s.h. ,
• przez spółkę zależną umów wymienionych powyżej z członkiem zarządu, prokurentem lub likwidatorem spółki dominującej wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia spółki dominującej (art. 15 k.s.h.).

Wydanie przez zarząd spółki dominującej spółce zależnej polecenia dotyczącego np. ustanowienia zastawu rejestrowego na przedsiębiorstwie, w skład którego nie wchodzą nieruchomości, prawo użytkowania wieczystego gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, oznacza, że zarząd spółki zależnej, aby wypełnić to polecenie, ma obowiązek dokonać następujących czynności:

1. zarząd spółki zależnej podejmuje uchwałę dotyczącą wykonania wiążącego polecenia (art. 21³ § 1 k.s.h.),
2. zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy podejmują uchwałę wyrażającą zgodę na ustanowienie zastawu na przedsiębiorstwie.

Natomiast wydanie przez zarząd spółki dominującej spółce zależnej polecenia polegającego na udzieleniu poręczenia spłaty zadłużenia członka rady nadzorczej i jego żony lub męża, spółki zależnej i jednocześnie dominującej wymaga podjęcia następujących uchwał:

1. zarząd spółki zależnej podejmuje uchwałę dotyczącą wykonania wiążącego polecenia (art. 21³ § 1 k.s.h.),
2. zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki zależnej podejmują uchwałę wyrażającą zgodę na udzielenie poręczenia spłaty zadłużenia członka swojej rady nadzorczej i jego żony lub męża, (art. 15 § 1 k.s.h.),
3. zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki dominującej podejmują uchwałę wyrażającą zgodę na udzielenie poręczenia spłaty zadłużenia członka swojej rady nadzorczej i jego żony lub męża (art. 15 § 2 k.s.h.).

Kolejność podjęcia przedmiotowych uchwał nie ma znaczenia, przy czym uchwały zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy nie mogą być podjęte później niż do 2 miesięcy od dokonania czynności (art. 17 § 2 k.s.h.). W spółkach zależnych, w których jedynym wspólnikiem jest spółka dominująca, wykonanie polecenia dotyczącego np. sprzedaży przedsiębiorstwa wymaga podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie spółki zależnej wyrażającej zgodę na dokonanie tej czynności, także w sytuacji, gdy w spółce dominującej jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu, wydaje wiążące polecenie spółce zależnej oraz jako przedstawiciel spółki dominującej podejmuje uchwałę podczas zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia spółki zależnej, wyrażającą zgodę na sprzedaż przedsiębiorstwa. Wraz z przekazaniem wiążącego polecenia spółce zależnej dotyczącego sprzedaży przedsiębiorstwa można jednocześnie przekazać uchwałę walnego zgromadzenia lub zgromadzenia wspólników zezwalającą na dokonanie przedmiotowej czynności. Przedmiotowa uchwała może być podjęta przed wydaniem lub po wydaniu wiążącego polecenia, ale nie później niż 2 miesiące po zawarciu umowy sprzedaży przedsiębiorstwa lub zawarcia innych umów, do których ustawa wymaga podjęcia uchwały przez walne zgromadzenie lub zgromadzenie wspólników (art. 17 § 2 k.s.h.). Czynność prawna będąca następstwem wykonania wiążącego polecenia przez zarząd spółki zależnej bez wymaganej przez ustawę uchwały walnego zgromadzenia lub zgromadzenia wspólników nie wywołuje skutków prawnych, dotknięta jest bezskutecznością zawieszoną. Możliwe jest jej konwalidowanie w terminie 2 miesięcy od dokonania czynności, po tym terminie czynności te są nieważne J. Frąckowiak (w:) Kodeks spółek handlowych, t. 1, Komentarz do art. 1–150, red. A. Kidyba, Warszawa 2017, s. 194. . Umowa lub statut spółki mogą przewidywać uzyskanie zgody jakiegoś organu spółki na dokonanie określonej czynności prawnej (art. 17 § 3 k.s.h.), np. na zbycie udziałów, akcji, które przysługują spółce kapitałowej, zaciągnięcie kredytu, zawarcie umowy leasingu itd. Zgodnie z art. 17 § 3 k.s.h. ww. czynności prawne dokonane bez ww. zgody określonego organu spółki są ważne, nie wyklucza to odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki z tytułu naruszenia umowy spółki albo statutu. W sytuacji gdy wykonanie wiążącego polecenia związane jest z uzyskaniem zgody na dokonanie przedmiotowej czynności prawnej wynikającej z przepisów ustawy lub z umowy spółki, a zarząd spółki zależnej nie otrzymał takiej zgody oraz czynności te nie będą potwierdzone po ich dokonaniu, jest to przesłanka do odmowy wykonania wiążącego polecenia.

Zarząd spółki zależnej, otrzymawszy wiążące polecenie, może zachować się w następujący sposób:

1. podjąć uchwałę dotyczącą wykonania wiążącego polecenia, w treści uchwały należy wskazać co najmniej elementy wiążącego polecenia (art. 21³ § 2 k.s.h.),
2. podjąć uchwałę o odmowie wykonania wiążącego polecenia, jeżeli jego wykonanie doprowadziłoby do niewypłacalności albo zagrożenia niewypłacalnością spółki zależnej,
3. podjąć uchwałę o odmowie wykonania wiążącego polecenia w spółce niebędącej spółką jednoosobową, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że jest ono sprzeczne z interesem spółki zależnej i wyrządzi jej szkodę, która nie będzie naprawiona przez spółkę dominującą lub inną spółkę zależną uczestniczącą w grupie spółek w okresie dwóch lat, licząc od dnia, w którym nastąpi zdarzenie wyrządzające szkodę, chyba że umowa albo statut spółki zależnej stanowią inaczej, w określeniu wysokości szkody spółka zależna uwzględnia korzyści uzyskane przez spółkę zależną w związku z uczestnictwem w grupie spółek w okresie ostatnich dwóch lat obrotowych,
4. podjąć uchwałę odmawiającą wykonania wiążącego polecenia, gdy umowa albo statut spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek przewiduje dodatkowe przesłanki odmowy wykonania wiążącego polecenia (art. 21⁴ § 3 k.s.h.),
5. podjąć uchwałę o niewykonaniu wiążącego polecenia, w przypadku gdy dokonanie czynności wymaga uchwały organu spółki wynikającego z przepisów ustawy lub statutu spółki, a przedmiotowa uchwała nie została podjęta (art. 17 § 1 k.s.h.) przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy,
6. podjąć uchwałę o wykonaniu wiążącego polecenia, bez wykonania tego polecenia, w przypadku gdy jego wykonanie wymaga uchwały organu spółki wynikającego z przepisów ustawy lub statutu spółki, a przedmiotowa uchwała nie została podjęta i jest oczywiste, że nie zostanie podjęta w terminie 2 miesięcy po ewentualnym wykonaniu wiążącego polecenia,
7. nie podjąć żadnego działania.

Definicja pojęcia niewypłacalności zawarta jest w art. 11 u.p.u. Ustawa z 28.02.2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz.U. z 2022 r. poz. 1520). Zależna spółka kapitałowa jest niewypłacalna, gdy:

• utraciła zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych, tj. opóźnienie w wykonaniu zobowiązań pieniężnych przekracza trzy miesiące, lub
• jej zobowiązania pieniężne przekraczają wartość jej majątku: – do którego nie wlicza się składników niewchodzących w skład masy upadłości; – do których nie wlicza się zobowiązań przyszłych, w tym zobowiązań pod warunkiem zawieszającym oraz zobowiązań wobec wspólnika albo akcjonariusza z tytułu pożyczki lub innej czynności prawnej; – przyjmuje się, że zobowiązania pieniężne przekraczają wartość jej majątku, jeżeli zgodnie z bilansem jej zobowiązania, z wyłączeniem rezerw na zobowiązania oraz zobowiązań wobec jednostek powiązanych, przekraczają wartość jej aktywów, a stan ten utrzymuje się przez okres przekraczający dwadzieścia cztery miesiące.

Zależna spółka kapitałowa jest zagrożona niewypłacalnością, gdy jej sytuacja ekonomiczna wskazuje, że w niedługim czasie może stać się niewypłacalna (art. 6 ust. 3 p.r. Ustawa z 15.05.2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (Dz.U. z 2021 r. poz. 1588). ).

Przesłanką podjęcia przez zarząd spółki zależnej uchwały odmawiającej wykonania polecenia wiążącego jest sytuacja, gdy w jego następstwie miałoby dojść do ogłoszenia przez sąd: upadłości spółki lub jednego z czterech postępowań restrukturyzacyjnych, tj. o zatwierdzeniu układu, przyśpieszonego postępowania układowego, postępowania układowego, postępowania sanacyjnego.

W zależnej spółce niejednoosobowej zarząd może podjąć uchwałę o odmowie wykonania wiążącego polecenia, gdy istnieje uzasadniona obawa, że jest ono sprzeczne z interesem tej spółki i wyrządzi jej szkodę, która nie będzie naprawiona przez spółkę dominującą lub inną spółkę zależną uczestniczącą w grupie spółek w okresie dwóch lat, licząc od dnia, w którym nastąpi zdarzenie wyrządzające szkodę. W określeniu wysokości szkody spółka zależna uwzględnia korzyści uzyskane przez tę spółkę w związku z uczestnictwem w grupie spółek w okresie ostatnich dwóch lat obrotowych (art. 21⁴ § 2 k.s.h.). Przepis art. 21^{4 §} 2 k.s.h. będzie można w pełni stosować dopiero po 2 latach od powstania grupy spółek. Stwierdzenie przez zarząd spółki zależnej, że wykonanie wiążącego polecenia wydanego np. po roku od jej powstania, sprzecznego z interesem spółki zależnej, wyrządzi jej szkodę, która nie będzie naprawiona przez spółkę dominującą lub inną spółkę zależną uczestniczącą w grupie spółek w okresie dwóch lat od wyrządzenia szkody, oznacza obowiązek odmówienia wykonania przedmiotowego polecenia.

Zarząd jednoosobowej spółki zależnej może nie podejmować uchwały o odmowie wykonania wiążącego polecenia w przypadkach, gdy istnieje uzasadniona obawa, że jest ono sprzeczne z interesem spółki zależnej i wyrządzi jej szkodę, która nie będzie naprawiona przez spółkę dominującą lub inną spółkę zależną uczestniczącą w grupie spółek w okresie dwóch lat, licząc od dnia, w którym nastąpi zdarzenie wyrządzające szkodę (a contrario z art. 21⁴ § 2 k.s.h.).

Uchwały zarządu o odmowie wykonania wiążącego polecenia, o których mowa powyżej w pkt 2–3, wymagają uzasadnienia (art. 21⁴ § 5 k.s.h.). W zarządach jednoosobowych spółek zależnych podejmowanie uchwał dotyczących wykonania lub odmowy wykonania wiążącego polecenia wydaje się zbędne. Byłaby to jednak interpretacja niewłaściwa. Uchwała o odmowie wykonania polecenia spółki dominującej wymaga uzasadnienia, a w treści uchwały dotyczącej wykonania wiążącego polecenia można wskazać więcej elementów niż elementy wiążącego polecenia.

Przepisy Kodeksu spółek handlowych nie wskazują żadnych sankcji za wykonanie lub niewykonanie wiążącego polecenia bez podjęcia uchwały przez zarząd spółki zależnej. Nie precyzują również, kiedy przedmiotowe uchwały należy podjąć. Najwłaściwsza jest sytuacja, gdy przedmiotowe uchwały podjęte są odpowiednio przed wykonaniem wiążącego polecenia lub przed udzieleniem odpowiedzi o jego niewykonaniu. Zarząd spółki zależnej może być kilkuosobowy, przy czym każdy członek zarządu może samodzielnie reprezentować spółkę i wykonać wiążące polecenie lub go nie wykonać. Przedmiotowe uchwały podejmowane są podczas obrad zarządu. Przepisy art. 208¹, art. 376, art. 300⁵⁸ § 5 k.s.h. dotyczące odpowiednio zarządu spółki z o.o., spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej stanowią, że uchwały zarządu są protokołowane, a ponadto protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowią inaczej. W spółkach z o.o. i spółkach akcyjnych uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu i uchwały te zapadają bezwzględną większością głosów. W posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 21³ § 5–§ 5¹, art. 371 § 3–§ 3³ k.s.h.). W prostych spółkach akcyjnych, gdy:

• zarząd jest wieloosobowy, wszyscy jego członkowie są obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw spółki, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowią inaczej (art. 300⁶⁴ § 1 k.s.h.),
• rada dyrektorów jest wieloosobowa, wszyscy dyrektorzy są obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw spółki, chyba że umowa spółki lub regulamin rady dyrektorów stanowią inaczej (art. 300⁷⁵ § 1 k.s.h.).

Uchwała zarządu (w prostych spółkach akcyjnych także uchwała rady dyrektorów) o wykonaniu wiążącego polecenia może być podjęta również po jego wykonaniu przez jednego z członków zarządu, potwierdzając prawidłowość postępowania tego członka zarządu. W zależnych spółkach kapitałowych, w których zarząd jest jednoosobowy, również należy podejmować uchwały o wykonaniu lub niewykonaniu wiążącego polecenia, a o podjęciu jednej z przedmiotowych uchwał zarząd spółki zależnej informuje spółkę dominującą (art. 21³ § 4 k.s.h.). W przypadku zamiaru niewykonania wiążącego polecenia poinformowanie o tym przez członka zarządu (a także dyrektora w prostej spółce akcyjnej) o niewykonaniu wiążącego polecenia, mimo braku uchwały w tym przedmiocie, może mieć miejsce. Zarząd, a w prostych spółkach akcyjnych także rada dyrektorów, mogą podjąć później uchwałę o niewykonaniu wiążącego polecenia.

Czynności prawne dotyczące wykonania lub niewykonania przez zarząd (a w prostych spółkach akcyjnych także przez radę dyrektorów) wiążącego polecenia, dokonane zgodnie z zasadami reprezentacji, mimo braku uchwały zarządu (w prostych spółkach akcyjnych także uchwały radę dyrektorów), są dotknięte bezskutecznością zawieszoną na podstawie art. 17 § 2 k.s.h. i mogą być konwalidowane w terminie 2 miesięcy od ich dokonania. Wykonanie wiążącego polecenia będącego czynnością prawną bez następczego potwierdzenia uchwałą zarządu (a w prostych spółkach akcyjnych uchwałą rady dyrektorów) w terminie 2 miesięcy oznacza, że jest to czynność nieważna. Odmowy wykonania wiążącego polecenia bez podjęcia uchwały w tym zakresie przez zarząd spółki zależnej (w prostych spółkach akcyjnych także przez radę dyrektorów) nie można rozpatrywać w kategoriach ważności lub nieważności, gdyż w następstwie odmowy wykonania polecenia nie następuje dokonanie czynności prawnej.

Ustanie grupy spółek

Zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki zależnej lub powiązanej jest uprawnione do podjęcia uchwały większością 3/4 głosów o ustaniu przedmiotowego uczestnictwa (art. 21¹⁵ k.s.h.). Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący, tzn. nie można wymaganej większości zmienić np. na 1/2 lub na 5/6 Tak A. Szumański (w:) Kodeks..., komentarz do art. 21(15) k.s.h., nb 6. . Uchwała o ustaniu uczestnictwa w grupie spółek podejmowana jest w spółce z o.o. w formie pisemnej lub przy wykorzystaniu wzorca w systemie teleinformatycznym (art. 240¹ § 1 k.s.h.), w prostej spółce akcyjnej w formie pisemnej lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (art. 300⁸⁰ § 2 k.s.h. w zw. z art. 300¹⁰⁰ § 1–2 k.s.h.) w postaci wydruków uchwał poświadczonych podpisem członka zarządu (art. 300¹⁰⁰ § 4 k.s.h.), spółce akcyjnej w formie aktu notarialnego (art. 421 § 1 k.s.h.).

Uczestnictwo w grupie spółek ustaje również, gdy zarząd spółki dominującej złoży oświadczenie o ustaniu uczestnictwa spółce zależnej lub powiązanej, zgodnie z zasadami reprezentacji spółki dominującej, tj.: spółka z o.o. (art. 205 k.s.h.), prosta spółka akcyjna (art. 300⁶⁶ k.s.h., art. 300⁷⁸ k.s.h., gdy zamiast zarządu funkcjonuje rada dyrektorów), spółka akcyjna (art. 373 k.s.h.). Przedmiotowe oświadczenie może być złożone w formie: pisemnej, elektronicznej, dokumentowej, z notarialnie poświadczonym podpisem oraz w formie aktu notarialnego. Trudno przyjąć ze względów praktycznych, aby przedmiotowe oświadczenie zostało złożone w formie ustnej, gdyż ta forma jest niewystarczająca do wykreślenia grupy spółek z rejestru przedsiębiorców spółki zależnej (powiązanej) i dominującej. Prokurent spółki dominującej jest uprawniony do złożenia oświadczenia o ustaniu uczestnictwa w grupie spółek. Zarząd spółki dominującej lub rada dyrektorów w prostej spółce akcyjnej mogą udzielić pełnomocnictwa do złożenia oświadczenia o ustaniu uczestnictwa w grupie spółek. Pełnomocnictwo to może być szczególne do pojedynczego lub kilku oświadczeń o ustaniu uczestnictwa w grupie spółek, lub rodzajowe. Wystarczy, że pełnomocnictwo do złożenia oświadczenia o ustaniu uczestnictwa w grupie spółek zostanie udzielone w formie pisemnej, którą jest również elektroniczna forma czynności prawnej wraz z opatrzeniem jej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 78¹ k.c. w zw. z art. 21² § 2 k.s.h.) lub w formie dokumentowej.

Podjęcie uchwały przez zgromadzenie wspólników, walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki zależnej lub powiązanej o ustaniu uczestnictwa w grupie spółek lub złożenie przez spółkę dominującą spółce zależnej uczestniczącej w grupie spółek oświadczenia o ustaniu tego uczestnictwa kończy funkcjonowanie grupy spółek, gdy w tej grupie były tylko jedna spółka zależna (powiązana) i jedna spółka dominująca. Gdy w grupie jest więcej niż jedna spółka zależna lub powiązana, podjęcie ww. uchwał czy też złożenie przez spółkę dominującą spółce zależnej uczestniczącej w grupie spółek oświadczenia o ustaniu tego uczestnictwa nie kończy istnienia grupy spółek, która funkcjonuje pomiędzy pozostałymi spółkami zależnymi (powiązanymi) a spółką dominującą.

Ogłoszenie upadłości spółki zależnej, uzyskanie statusu spółki publicznej, rozpoczęcie podziału majątku spółki kapitałowej w likwidacji, objęcie jej nadzorem nad rynkiem finansowym w rozumieniu art. 1 ust. 2 ustawy z 21.07.2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym powoduje utratę statusu spółki zależnej (powiązanej) (a contrario z art. 21^{16 §} 2 k.s.h.).

Zarówno ustanie uczestnictwa w grupie spółek, która została wpisana do rejestru przedsiębiorców w KRS oraz która nie została wpisana do rejestru przedsiębiorców, ustaje w momencie podjęcia uchwały o ustaniu członkostwa przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki zależnej lub powiązanej albo w momencie dotarcia do zarządu spółki zależnej (powiązanej) oświadczenia spółki dominującej o ustaniu tego uczestnictwa. Wykreślenie z rejestru przedsiębiorców KRS wpisów o grupie spółek ma charakter deklaratoryjny Tak A. Szumański (w:) Kodeks..., komentarz do art. 21(15) k.s.h., nb 26 i powołane piśmiennictwo. . Uprawnionymi podmiotami do złożenia wniosku do rejestru przedsiębiorców KRS o wykreślenie uczestnictwa w grupie spółek są: zarząd spółki zależnej (powiązanej), zarząd spółki dominującej A. Szumański (w:) (w:) Kodeks..., komentarz do art. 21(15) k.s.h., nb 24. , syndyk masy upadłości spółki zależnej (powiązanej), likwidator spółki zależnej po rozpoczęciu podziału majątku.

Wnioski

Uczestnictwo w grupie spółek występuje w dwóch etapach: przejściowym przed wpisem do rejestru przedsiębiorców, kiedy do grupy spółek stosuje się tylko część przepisów o grupie spółek i właściwym po wpisie do rejestru przedsiębiorców, gdy do grupy spółek stosuje się wszystkie przepisy dotyczące grupy spółek. Długość trwania etapu przejściowego zależy od tego, czy spółka zależna jest lub nie jest spółką powiązaną. Zarząd spółki zależnej lub dominującej powinien złożyć wnioski o wpis grupy spółek do rejestru przedsiębiorców KRS w terminie 7 dni od podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy o uczestniczeniu w grupie spółek (art. 22 u.k.r.s.). Wniosek o wpis w rejestrze przedsiębiorców grupy spółek może również nastąpić po tym terminie, gdyż nie jest to termin zawity. Podjęcie uchwały o uczestniczenie w grupie spółek przez spółkę zależną, a niezgłoszenie jej w terminie 7 dni od pojęcia do KRS, nie wpływa na nieważność lub bezskuteczność uchwały Ł. Zamojski, Krajowy rejestr sądowy. Komentarz, Warszawa 2022, LEX/el., komentarz do art. 22. . W przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS nie został złożony pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia – wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin (art. 24 ust. 1 u.k.r.s.). Rozpatrzenie przedmiotowego wniosku przez sąd rejestrowy może trwać także dość długi czas. Z woli zarządu spółki zależnej lub dominującej może wcale nie dojść do wpisu grupy spółek do rejestru przedsiębiorców KRS, jeżeli nie zostanie złożony wniosek do rejestru przedsiębiorców KRS o wpis grupy spółek, wobec czego nie nastąpi jej właściwy etap funkcjonowania.

Inaczej przedstawia się to w przypadku spółki powiązanej, uczestniczącej w grupie spółek. W powiązanej spółce z o.o. uchwała o uczestnictwie w grupie spółek jest zmianą umowy spółki kapitałowej i powinna być zgłoszona do rejestru przedsiębiorców KRS w przypadku podjęcia jej:

• w formie aktu notarialnego w terminie 6 miesięcy od podjęcia (art. 169 § 1 k.s.h. w zw. z art. 256 § 3 k.s.h.),
• przy wykorzystaniu wzorca w systemie teleinformatycznym w terminie 7 dni od jej podjęcia (art. 169 § 2 k.s.h. w zw. z art. 256 § 3 k.s.h.).

Takie same zasady obowiązują przy rejestracji zmiany umowy prostej spółki akcyjnej, co wynika z art. 300¹³ i art. 300¹⁰² k.s.h. Zgłoszenie zmiany umowy spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej dotyczącej uczestnictwa w grupie spółek, po upływie 6 miesięcy od podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie spowoduje, że sąd rejestrowy oddali wniosek. Zmiana statutu powiązanej spółki akcyjnej dotycząca uczestnictwa w grupie spółek musi być zgłoszona w terminie do 3 miesięcy od jej podjęcia w formie aktu notarialnego (art. 430 § 2 k.s.h.). Jest to termin zawity I.B. Mika (w:) Kodeks spółek handlowych. Komentarz, red. Z. Jara, Warszawa 2022, Legalis/el., komentarz do art. 430, pkt 17. , a zgłoszenie zmiany po upływie tego terminu może stanowić okoliczność uzasadniającą odmowę dokonania wpisu zmiany statutu spółki akcyjnej do rejestru przedsiębiorców Postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 19.10.2016 r. (V CSK 63/16), Legalis nr 1564938. . Powiązane spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej mogą funkcjonować w etapie przejściowym 6 miesięcy, a powiązane spółki akcyjne 3 miesiące. Po tych terminach uchwała o uczestnictwie w grupie spółek nie może być zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców KRS, gdyż traci ważność, wobec czego przestaje istnieć grupa spółek w etapie początkowym. Trzeba podjąć ponowną uchwałę przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie powiązanej spółki kapitałowej.