ABSTRAKT

Niniejsze opracowanie poświęcone jest zagadnieniu Krajowego Systemu e-Faktur, przy czym główne akcenty zostaną położone na problematykę jego wpływu na standard prowadzenia działalności gospodarczej. Należy sformułować hipotezę, że przesunięcie wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur wprawdzie nie daje gwarancji, że nowe e-faktury będą funkcjonowały prawidłowo, to jednak pozwoli na pełny wgląd w proces fakturowania. W związku z powyższym przedmiotem opracowania uczyniono analizę oraz ocenę cech konstrukcyjnych KSeF. W konsekwencji odniesiono się do kierunków zmian tytułowej instytucji.

WPROWADZENIE

Niniejsze opracowanie poświęcone jest problematyce Krajowego Systemu e-Faktur, przy czym główne akcenty zostaną położone na problematykę jego wpływu na standard prowadzenia działalności gospodarczej. Przy użyciu KSeF wystawiane są faktury ustrukturyzowane wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemieZob. art. 2 pkt 32a ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 157)0, dalej: ustawa o podatku od towarów i usług., przy wykorzystaniu udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzoru. De lege lata pozyskiwanie faktur ustrukturyzowanych wymaga uzyskania zgody odbiorcyZob. art. 106na ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług. . Jest to niewątpliwie kolejny przykład digitalizacji rozliczeń podatkowych. Co ciekawe, polski projektodawca jako jeden z pierwszych z grona państw Unii Europejskiej podjął się wyzwania wdrożenia elektronicznego systemu fakturPodobnie Niemcy, Francja, Włochy, Węgry, zob. N. Panayiotou, Government to business e-services – A systematic literature review, „Government Information Quarterly” 2021, Vol. 38, Issue 2.. W jego założeniu łącznie z kasą fiskalną on-line miał stać się instrumentem uszczelniającym rozliczenia podatku od towarów i usług. Z punktu widzenia niniejszego opracowania najważniejsze jednak było ogólne przekonanie projektodawcy, że fakturowanie przy użyciu KSeF zwiększy nie tylko bezpieczeństwo obrotu gospodarczegoPrzy zastosowaniu KSeF nie ma możliwości zagubienia faktury, dostęp do systemu jest ograniczony jedynie do podmiotów uczestniczących w transakcji przy niezakłóconym obiegu dokumentów. , ale także konkurencyjność podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Poza tym szybszy zwrot podatku od towarów i usług miał zintensyfikować płynność finansową, szczególnie małych i średnich przedsiębiorców. Warto zarazem podkreślić, że na etapie przygotowywania nowego systemu wskazywano szereg zastrzeżeń w ocenie skutków regulacji.

Trafnie zauważono chociażby, że „zaproponowany model posiada wadę polegającą na narzucaniu istniejącym dostawcom usług w zakresie zobowiązań lub należności [obowiązku kierowania] faktur, które są już częścią zautomatyzowanego, kompleksowego przepływu dokumentów za pośrednictwem mniej elastycznej platformy rządowej. Należałoby zaprojektować proces, który mógłby zachować istniejącą automatyzację transakcji między przedsiębiorstwami bez podważania korzyści podatkowych wynikających z kontroli w czasie rzeczywistym danych na fakturze przez administrację podatkową”Ocena skutków regulacji projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Druk nr 1547, Warszawa 2021, s. 143, https://www.sejm.gov.pl/Sejm9.nsf/druk.xsp?nr=1547 (dostęp: 2.02.2024 r.). . Nietrudno zatem wywnioskować, że nowe podejście do fakturowania wiązało się ze szczególnym przygotowaniem zarówno od strony rozliczeń podatku od towarów i usług, jak i innych działań stricte podatkowych. Warto jedynie przypomnieć o dotychczasowych fakturach w formie papierowej. Ponadto do tej pory formalne błędy na fakturach nie miały większego znaczenia dla poprawności rozliczenia podatku przez sprzedawcę i nabywcę. Dokonując przeglądu orzecznictwaZob. wyroki SA: w Katowicach z 27.04.2021 r. (II AKa 556/19), LEX nr 3480034; z 27.08.2020 r. (II AKa 638/19), LEX nr 3587711; z 23.03.2018 r. (II AKa 387/18), LEX nr 2679002; w Warszawie z 24.03.2017 r. (II AKa 396/16), LEX nr 2282393. , można jedynie natknąć się na śladowe przypadki ukarania na mocy przepisów ustawy z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowyDz.U. z 2023 r. poz. 654.. Poza tym nie sprawiało większej trudności dokonanie korekty faktury, podczas gdy Krajowy System e-Faktur nie uznaje żadnych korekt czy not, bowiem niekompletna bądź wadliwa e-faktura nie zostanie wystawiona w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Mimo to zdecydowano się uczynić obowiązkowym Krajowy System e-Faktur w lipcu 2024 r., chociaż doświadczenia z wprowadzania JPK Zob. T. Stankiewicz, W. Michalak, Pierwszy rok doświadczeń z Jednolitym Plikiem Kontrolnym, „Przegląd Podatkowy” 2017/5, s. 6–11; M. Stawowy, Kontrola krzyżowa jako tok czynności sprawdzających wykonywanych w przebiegu postępowania podatkowego. Uwagi de lege ferenda i de lega lata przed wejściem w życie przepisów ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, „Przegląd Prawa Publicznego” 2017/6, s. 111–119. lub e-SFPor. J. Koronkiewicz, Podatkowa kostka Rubika, „Przegląd Podatkowy” 2019/4, s. 21–33. sugerowały wydłużenie tego terminu, tym bardziej że gromadzenie danych podatkowych w KSeF wymaga raportowania ich w czasie rzeczywistym. W ostatniej chwili Minister Finansów zdecydował o przesunięciu wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur, wyjaśniając, że zdiagnozowane błędy nie pozwoliły wprowadzić obowiązkowego KSeF w przywołanym powyżej terminie. Kluczowe dla tej decyzji miały okazać się opinie przedsiębiorcówhttps://www.gov.pl/web/finanse/przesuniecie-terminu-wdrozenia-obowiazkowego-ksef (dostęp: 2.02.2024 r.). . Zewnętrzny audyt informatyczny ma pomóc w modyfikacji systemu e-faktur. W tym miejscu należy podkreślić, że finalnie proces wdrażania KSeF został podzielony na dwa etapy. Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie 1.02.2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży łącznie z kwotą podatku przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, zaś 1.04.2026 r. dla innych przedsiębiorców . Jak się wydaje, decyzja Ministra Finansów była podyktowana ilością danych znajdujących się na e-fakturze. Skala tych informacji wynika z założenia projektodawcy, iż system powinien być przygotowany na wystawienie faktury w każdym przypadku. Jest to o tyle problematyczne, że zdecydowana większość dodatkowych pólM.in. pola na poziomie przedstawienia danych o poszczególnych wierszach transakcji, jak kurs walutowy bądź kod PKWiU/CN, wskazanie numeru rachunku bankowego. jest fakultatywna i zależy jedynie od woli wystawcy faktury. Niezbędne jest zatem wykazanie takich informacji, które nie stworzą ryzyka podatkowego dla stron transakcji. Biorąc powyższe pod uwagę, należy sformułować hipotezę, że przesunięcie wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur wprawdzie nie daje gwarancji, że nowe e-faktury będą funkcjonowały prawidłowo, to jednak pozwoli na pełny wgląd w proces fakturowania. W związku z powyższym przedmiotem opracowania uczyniono analizę oraz ocenę cech konstrukcyjnych KSeF. W konsekwencji odniesiono się do kierunków zmian tytułowej instytucji. W celu realizacji zamierzeń autora będzie wykorzystana metoda dogmatyczna jako zasadnicza metoda badawcza w naukach prawnych.

ZAŁOŻENIA OBIEGU FAKTUR ZA POŚREDNICTWEM KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR

KSeF został wdrożony ustawą z 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustawDz.U. poz. 2076. . Projektodawca wskazał, że tytułowy system ma uprościć rozliczenia przez podatników podatku od towarów i usług, zwłaszcza w kontekście wystawiania faktur korygujących, poprzez redukcję liczby elementów fakturyUzasadnienie do projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług…, Druk nr 1547, Warszawa 2021, s. 1. . We wprowadzonej regulacji pojawiła się sposobność wystawiania faktur ustrukturyzowanych – wystawianych przez podatników za pośrednictwem systemu Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki nowej formie rozliczenia podatnik ma skorzystać z prawa do szeregu preferencji podatkowych, w tym m.in. 40-dniowego terminu zwrotu podatku. Poza tym KSeF nie zakłada możliwości wystawiania oraz przesyłania not korygujących w formie ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych z uwagi na fakt, że takie faktury wymagają akceptacji odbiorcy pierwotnej faktury. Warto zwrócić uwagę, że Krajowy System e-Faktur bazuje na fakturowaniu w czasie rzeczywistym i opiera się na włoskim systemie SDI, który funkcjonuje od 2019 r. J. Fornalik trafnie zauważa jednak, iż w polskiej regulacji, inaczej niż we włoskiej, nie założono etapowego wdrażania kolejnych grup podatników do obligatoryjnego systemu. Pierwotnie projektodawca przewidział jedynie odroczenie jego stosowania do 1.01.2025 r. względem podmiotów zwolnionych z VATPodatnicy, których roczne obroty nie przekraczają 200.000 zł na mocy art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług. i podmiotów wykonujących wyłącznie czynności zwolnioneJ. Fornalik, Krajowy System e-Faktur obowiązkowy od 1.07.2024 r. – praktyczne aspekty wdrożenia KSeF, „Przegląd Podatkowy” 2023/12, s. 9. . Generalnie należy zatem stwierdzić, że KSeF stał się centralnym systemem informatycznym, za pośrednictwem którego podatnicy mieli zostać zobowiązani do wystawiania faktur w tej samej, powszechnie obowiązującej strukturze, w której miały się znaleźć wszystkie informacje, o których mowa w ustawie o podatku od towarów i usług, poza tymi, które są niezbędne dla ustalenia relacji pomiędzy stronami transakcjiZob. D. Pokrop, A. Pałys, Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców, „Przegląd Podatkowy” 2021/12, s. 21–26; N. Panayiotou, Government to business e-services…, Vol. 38, Issue 2..

Faktura ustrukturyzowana ma postać formatu xml, która ma być zgodna ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2), zamieszczoną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. W tym kontekście należy podkreślić istotny wpływ omawianej regulacji na paragony, które dotychczas obowiązywały w formie faktur uproszczonych. Wprawdzie wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur nie oznacza pozbawienia możliwości wystawiania faktur uproszczonych, to jednak przepisy art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług nie znajdą zastosowania do tych wszystkich sytuacji, w których wprowadzony zostanie wymóg wystawienia faktur ustrukturyzowanych. Jak zauważa D. Malinowski, nowa regulacja nie przewidziała sposobności przekonwertowania paragonu do formatu XMLD. Malinowski, Przyszłość paragonów stanowiących faktury uproszczone w aspekcie wprowadzenia KSeF, „Przegląd Podatkowy” 2023/10, s. 4. . Projektodawca wyraził bowiem pogląd, że „realizując zasadę powszechności stosowania KSeF, proponuje się rezygnację z możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących. Mając jednak na uwadze konieczność dostosowania się rynku do takiej zmiany, proponuje się wprowadzenie takiego ograniczenia od 1 stycznia 2025 r., tj. z półrocznym przedłużeniem stosowania”zasadnienie do projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Warszawa 2023, Druk nr 3242, s. 9, https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/druk.xsp?nr=3242 (dostęp: 2.02.2024 r.). . W związku z tym, gdyby nie tymczasowe odroczenie stosowania obligatoryjnego KSeF, to od 1.01.2025 r. sprzedawca mógłby wystawić wyłącznie fakturę ustrukturyzowaną o treści pełnej bądź uproszczonej. Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur miał obejmować zdecydowaną większość faktur w krajowym obiegu. Wymóg ten odnosił się zarówno do faktur podstawowych, korygujących, zaliczkowych, rozliczeniowych bądź korygujących faktury zaliczkowe lub rozliczeniowe. Co ważne, nie miała na to wpływu choćby siedziba odbiorcy faktury, zarówno w transakcjach unijnych, jak i eksportowych. Poza tym nowy system dotyczył także faktur od rolników ryczałtowych, faktur uproszczonych, faktur wystawianych w procedurze samofakturowania. Jak się wydaje, kluczową zmianą miało być wycofanie z obiegu duplikatów faktur. Jednocześnie pozostawiono, choć w ograniczonym zakresie, sposobność wystawienia not korygujących. Co warto podkreślić, wyłączenie z nowego systemu obejmowało faktury niezawierające NIP nabywcy, jak bilety czy faktury wystawiane na kasie fiskalnejMiały być zwolnione z wystawiania w KSeF do 31.12.2024 r. . Jak wspomniano wyżej, chociaż wysyłka faktury do KSeF miała odbywać się za pośrednictwem formatu XML, to jednak projektodawca nie wskazał, w jaki sposób nabywca miał pozyskiwać informację o otrzymaniu nowej faktury A. Pałys, Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jego wpływ na kontrolę zarządczą w jednostkach samorządu terytorialnego, „Finanse Komunalne” 2023/2, s. 53. .

II. PROBLEMY SYSTEMOWE I ORGANIZACYJNE W URUCHOMIENIU OBOWIĄZKOWEGO

KSEF Zdaniem autora niniejszego opracowania istniało zbyt wiele zastrzeżeń do funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur, by stał się obligatoryjny. Nie może zatem budzić wątpliwości decyzja Ministra Finansów, który zdecydował o przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego oraz przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF. Przede wszystkim dopiero w dniu 29.06.2023 r. opublikowano w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych finalną wersję wzoru struktury logicznej FA(2)https://www.gov.pl/web/finanse/ksef---zaktualizowana-wersja-wzoru-struktury-fa2 (dostęp: 30.01.2024 r.). . Należy podkreślić, iż w przypadku braku zgodności faktury ze strukturą logiczną systemu, KSeF odrzuciłby ją, nie informując zarazem podatnika o tym, jaki błąd został popełniony. Nieuchronne stałoby się nawet wielokrotne poprawianie faktury ustrukturyzowanej i jej ponowne wysyłanie. Podobna sytuacja miałaby miejsce w przypadku duplikatów faktur, bowiem nowy system także nie mógłby ich zweryfikowaćK. Matusiak-Frey, Rodzaje faktur i inne dokumenty (w:) Krajowy System e-Faktur 2024, red. J. Fornalik, Warszawa 2023, s. 138. . O ile zrozumiałe było, że wszystkie faktury w transakcjach B2B miały być wystawiane w formie elektronicznej w strukturze XSD za pośrednictwem KSeF, to już takiej pewności nie było w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – przy transakcjach B2C. Wprawdzie przepis art. 106ga ustawy o podatku od towarów i usług stanowi, że obowiązek wystawiania e-faktur nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, to jednak nowa regulacja nie wspomina, na jakiej podstawie prawnej sprzedawca ma ustalić, czy nabywca prowadzi działalność gospodarczą. W związku z tym pojawia się wątpliwość co do osoby prowadzającej działalność gospodarczą, która dokonywałaby zakupu w celach prywatnych. Ewidentna luka w przywołanej regulacji spowodowała, że nie sposób byłoby określić, kiedy sprzedaż powinna być niekonsumencka i w związku z czym dokumentowana za pośrednictwem KSeF, a kiedy konsumencka i dokumentowana na dotychczas obowiązujących zasadach. Wydaje się, że organ skarbowy powinien w odpowiednim terminie powiadomić sprzedawcę, iż w sposób prawidłowy wystawia fakturę w nowym systemie e-faktur.

Brak takiej informacji może spowodować brak ochrony konsumenckiej w przypadku, gdy nabywca otrzyma fakturę w transakcji B2B, lecz zdecyduje się ostatecznie na relację konsumenckąJ. Fornalik, K. Matusiak-Frey, KSeF. Wdrożenie w firmie, „Poradnik Gazety Prawnej” 2023/5, s. 65–72. . Równie problematyczna byłaby kwestia awarii oraz niedostępności KSeF zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i podatnika lub jego dostawcy Internetu, bądź z uwagi na znaczny czas oczekiwania na fakturę. Projektodawca założył, że w sytuacji braku możliwości wystawienia faktury w KSeF możliwe będzie wygenerowanie faktury w formacie XML oraz wykorzystanie jego wizualizacji z kodem QR, o ile później podatnik prześle taką fakturę do KSeF za pośrednictwem odrębnego API. W takim przypadku datą wystawienia faktury nie będzie już data jej przesłania do KSeF. Co istotne jednak, finalny termin jej przesłania zależałby od konkretnej okoliczności faktycznej. Otóż w przypadku krótkotrwałej oraz zaplanowanej niedostępności KSeF należałoby wystawić fakturę i przesłać ją do KSeF w terminie 1 dnia od zakończenia niedostępności systemu. Przy awarii KSeF obowiązek przesłania wydłużyłby się do 7 dni od zakończenia awarii. Z kolei w sytuacji kryzysowej w rozumieniu przepisów ustawy z 26.04.2007 r. o zarządzaniu kryzysowymDz.U. z 2023 r. poz. 122.projektodawca pozwolił na wykorzystanie faktury innej niż ustrukturyzowana. Nie zmienia to jednak faktu, że istniałoby wysokie ryzyko uchybienia terminu wystawienia takiej faktury. Poza tym pojawia się także ewentualność zdublowania faktur zakupowych w przypadku faktur wystawionych w trakcie awarii i otrzymanej poza KSeF, która zarazem zostanie odebrana z KSeF. Tak samo uciążliwe mogłoby się okazać wystawianie faktur korygujących in minus w czasie awarii, bowiem dla wystawcy kluczowe jest otrzymanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Jedynie w przypadku wcześniejszego otrzymania takiego potwierdzenia korektę trzeba byłoby przedstawić w czasie, w którym faktura korygująca zostałaby przekazana do KSeFM. Krzemińska, Niedostępność Krajowego Systemu e-Faktur (w:) Krajowy System e-Faktur…, s. 170–174; K. Jaros, M. Krzemińska, K. Matusiak-Frey, D. Woroszyło, J. Fornalik, M. Przybylski, Krajowy System e-Faktur. Wszystko, co trzeba wiedzieć o nowym obowiązku, „Dziennik Gazeta Prawna” 2023, https://edgp.gazetaprawna.pl/e-wydanie/59120,24-sierpnia-2023/76585,Gazeta-Prawna-Poradnik/875627,Krajowy-system-e-faktur tur.-Wszystko-co-trzeba-wiedziec-o-nowym-obowiazku.html (dostęp: 30.01.2024 r.)..

W kontekście powyższych rozważań podobne zastrzeżenia może wywoływać kwestia sposobu odbierania i przetwarzania faktur bezpośrednio z KSeF. Otóż faktura ustrukturyzowana staje się ważną fakturą w dniu przydzielenia w KSeF numeru identyfikującego. W związku z tym nabywca nie musi pozyskiwać faktury w formie drukowanej bądź za pośrednictwem poczty elektronicznejZob. W. Moczydłowska, Dyrektor MF: KSeF to korzyści dla przedsiębiorców i administracji skarbowej, https://www.prawo.pl/podatki/ksefto-korzysci-dla-przedsiebiorcow-i-administracji-skarbowej,518870.html (dostęp: 31.01.2024 r.). . Praktyka prowadzenia działalności gospodarczej może wymusić jednak na nabywcy pobranie faktury z KSeF i zarchiwizowanie jej do własnego użytku (księgowego). Nadal jednak datą otrzymania faktury jest data wygenerowania numeru faktury w KSeF, a nie data jej pobrania. Wątpliwości mogłyby się pojawić w sytuacji pobierania faktur wystawianych przez sprzedawców oraz dostawców wprost z KSeF. Na podatniku spoczywałby nie tylko obowiązek ustalenia rodzaju faktury, ale także chociażby zidentyfikowania określonego wydatku i zweryfikowania, czy określona faktura została opłacona przy nabyciu towaru lub usługi. Warto pamiętać, że w sytuacji braku numeru zamówienia A Pałys, E. Frankowski, A. Lapierre, Krajowy System e-Faktur (KSeF). Poradnik podatnika, Warszawa 2024, s. 129. podatnik nie mógłby odesłać faktury do uzupełnienia.

KIERUNKI ZMIAN

Omówione powyżej zastrzeżenia skłaniają do wypracowania takich rozwiązań, które w żadnym razie nie będą budzić wątpliwości. Należy ograniczyć niepewność sytuacji prawnej podatnika, ale też organu skarbowego, co jest szczególnie ważne w przypadku prawa podatkowego, które władczo ingeruje w sferę prawną podatnika. Jak wspomniano, przy fakturach ustrukturyzowanych nie ma możliwości wystawiania duplikatów z uwagi na 10-letni okres ich przechowywania w systemie teleinformatycznym. Poza tym jeśli odbiorca faktury nie zgodzi się na otrzymanie faktury w KSeF i przekazana mu w inny sposób faktura ustrukturyzowana zaginie bądź ulegnie zniszczeniu, ma prawo wystąpić z żądaniem o jej ponowne wystawienie, ale już nie duplikatu. Regulacja powinna jednak przewidywać dodatkowo możliwość weryfikacji ewentualnego błędu braku zgodności faktury ze strukturą logiczną systemu, tym bardziej że obowiązek wystawienia faktury jest ograniczony czasowo, do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym wykonano usługę albo dokonano dostawy towarów. Kod QR służy do weryfikacji zgodności wizualizacji faktury z danymi przesłanymi do KSeF, lecz nie pozwoli na poprawę takiego błędu. Dodatkowo można zadać pytanie, kto zajmie się poszczególnymi elementami struktury logicznej. Na chwilę obecną wydaje się, że ten obowiązek będzie spoczywać na dostawcach oprogramowania – biorąc pod uwagę praktykę stosowania Aplikacji Podatnika KSeF Ministerstwa Finansów. W przypadku dużej ilości podmiotów zaangażowanych w fakturę elementy struktury logicznej nabierają istotnego znaczenia dla poprawności przeprowadzanej transakcjiP. Kubiesa, Struktura Krajowego Systemu e-Faktur, LEX/el. 2023. .

Kolejną rzeczą, na którą projektodawca powinien zwrócić uwagę, jest zakres podmiotów objętych obowiązkowym KSeF. Jest to o tyle istotne, że organy skarbowe nie mają kompetencji do kwestionowania prawa do odliczenia podatku naliczonego u nabywcy, jeżeli faktura nie zostanie właściwie wystawiona w KSeF. Hipotetyczne kary mogą zostać nałożone na wystawcę, jeżeli ten nie dopełni obowiązku wystawienia faktury w KSeF. W związku z tym de lege ferenda regulacja powinna pozwalać rozróżnić w nowym systemie konsumenta od przedsiębiorcy. Wprawdzie praktyka stosowania przepisów skłania do wniosku, iż obowiązek dokumentowania czynności fakturą ustrukturyzowaną wystawioną w Krajowym Systemie e-Faktur trzeba odnosić jedynie do transakcji, które dotąd należało dokumentować fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usługPismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21.12.2023 r. 0114-KDIP1-2.4012.484.2023.2.GK., LEX/el. 2024. , to jednak istnieje trudność w identyfikacji sprzedaży – czy będzie mieć charakter prywatny, czy nie. Dysponowanie NIP-em osoby fizycznej pozwala jedynie na domniemanie, iż sprzedaż ma charakter niekonsumencki. Wydaje się, że komunikacja z KSeF w trakcie walidacji technicznej i braku wystawienia faktury w ramach tego systemu powinna być potraktowana bardziej szczegółowo, niż zaproponował to projektodawca. Poza terminami przesłania „spóźnionej” faktury należałoby zaproponować de lege ferenda ścisłe ustalenie odpowiedzialności za realizację procesu kolejnej wysyłki faktury. Przecież zaletą raportowania w czasie rzeczywistym miała być sposobność szybkiej reakcji na zagrożeniaZob. R. Dom, A. Custers, S.R. Davenport, W. Prichard, Innovations in Tax Compliance: Building Trust, Navigating Politics, and Tailoring Reform, Washington, DC: World Bank 2022, s. 30. . Poza tym niezbędne jest pozyskanie informacji zwrotnej o wystawieniu faktury razem z prawem do skutecznego pobierania dokumentów w trakcie procesów zakupowych. Projektodawca powinien zapewnić utrwalenie numeru faktury w KSeF, jak i pozwolić na identyfikację faktycznej daty wystawienia faktury.

Podatnicy powinni mieć dostęp do systemu, który pozwoli na cykliczną weryfikację statusu przetwarzania wystawionych fakturObservability – zdolność do oceny stanu wewnętrznego systemu poprzez weryfikację uzyskiwanych danych wyjściowych. . Bez gwarancji badania statusów przetwarzania dokumentów księgowych nie uda się wprowadzić rzeczywistej kontroli, czy i które faktury zostały przez KSeF odebrane i jaki jest powód braku ewentualnego przyjęcia do systemu. Jeśli chodzi o sposób przechowywania danych, to brak obowiązku archiwizowania faktur jest w pełni zrozumiały i korzystny dla podatnika, o ile będzie miał możliwość stworzenia własnego repozytorium danych podatkowych dla własnych celów księgowych. Dość powszechna stała się w ostatnim czasie technologia data lakePozwala przetwarzać dane generowane w sposób historyczny, ale też w czasie rzeczywistym, przechowując je w oryginalnym formacie. , która skutecznie zastępuje inne systemy księgowe. Wbrew pozorom może okazać się bardzo przydatna, zwłaszcza gdy dane zostaną zaksięgowane, kiedy podatnik wystawi fakturę po ich przesłaniu do księgowościZob. A. Ćwik-Bury, Puste faktury w podatku od towarów i usług. Kilka uwag, „Kwartalnik Prawa Podatkowego” 2023/1, s. 64–65. . Nowa technologia pozwoli ustalić, w którym momencie podatnik powinien poinformować o wystawieniu faktury, by można było takie zdarzenie gospodarcze ująć we właściwym czasie. Dodatkowo jednak de lege ferenda projektodawca powinien uregulować w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług procedurę działania w takiej sytuacji, mając na uwadze ryzyko związane z nieujęciem określonych danych w księgach. Proponowana regulacja powinna przewidywać chociażby formę akceptacji faktur do księgowości czy sposób przechowywania dokumentów nieujętych w KSEF, jak faktury za import towarów bądź wewnątrzwspólnotowe nabycie towarówPor. P. Pruszyński, VII Kongres Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan – ViDA, Krajowy System e-Faktur, fundacje rodzinne oraz globalna reforma podatku dochodowego od osób prawnych, „Przegląd Podatkowy” 2023/5, s. 5. .

PODSUMOWANIE

Przeprowadzona w niniejszym opracowaniu analiza pozwala pozytywnie odnieść się do decyzji Ministra Finansów w zakresie obligatoryjnego KSeF. Niewątpliwie „odpowiedzialność nie tylko za dochody budżetu, lecz także za stabilność i przewidywalność prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce” wymaga podjęcia dodatkowych działań, by w dalszej kolejności móc wprowadzić odpowiednie procesy do przedsiębiorstw. Koniec dowolności w zakresie wystawiania faktur z uwzględnieniem pewnych elementów obligatoryjnych faktury nie może oznaczać zarazem braku gwarancji pewności całego procesu fakturowania. Zasygnalizowana terminowość fakturowania czy ewentualny brak anulowania faktur z pewnością można zrealizować, o ile zapewni się odpowiednie przygotowanie techniczne faktury. Poza tym brak możliwości dołączenia załącznika do e-faktury wymaga chociażby pełnej integracji z oprogramowaniem Aplikacji Podatnika KSeF, a do tego potrzebne jest efektywne rozwiązanie informatyczne do obsługi KSeF, które pozwalałoby na autoryzację użytkownika automatycznego w systemie, jak i kolejkowanie faktur.

Warto wskazać, że ewentualny brak numeru zamówienia czy błąd spowoduje odrzucenie faktury przez nabywcęD. Nalazek, R. Mularczyk, R. Berliński, Krajowy System e-Faktur – kolejny uciążliwy obowiązek raportowy czy milowy krok w kierunku cyfryzacji procesów zarządzania ryzykiem podatkowym?, „Przegląd Podatkowy” 2023/5, s. 41. . Kolejnym aspektem technicznym wymagającym poprawy jest kwestia uregulowania niedostępności KSeF. Wprawdzie zakładana publikacja odpowiednich komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej rozwiązuje problem awarii po stronie organu skarbowego, to jednak wciąż pozostaje kwestia niedostępności po stronie podatnika. Generalnie centralny system na chwilę obecną nie gwarantuje zatem redundancji, pozostając niedostępny dla podatników w czasie awarii lub prac serwisowych. Biorąc pod uwagę powyższe postulaty, projektodawca przy przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego dotyczącego KSeF powinien także zachować wysoki standard legislacji, by wszelkie sformułowania były precyzyjne i pozbawione sprzeczności z innymi regulacjami. Wprawdzie na projektodawcy spoczywa obowiązek wdrożenia KSeF, to jednak warto pamiętać, że Komisja Europejska zakłada wprowadzenie faktur elektronicznych we wszystkich krajach Unii Europejskiej do 2028 r.Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE, Dz. Urz. UE L 2017 nr 266, s. 19. Odpowiednie ujednolicenie sposobu przekazywania danych i pełna ich integracja między różnymi systemami finalnie pozwoli z jednej strony podatnikom pozyskać większą kontrolę nad swoją sytuacją podatkową, a z drugiej strony administracji skarbowej uszczelnić efektywnie system podatkowy.