ABSTRAKT

Przy wykonywaniu zawodu fachowego pełnomocnika wysoce prawdopodobne staje się nie to, czy uchybimy terminowi czynności procesowej, ale kiedy do tego uchybienia dojdzie. Instytucja przywrócenia terminu w postępowaniu administracyjnym ma chronić przed negatywnymi skutkami tego uchybienia. Szczególnie istotna w praktyce wydaje się przesłanka uprawdopodobnienia, że uchybienie nastąpiło bez winy profesjonalnego pełnomocnika. W artykule poddaję analizie charakterystyczne grupy okoliczności rozważanych jako ta przesłanka. Badanie prowadzi do wniosku, że sytuacje braku winy w uchybieniu terminu przez profesjonalnego pełnomocnika są rzadkie i wyjątkowe.

WPROWADZENIE

Instytucja przywrócenia terminu w postępowaniu administracyjnym, uregulowana w art. 58–60 ustawy z 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnegoT.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 572 ze zm., dalej: KPA., chroni stronę lub uczestników postępowania przed negatywnymi skutkami uchybienia terminowi czynności procesowej  Nie stosuje się jej do terminów materialnoprawnych; B. Adamiak (w:) B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA wyd. 19, Legalis 2024, Nb 1; R. Stankiewicz (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. M. Wierzbowski, R. Hauser, komentarz do art. 58 KPA, Legalis 2023, Nb 2; A. Golęba (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. H. Knysiak-Sudyka, komentarz do art. 58 KPA wyd. 3, Lex 2023, Nb 1; J. Wegner (w:) Z. Kmieciak, J. Wegner, M. Wojtuń, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, wyd. 1, Lex 2023, Nb 1; wyrok NSA z 27.02.1998 r. (I SA/Łd 1155/96), LEX nr 32755.. Ma ona na celu usunięcie ujemnych następstw procesowych, wynikłych z uchybienia terminuB. Adamiak (w:) B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, wyd. 19, Legalis 2024, Nb 1; R. Stankiewicz (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. M. Wierzbowski, R. Hauser, komentarz do art. 58 KPA, Legalis 2023, Nb 2; A. Golęba (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. H. Knysiak- -Sudyka, komentarz do art. 58 KPA, wyd. 3, Lex 2023, Nb 1; Z. Janowicz, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, Lex 1996, Nb 1; wyrok NSA z 24.11.1994 r. (SA/Ka 1230/94), Legalis; wyrok WSA w Warszawie z 22.01.2008 r. (VI SA/WA 1845/07), LEX nr 463923; wyrok NSA z 12.10.2021 r. (I OSK 489/21), Legalis.. Uchybienie samo w sobie polega na niedopełnieniu określonej czynności procesowej w terminie ustalonym przez prawo lub wyznaczonym przez organ administracji publicznej, wywołującym negatywne skutki procesowe dla zainteresowanej osobyR. Orzechowski (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. J. Borkowski, Warszawa 1989, s. 144.. Podmiotem uprawnionym do złożenia wniosku o przywrócenie terminu jest zgodnie z art. 58 § 1 KPA zainteresowany, rozumiany w literaturzeB. Adamiak (w:) B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, wyd. 19, Legalis 2024, Nb 3; R. Stankiewicz (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. M. Wierzbowski, R. Hauser, komentarz do art. 58 KPA, Legalis 2023, Nb 4; A. Wróbel (w:) M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, wyd. 19, Lex 2024, Nb 2. jako strona postępowania, osoby mające w sprawie interesy faktyczne oraz osoby uczestniczące w niektórych czynnościach postępowania, np. świadek, biegły, osoby trzecie.  Przywrócenie terminu jest możliwe w razie łącznego spełnienia czterech przesłanek z art. 58 KPA: wniesienia przez zainteresowanego wniosku o przywrócenie terminuInstytucja przywrócenia terminu jest oparta na zasadzie skargowości, co oznacza, że wnoszący podanie musi w sposób niebudzący wątpliwości domagać się przywrócenia uchybionego terminu; wyrok NSA z 17.02.2012 r. (II OSK 2287/10), LEX nr 1121217; podobnie wyrok NSA z 3.03.2008 r. (I OSK 268/07), LEX nr 401669; wyrok NSA z 18.01.2011 r. (I OSK 397/10), LEX nr 952026; wyrok NSA z 8.06.2011 r. (I OSK 897/11), LEX nr 1082820., uprawdopodobnienia przez niego braku winy w uchybieniu terminu, zachowania 7-dniowego – nieprzywracanegoPrzepis art. 58 § 3 KPA; wyrok NSA w Warszawie z 29.01.1998 r. (II SA 1537/97), LEX nr 43196. – terminu do wniesienia wniosku o przywrócenie terminu, biegnącego od dnia ustania przyczyny uchybienia oraz dopełnienia czynności, dla której określony był termin. Warunek jednoczesności obu czynności – złożenia prośby o przywrócenie terminu i dokonania czynności – ma na celu uniknięcie sytuacji, w której organ uwzględni prośbę, a strona nie dokona czynności, dla której przywrócono jej termin.

Niedopełnienie obowiązku jednoczesnego dokonania czynności wraz z prośbą o przywrócenie terminu skutkuje wezwaniem wnoszącego wniosek o przywrócenie terminu do dokonania czynności procesowej, pod rygorem pozostawienia wniosku o przywrócenie terminu bez rozpoznania (art. 64 § 2 KPA)Wyrok WSA w Gdańsku z 11.12.2008 r. (II SA/Gd 640/08), LEX nr 477256; podobnie wyrok WSA w Łodzi z 28.01.2009 r. (III SA/Łd 627/08), LEX nr 478281; wyrok WSA w Łodzi z 23.09.2010 r. (II SA/Łd 694/10), LEX nr 755888; wyrok WSA w Białymstoku z 17.10.2012 r. (I SA/Bk 127/12), LEX nr 1247335. . Właściwy w sprawie organ administracji publicznej postanawia o przywróceniu terminu, wydając w tej kwestii postanowienie, zaskarżalne zażaleniem w przypadku odmowy przywrócenia terminu. Natomiast wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania lub zażalenia rozpoznaje ostatecznie postanowieniem organ właściwy do rozpatrzenia odwołania lub zażalenia (art. 59 KPA). Na to postanowienie służy skarga do WSA jako na postanowienie kończące postępowanie (art. 3 § 2 pkt 2 PPSAUstawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.), dalej: PPSA.).  Szczególnie istotna w praktyce adwokackiej wydaje się przesłanka uprawdopodobnienia przez zainteresowanego, że uchybienie nastąpiło bez jego winy, w sytuacji, w której jest on reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika. Rozpoznanie wniosku o przywrócenie terminu przesądza o kształcie dalszego postępowania – kończy je albo pozwala kontynuować. Stosując metodę dogmatyczną, warto poddać analizie wypowiedzi przedstawicieli doktryny oraz bogate orzecznictwo sądów administracyjnych odnoszące się do tej przesłanki. Przy wykonywaniu zawodu fachowego pełnomocnika wysoce prawdopodobne bowiem staje się nie to, czy uchybimy w ogóle terminowi, ale kiedy to uchybienie nastąpi. Celem artykułu jest zbadanie, czy instytucja przywrócenia terminu w ogóle ma zastosowanie do strony reprezentowanej przez zawodowego pełnomocnika, a jeśli tak, to jak często i w jakich okolicznościach następuje przywrócenie terminu. Centrum moich rozważań będzie analiza przypadków uprawdopodobnienia braku winy w uchybieniu terminu, bazująca na orzecznictwie sądów administracyjnych. Proponuję w nim także działania przeciwdziałające negatywnym konsekwencjom uchybienia terminu.

PROFESJONALNY PEŁNOMOCNIK W POSTĘPOWANIU ADMINISTRACYJNYM

W postępowaniu administracyjnym pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych (art. 33 § 1 KPA). Jedyny podział, jaki ustawodawca wprowadza w zakresie pełnomocników w KPA, zawierają regulacje art. 33 § 3 KPA i art. 76a § 2 KPA. Na ich podstawie można wyróżnić pełnomocników, którzy sami mogą uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie, oraz pełnomocników, którzy tego uprawnienia nie posiadają (art. 33 § 3 KPA). Do pierwszej grupy zalicza się adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych i doradców podatkowych, zaś do drugiej grupy należą pozostali pełnomocnicy. Pełnomocnicy pierwszej grupy oraz notariusz mogą dodatkowo poświadczać zgodność z oryginałem dokumentu składanego w postępowaniu administracyjnym (art. 76a § 2 KPA). Jak wynika z uzasadnienia projektu ustawy wprowadzającej tę regulacjęArt. 1 pkt 1 i 2 ustawy z 23.10.2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (Dz.U. poz. 1676 ze zm.) wraz z uzasadnieniem projektu tej ustawy (Sejm VI kadencji, druk sejm. nr 2064)., mianem profesjonalnych pełnomocników stron, reprezentujących zawody zaufania publicznego, projektodawca określił te cztery grupy zawodowe.   Pojęciem profesjonalnych pełnomocników w postępowaniu administracyjnym będę zatem nazywać adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowychWarto wskazać, że do wniosku o przywrócenie terminu do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w postępowaniu przed Urzędem Patentowym ma zastosowanie art. 58 KPA, a nie art. 243 ust. 1 ustawy z 30.06.2000 r. – Prawo własności przemysłowej (t.j. Dz.U. z 2003 r. poz. 1117); wyrok WSA w Warszawie z 10.01.2012 r. (VI SA/Wa 1849/11), Legalis; wyrok WSA w Warszawie z 20.03.2008 r. (VI SA/Wa 2091/07), LEX nr 470041. i doradców podatkowych, odwołując się do powyższej wykładni dogmatycznej. Synonimem procesjonalnego pełnomocnika jest pełnomocnik zawodowy. Do tej grupy w piśmiennictwieJ. Wegner (w:) Z. Kmieciak, J. Wegner, M. Wojtuń, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 33 KPA, wyd. 1, Lex 2023, Nb 4. zalicza się właśnie adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych oraz doradców podatkowych.  Jednocześnie warto zaznaczyć, że niektórzy przedstawiciele doktrynyM. Romańska (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. H. Knysiak-Sudyka, komentarz do art. 33 KPA, wyd. 3, Lex 2023, Nb 2, 4. do pełnomocników profesjonalnych, czyli pełnomocników zajmujących się zawodowo świadczeniem usług prawniczych – zaliczają tylko adwokatów i radców prawnych. Z kolei inniA. Skóra (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz do art. 1–60, red. M. Karpiuk, komentarz do art. 33 KPA, Lex 2020, t. 1, Nb I 3, II 1; A. Krawczyk (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. W. Chróścielewski, Z. Kmieciak, komentarz do art. 33 KPA, Lex 2019, Nb 1. włączają do tej grupy także rzeczników patentowych i doradców podatkowychDla porównania w postępowaniu sądowoadministracyjnym w literaturze wyodrębnia się trzy kategorie pełnomocników. Są to: profesjonalni pełnomocnicy – adwokaci lub radcowie prawni; pełnomocnicy quasi-profesjonalni – doradcy podatkowi lub rzecznicy patentowi oraz pełnomocnicy nieprofesjonalni – inny skarżący lub uczestnik postępowania, rodzice, małżonek, rodzeństwo lub zstępni oraz osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia; J. Wyporska-Frankiewicz, W. Kulig-Wyporska, Profesjonalny pełnomocnik w ogólnym postępowaniu administracyjnym i sądowoadministracyjnym, „Palestra” 2015/7–8, s. 258; J. P. Tarno, Pełnomocnictwo w postępowaniu sądowoadministracyjnym (w:) Ius et lex. Księga jubileuszowa profesora Andrzeja Kabata, Olsztyn 2004, s. 400–401. Wyodrębnienie w tym postępowaniu pełnomocników quasi-profesjonalnych można uzasadnić regulacją art. 175 § 3 PPSA, przewidującą możliwość sporządzenia przez doradcę podatkowego skargi kasacyjnej tylko w sprawach obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami, zaś przez rzecznika patentowego tylko w sprawach własności przemysłowej.. Od zawodowego pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym sądy administracyjne wymagają dalej idących aktów staranności niż od innych osóbWyrok NSA z 21.11.2023 r. (II GSK 34/21), LEX nr 3653706; wyrok NSA z 21.11.2023 r. (II GSK 1081/20), LEX nr 3653533.. Pełnomocnik profesjonalny podlega większym wymaganiom w związku z zawodowym charakterem działalności, posiadaną przez siebie wiedzą z zakresu prawa oraz znajomością procedur administracyjnychWyrok NSA z 11.01.2024 r. (I GSK 1114/23), LEX nr 3670752; wyrok WSA w Łodzi z 9.04.2024 r. (II SA/Łd 97/24), LEX nr 3718309.. Szczególne wymagania w zakresie omawianego zagadnienia – braku winy w uchybieniu terminu – dotyczą profesjonalnych pełnomocników prowadzących kancelarieWyrok NSA z 27.03.2008 r. (I OSK 506/07), LEX nr 505390..

ZANIEDBANIA PEŁNOMOCNIKA ZANIEDBANIAMI MOCODAWCY. UPRAWDOPODOBNIENIE

Podkreślenia wymaga to, że sądy administracyjneWyrok WSA w Krakowie z 29.04.2011 r. (II SA/Kr 312/11), Legalis; wyrok WSA w Poznaniu z 25.06.2014 r. (II SA/Po 336/14), Legalis. na równi z winą strony traktują zaniedbania profesjonalnego pełnomocnika, w wyniku których dochodzi do uchybienia terminu. Ugruntowane w orzecznictwie sądów administracyjnychWyrok WSA w Poznaniu z 14.07.2016 r. (III SA/Po 258/16), Legalis; podobnie wyrok WSA we Wrocławiu z 16.05.2007 r. (IV SA/Wr 816/06), LEX nr 918911; wyrok NSA z 13.10.2011 r. (I OSK 1743/10), LEX nr 1149237; wyrok WSA we Wrocławiu z 4.01.2023 r. (II SA/Wr 563/22), LEX nr 3479739; wyrok WSA w Gdańsku z 8.05.2024 r. (II SA/Gd 1134/23), LEX nr 3723951. jest stanowisko, zgodnie z którym strona ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania wyznaczonego przez siebie pełnomocnika. Z kolei zawodowy pełnomocnik – jako profesjonalista – jest zobowiązany do zachowania szczególnej dbałości o interesy osoby reprezentowanejWyrok WSA w Poznaniu z 17.10.2012 r (II SA/Po 648/12), Legalis; wyrok WSA w Poznaniu z 24.08.2023 r. (I SA/Po 321/23), LEX nr 3603410.. Ma on obowiązek działania w imieniu i na rzecz mocodawcy z równą starannością i zaangażowaniem w sprawę, jak gdyby działał na własną rzeczWyrok WSA w Lublinie z 18.07.2024 r. (III SA/Lu 274/24), LEX nr 3765530..  Błędy i zaniedbania pełnomocnika, zwłaszcza profesjonalnego, skutkują negatywnymi konsekwencjami procesowymi dla samej strony. Ryzyko negatywnych działań podejmowanych przez pełnomocnika obciąża mocodawcę. Dotyczy to w szczególności niezachowania przez pełnomocnika terminu do dokonania określonej czynności procesowej. Wszelkie okoliczności niemające postaci nagłych i nieprzewidzianych zdarzeń, uniemożliwiających pełnomocnikowi działanie, postrzegane są jako zwykłe niedbalstwo. Wyłączną winę za nie ponosi pełnomocnik, a skutkami takiego zachowania obarczona zostaje stronaWyrok NSA z 29.05.2018 r. (I GSK 396/18), Legalis; podobnie wyrok NSA z 19.12.1997 r. (I SA/Gd 1144/97), LEX nr 31868; postanowienie NSA w Krakowie z 4.06.2003 r. (II SA/Kr 3122/02), LEX nr 700753; postanowienie WSA we Wrocławiu z 19.03.2010 r. (II SA/Wr 221/09), LEX nr 1706015; wyrok WSA w Olsztynie z 6.05.2010 r. (I SA/Ol 14/10), LEX nr 660946; wyrok WSA w Gliwicach z 24.08.2011 r. (III SA/Gl 2580/10), LEX nr 1600301; postanowienie NSA z 14.09.2011 r. (I OZ 667/11), LEX nr 1068641; wyrok WSA w Opolu z 8.10.2015 r. (II SA/Op 272/15), LEX nr 1932736; wyrok WSA w Opolu z 25.04.2016 r. (II SA/Op 462/15), LEX nr 2056661; postanowienie WSA w Łodzi z 2.08.2017 r. (III SA/Łd 799/16), LEX nr 2331358; postanowienie WSA w Bydgoszczy z 2.10.2017 r. (II SA/Bd 1248/15), LEX nr 2366292; postanowienie WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 18.01.2018 r. (II SA/Go 1198/17), LEX nr 2426616; wyrok WSA w Łodzi z 4.02.2020 r. (II SA/Łd 795/19), Legalis; odmiennie postanowienie WSA we Wrocławiu z 9.04.2009 r. (II SA/Wr 75/09), LEX nr 653393; postanowienie WSA w Opolu z 26.09.2016 r. (II SA/Op 393/16), LEX nr 2121682; R. Stankiewicz (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. M. Wierzbowski, R. Hauser, komentarz do art. 58 KPA, Legalis 2023, Nb 12..   Inaczej to ujmując – niestaranne działanie pełnomocnika obciąża stronę postępowania i jest traktowane jako zaniedbanie samej strony. Strona ponosi zatem winę nie tylko za własne działania lub zaniechania, ale również za działania i zaniechania osób trzecich, które upoważniła do występowania w jej imieniu. Chodzi wówczas o winę strony w wyborze pełnomocnika, którego niedbałe działanie doprowadziło do uchybienia terminu do dokonania czynności procesowejWyrok WSA w Warszawie z 26.05.2020 r. (I SA/Wa 2484/19), Legalis.. Strona ponosi odpowiedzialność za wybór pełnomocnika i w związku z tym działania lub brak działania po stronie pełnomocnika obciążają mocodawcę negatywnymi skutkamiWyrok WSA w Gliwicach z 4.10.2017 r. (II SA/Gl 604/17), Legalis; wyrok NSA z 29.05.2018 r. (I GSK 396/18), Legalis.. Przy ustalaniu winy w niezachowaniu terminu przez stronę reprezentowaną przez pełnomocnika, co rozwinę poniżej, należy mieć na uwadze działania i zaniedbania pełnomocnika oraz osób, którymi się on posługuje.

Obciążają one pełnomocnika i jednocześnie nie uwalniają one strony od winy w niezachowaniu terminuWyrok WSA w Łodzi z 9.12.2013 r. (II SA/Łd 1043/13), Legalis; wyrok WSA w Rzeszowie z 21.05.2019 r. (II SA/Rz 85/19), Legalis; wyrok WSA w Gdańsku z 10.03.2021 r. (II SA/Gd 3/21), LEX nr 3158257; M. Wieczorek (w:) red. M. Karpiuk, P. Krzykowski, A. Skóra, Kodeks postępowania administracyjnego, t. 1, Komentarz do art. 1–60, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2020, Nb 2..  Konsekwencją przeniesienia skutków działania pełnomocnika na mocodawcę – korzystnych i niekorzystnych dla strony – staje się obowiązek usprawiedliwiania zaniedbanych działań pełnomocnika przyczynami leżącymi po jego stronie. Uprawdopodobnienie braku winy w dochowaniu terminu czynności powinno odnosić się zatem do przeszkód po stronie pełnomocnika, z powodu których opóźnił się z czynnościąWyrok WSA w Białymstoku z 15.11.2016 r. (II SA/Bk 596/16, Legalis); podobnie wyrok NSA w Katowicach z 22.09.1998 r. (I SA/Ka 2545/97), LEX nr 62184; wyrok NSA w Warszawie z 18.07.2001 r. (I SA 431/00), LEX nr 54736; wyrok WSA w Warszawie z 5.09.2013 r. (IV SA/Wa 2519/12), LEX nr 1377792; wyrok WSA w Poznaniu z 23.10.2013 r. (IV SA/Po 740/13), LEX nr 1414567; wyrok WSA w Opolu z 8.10.2015 r. (II SA/Op 272/15), LEX nr 1932736; wyrok WSA w Lublinie z 8.12.2022 r. (II SA/Lu 560/22), LEX nr 3515527; P. Przybysz, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58, Lex 2024, Nb 9.. Zatem jeśli strona w postępowaniu jest zastępowana przez pełnomocnika, to w zakresie braku winy w uchybieniu terminu do czynności procesowej należy oceniać okoliczności dotyczące pełnomocnika, zastępcy procesowegoWyrok WSA w Poznaniu z 25.06.2014 r. (II SA/Po 336/14), Legalis; podobnie wyrok WSA w Łodzi z 9.09.2008 r. (II SA/Łd 297/08), LEX nr 519017; wyrok NSA z 11.02.2010 r. (I OSK 1238/09), Legalis; A. Golęba (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. H. Knysiak-Sudyka, komentarz do art. 58 KPA, wyd. 3, Lex 2023, Nb 8; A. Matan (w:) G. Łaszczyca, C. Martysz, A. Matan, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, wyd. 3, Lex 2010, Nb 2..  Ciężar uprawdopodobnienia okoliczności uzasadniającej brak winy w uchybieniu terminowi spoczywa na zainteresowanym, występującym z prośbą o jego przywrócenie. Organ jedynie ocenia przedstawione okoliczności w świetle przesłanek z art. 58 § 1 KPA. Nie prowadził on postępowania wyjaśniającego przyczyny uchybienia terminowi przez stronęWyrok NSA z 29.05.2018 r. (I GSK 396/18), Legalis.. Profesjonalny pełnomocnik powinien wskazać okoliczności, których przy dołożeniu należytej staranności nie można było przezwyciężyć dla dokonania czynności w ustawowym terminieWyrok NSA z 5.07.2018 r. (II OSK 2004/16), Legalis; podobnie wyrok WSA we Wrocławiu z 28.06.2011 r. (II SA/Wr 297/11), LEX nr 994070..   Uprawdopodobnienie istnienia danej okoliczności jest środkiem zastępczym dowodu i nie daje pewności, lecz tylko wiarygodność (prawdopodobieństwo) twierdzenia o jakimś fakcie. Nie oznacza udowodnienia braku winy, ale wskazanie z dużym stopniem prawdopodobieństwa, że dana czynność w określonym terminie nie mogła zostać dokonana z przyczyn nieleżących po stronie zainteresowanegoWyrok WSA w Rzeszowie z 25.06.2014 r. (II SA/Rz 459/14), Legalis; szerzej R. Stankiewicz (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. M. Wierzbowski, R. Hauser, komentarz do art. 58 KPA, Legalis 2023, Nb 8.. Jednocześnie w art. 58 § 1 KPA nie chodzi o każde prawdopodobieństwo wystąpienia danej okoliczności związanej z twierdzeniem o braku winy strony, ale o prawdopodobieństwo odpowiednio wysokie, pozwalające uznać – w świetle zasad logiki i doświadczenia życiowego – że twierdzenia wnioskodawcy co do tej okoliczności są bardziej wiarygodne niż wersja przeciwnaWyrok NSA z 13.09.2023 r. (II OSK 3006/20), LEX nr 3766534..

ZACHOWANIE PODWYŻSZONEJ STARANNOŚCI PRZEZ PEŁNOMOCNIKA

Przepis art. 58 § 1 KPA nie uzależnia uprawnienia do przywrócenia terminu od stopnia zawinienia. Oznacza to, że każdy, nawet najlżejszy stopień zawinienia w uchybieniu terminu, wyłącza możliwość zastosowania tej instytucji. Uniknięcie negatywnych skutków dokonania czynności postępowania po upływie terminu wymaga uprawdopodobnienia nie tylko braku winy umyślnej, ale także lżejszej jej postaci – niedbalstwa (winy nieumyślnej)Wyrok WSA we Wrocławiu z 28.06.2011 r. (II SA/Wr 298/11), LEX nr 994071..  W orzecznictwie sądów administracyjnychWyrok NSA z 20.05.1998 r. (I SA/Ka 1718/96), Legalis; wyrok NSA z 29.05.2018 r. (I GSK 396/18), Legalis; pod. wyrok NSA w Warszawie z 18.07.2001 r. (I SA 431/00), LEX nr 54736; wyrok NSA z 19.09.2006 r. (II OSK 1087/05), LEX nr 501183; wyrok WSA w Poznaniu z 10.06.2008 r. (II SA/Po 125/07), LEX nr 509851; wyrok WSA w Warszawie z 10.05.2010 r. (VII SA/Wa 13/10), LEX nr 676023; wyrok NSA w Warszawie z 7.09.2010 r. (I OSK 1459/09), LEX nr 745032; wyrok WSA w Łodzi z 16.11.2010 r. (II SA/Łd 726/10), LEX nr 755900; wyrok WSA w Białymstoku z 16.12.2010 r. (II SA/Bk 655/10), LEX nr 752391; wyrok WSA w Warszawie z 17.02.2011 r. (II SA/Wa 1697/10), LEX nr 1086833; wyrok WSA w Warszawie z 21.10.2011 r. (I SA/Wa 1364/11), LEX nr 1150709; wyrok WSA we Wrocławiu z 12.01.2012 r. (II SA/Wr 680/11), LEX nr 1107681; wyrok WSA w Kielcach z 10.10.2012 r. (II SA/Ke 504/12), LEX nr 1234270; wyrok WSA w Łodzi z 9.11.2012 r. (II SA/Łd 716/12), LEX nr 1241655; wyrok WSA w Rzeszowie z 25.06.2014 r. (II SA/Rz 459/14), Legalis; wyrok WSA w Bydgoszczy z 11.02.2014 r. (II SA/Bd 1315/13), Legalis; wyrok NSA z 13.10.2015 r. (I OSK 301/14), LEX nr 1985891; wyrok WSA w Warszawie z 3.04.2017 r. (IV SA/Wa 45/17), Legalis; wyrok WSA w Poznaniu z 24.01.2018 r. (III SA/Po 729/17), Legalis; wyrok WSA w Bydgoszczy z 24.04.2018 r. (II SA/Bd 1310/17), Legalis; wyrok NSA z 4.03.2019 r. (II OSK 798/18), Legalis; wyrok WSA w Warszawie z 14.02.2020 r. (VII SA/Wa 2149/19), Legalis; wyrok WSA w Warszawie z 30.06.2020 r. (VII SA/Wa 547/20), Legalis; wyrok NSA z 24.03.2021 r. (II OSK 2315/20), Legalis; wyrok WSA w Gliwicach z 29.09.2021 r. (II SA/Gl 848/21), Legalis; wyrok NSA z 21.12.2021 r. (II OSK 4/19), Legalis; wyrok NSA z 26.07.2022 r. (II GSK 424/19), Legalis. kryterium braku winy wiąże się z obowiązkiem dochowania szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności procesowej przez stronę. Przy ocenie winy w uchybieniu terminu przyjmuje się obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony należycie dbającej o swoje interesy i profesjonalnego pełnomocnika, dbającego o interesy osób, w imieniu których działa. Brak winy w niedopełnieniu obowiązku zachodzi, gdy strona nie mogła go dopełnić z powodu przeszkody nie do przezwyciężenia, niemożliwej do usunięcia nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku.  Przy ustalaniu winy w niezachowaniu terminu przez stronę, korzystającą z pomocy prawnej profesjonalnego pełnomocnika, od takiego pełnomocnika, z racji wykonywanego zawodu i posiadanej wiedzy, wymaga się zachowania podwyższonej staranności. O braku winy w uchybieniu terminu można mówić jedynie wtedy, gdy strona lub jej pełnomocnik nie mogli usunąć zaistniałej przeszkody nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Przywrócenie terminu nie jest dopuszczalne, gdy strona lub jej pełnomocnik dopuścili się choćby lekkiego niedbalstwa. Brak winy jest oceniany w sposób uwzględniający obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o własne interesy i przy braniu pod uwagę także uchybień spowodowanych nawet lekkim niedbalstwemWyrok NSA z 31.01.2012 r. (II OSK 2175/10), Legalis; podobnie postanowienie NSA z 25.09.1998 r. (SA/Łd 575/98), Lex Nr 36221; wyrok NSA z 13.08.1999 r. (III SA 7432/98), Legalis; wyrok NSA z 8.12.1999 r. (I SA/Lu 1246/98), Legalis; wyrok WSA w Białymstoku z 6.10.2005 r. (II SA/Bk 369/05), LEX nr 173671; wyrok WSA we Wrocławiu z 12.01.2012 r. (II SA/Wr 680/11), LEX nr 1107681; wyrok NSA z 26.02.2016 r. (OSK 2521/14), Legalis; wyrok WSA w Gdańsku z 29.06.2017 r. (III SA/Gd 388/17), Legalis; wyrok NSA z 29.01.2019 r. (II GSK 1932/18), Legalis; wyrok WSA w Warszawie z 11.02.2019 r. (IV SA/Wa 2613/18), LEX nr 3074354; wyrok WSA w Krakowie z 28.03.2019 r. (III SA/Kr 138/19), Legalis; wyrok WSA w Warszawie z 23.07.2021 r. (VII SA/Wa 968/21), LEX nr 3248737; wyrok WSA w Łodzi z 9.04.2024 r. (II SA/Łd 97/24), LEX nr 3718309; J. Wegner (w:) Z. Kmieciak, J. Wegner, M. Wojtuń, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2023, Nb 2, 8; J. Wegner (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. W. Chróścielewski, Z. Kmieciak, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2019, Nb 2..   W odniesieniu do pełnomocnika strony o zaistnieniu przesłanki należytej staranności w dochowaniu terminu można mówić zatem wówczas, gdy pełnomocnik strony uprawdopodobni okoliczności wskazujące na brak po jego stronie jakiejkolwiek winy. Konieczne jest zatem podniesienie okoliczności wskazujących, że pełnomocnik nie miał możliwości dokonania czynności w wyznaczonym terminieWyrok WSA w Krakowie z 7.10.2011 r. (II SA/Kr 799/11), Legalis; podobnie wyrok WSA w Gliwicach z 14.09.2016 r. (I SA/Gl 941/15), Legalis..

PRZYKŁADY OKOLICZNOŚCI UZASADNIAJĄCYCH I NIEUZASADNIAJĄCYCH PRZYWRÓCENIE TERMINU

W zakresie profesjonalnego pełnomocnika można wyodrębnić grupy charakterystycznych okoliczności, które są rozważane jako spełniające przesłankę braku winy w uchybieniu terminu bądź jej niespełniające. Zaliczają się do nich kwestie związane z: organizacją pracy w kancelarii (w tym wysyłką przesyłek, ich adresowaniem, zamianą pism, przeprowadzką kancelarii, wyjazdem, urlopem), w tym odbiorem korespondencji, zagubieniem korespondencji przez organ, chorobą, komunikacją z mocodawcą, wiekiem pełnomocnika, nadmiarem obowiązków zawodowych i domowych, problemami komunikacyjnymi, klęskami żywiołowymi. W tej kolejności zagadnienia te poddam analizie.  ORGANIZACJA PRACY KANCELARII   Właściwa organizacja wewnętrznej pracy kancelarii jest traktowana jako dochowanie staranności, będącej warunkiem braku winy w uchybieniu terminu przez pełnomocnika. Działania i zaniechania szeroko rozumianych pracowników kancelarii są traktowane jak działania i zaniechania samego pełnomocnika. W związku z tym ustanowiony pełnomocnik odpowiada za błędy i zaniechania swoich pracowników. Jeżeli pracownik odpowiedzialny za wysłanie pisma dopuści się zaniedbania, to jest to traktowane jako wina pełnomocnika profesjonalnego, który jako jego przełożony zlecił mu wykonanie takiego zadania. Podobnie powierzenie wysłania przesyłki konkretnemu pracownikowi, sekretarce, powoduje, iż niewywiązanie się przez nią z tego obowiązku bez wyraźnych przeszkód obiektywnych obciąża osobę zlecającą czynność. Również nieprawidłowe zachowanie sprzątaczki obciąża bezpośrednio profesjonalnego pełnomocnika strony jako osobę zobowiązaną do nadzoru nad zatrudnionymi przez siebie osobamiWyrok NSA z 10.02.2023 r. (II GSK 1173/19), Legalis; podobnie wyrok NSA z 7.02.1996 r. (SA/Rz 771/95), CBOSA; wyrok WSA w Poznaniu z 17.10.2012 r (II SA/Po 648/12), Legalis; wyrok WSA w Białymstoku z 20.09.2018 r. (II SA/Bk 239/18), LEX nr 2560868; wyrok NSA z 30.07.1999 r. (III SA 7201/98), LEX nr 39757; historyczna ewolucja orzecznictwa w tym zakresie zob. B. Adamiak (w:) B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, wyd. 19, Legalis 2024, Nb 6; J. Wegner (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. W. Chróścielewski, Z. Kmieciak, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2019, Nb 8.. Zatem pełnomocnik strony, zlecając wysłanie pisma procesowego za pośrednictwem osoby trzeciej, ponosi za nią pełną odpowiedzialnośćWyrok NSA w Warszawie z 11.02.1998 r. (III SA 1516/96), LEX nr 32732..

O zaistnieniu okoliczności obiektywnej, niezależnej, niemożliwej do przezwyciężenia, uniemożliwiającej nadanie środka prawnego w terminie nie świadczy nieobecność osób zapewniających obsługę kancelaryjną prowadzonej kancelarii prawnej. Na podmiotach profesjonalnych ciąży obowiązek zapewnienia właściwego i sprawnego obiegu pism, w tym ich wysyłki. Brak wiedzy o godzinach urzędowania placówek pocztowych dowodzi niedochowania należytej staranności w prowadzeniu swoich sprawWyrok WSA w Gdańsku z 21.08.2019 r. (I SA/Gd 1054/19), LEX nr 2724988; podobnie wyrok WSA w Warszawie z 31.05.2006 r. (I SA/Wa 2351/05), Legalis.. Nie uprawdopodobniają braku winy w uchybieniu terminu do wniesienia odwołania także nagła choroba matki pracownika kancelarii oraz załączona na tę okoliczność dokumentacja lekarska. Na adwokacie ciąży obowiązek takiego zorganizowania swojej kancelarii i pracy zatrudnionych w niej osób, aby w sposób właściwy zadbać o interesy mocodawcy. Takie uchybienie jest uznawane za zawinione – brak szczególnej staranności, jakiej należy wymagać od pełnomocnika. Niezależnie od tego, czy błąd popełnił pełnomocnik, pracownik jego kancelarii czy praktykant, winę za błąd ponosi profesjonalny pełnomocnikWyrok WSA w Opolu z 23.01.2018 r. (II SA/Op 561/17), Legalis..  Wyjątkiem w powyższym zakresie jest sytuacja, w której adwokat uczynił zadość wymaganiom staranności, troskliwości i ostrożności w prowadzeniu postępowania, nie uchybił swoim obowiązkom, nie dopuścił się łagodnego niedbalstwa, a pracownik jego biura naruszył swoje obowiązki w taki sposób, że adwokat – przy największej ostrożności – nie mógł zapobiec temu naruszeniu obowiązków lub czynowi. Za naruszenie takie uznaje się niewysyłanie lub nieterminowe wysyłanie pism, a następnie sfałszowanie dowodów nadania i wpisów w księdze nadawczej przez pracownikaWyrok WSA we Wrocławiu z 26.06.2008 r. (II SA/Wr 470/07), LEX nr 509872; A. Wróbel (w:) M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2024, Nb 6..    W wyroku z21.05.2019 r.Wyrok WSA w Rzeszowie z 21.05.2019 r. (II SA/Rz 85/19), Legalis.WSA w Rzeszowie odniósł się do zamiany pism procesowych przy wysyłce. Sąd uznał w nim, że błąd dotyczący zawartości koperty w sytuacji, gdy pracownik kancelarii zamienił pisma procesowe, mylnie umieszczając pismo skierowane do sądu powszechnego w kopercie zaadresowanej do organu i odwrotnie – odwołanie od decyzji w kopercie zaadresowanej do sądu powszechnego – nie prowadzi to uznania, że pełnomocnik nie uprawdopodobnił braku winy w uchybieniu terminu.

Jeśli chodzi o błąd w zaadresowaniu przesyłki, to o jego kwalifikacji przesądza jego waga. I tak pomyłkowe skierowanie przez pracownika kancelarii odwołania od decyzji do sądu zamiast do właściwego organu nie jest uznane za brak winy w uchybieniu terminu. Jak stwierdził NSA w wyroku z 16.11.2011 r.Wyrok NSA z 16.11.2011 r. (II GSK 1115/10), Legalis.: „Radca prawny lub adwokat zastępujący stronę w postępowaniu, kierując się zarówno dbałością o interesy osoby zastępowanej, jak też dbając o wizerunek prowadzonej przez siebie kancelarii, zobowiązany jest do kontroli wykonywanych przez pracowników kancelarii czynności technicznych (m.in. kopertowanie pism procesowych), tym bardziej, jeśli ewentualna pomyłka mogłaby uniemożliwić kontynuowanie postępowania i ochronę praw strony”. Podobnie został oceniony błąd w zaadresowaniu koperty (błędna nazwa adresata – Miejski Zarząd Dróg i Komunikacji zamiast Miejski Zarząd Usług Komunalnych Dróg). W wyroku z 20.02.2019 r.Wyrok NSA z 20.02.2019 r. (II GSK 1833/18), Legalis.NSA uznał, że takie błędne zaadresowanie koperty z zawartym w niej środkiem zaskarżenia nie stanowi o braku winy w uchybieniu terminu z art. 58 § 1 KPA. Błąd taki jest wyrazem braku należytej staranności.  Jedynie błąd w kodzie pocztowym odbiorcy pisma rokuje przywrócenie terminu. W wyroku z 27.09.2021 r. Wyrok WSA w Krakowie z 27.09.2021 r. (III SA/Kr 443/21), Legalis; podobnie wyrok WSA w Bydgoszczy z 8.05.2018 r. (II SA/Bd 1311/17), LEX nr 2505694 – w zakresie błędu literowego w adresie.WSA w Krakowie przyjął, że „W sytuacji, w której odwołanie zostało prawidłowo sporządzone przez pełnomocnika skarżącej, a tylko z powodu oczywistej omyłki pracownika kancelarii w zaadresowaniu przesyłki, nie zostało ono doręczone organowi, który wydał decyzję, można przyjąć, że brak winy strony w uchybieniu terminu został uprawdopodobniony. Pomyłkę pracownika kancelarii polegającą na wpisaniu na kopercie błędnego kodu pocztowego przy jednoczesnym prawidłowym określeniu adresata, nazwy ulicy i numeru budynku, należy potraktować jako oczywistą omyłkę pisarską. Taka omyłka nie powinna wywoływać negatywnych skutków dla skarżącej i działającego z należytą starannością pełnomocnika, który prawidłowo sporządził odwołanie”.  Podobnie oceniana jest oczywista, drobna omyłka w zaadresowaniu koperty, której nie przypisuje się znamienia „zawinienia” nawet w przypadku profesjonalnego pełnomocnika. Błąd w tym przypadku dotyczył odwołania, w którym wskazano adresata: „Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w K. za pośrednictwem Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla powiatu (...)-ziemskiego   w K., (...)”, zaś na kopercie umieszczono dane adresata: „Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w K., (...)”. Przesyłka została zwrócona nadawcy z adnotacją:„Nie mieści się przy (...)”Wyrok WSA w Krakowie z 3.03.2009 r. (II SA/Kr 6/09), LEX nr 529889..   W kontekście organizacji pracy kancelarii należy także poruszyć kwestię przeprowadzki kancelarii, wyjazdu pełnomocnika, w tym związanego z innymi postępowaniami, a także urlopu pełnomocnika.

Przesłanki uzasadniającej przywrócenie terminu nie stanowi okoliczność, że w czasie doręczania decyzji organu miała miejsce przeprowadzka siedziby firmy, w której adwokat strony wykonuje swój zawódWyrok WSA w Krakowie z 7.10.2011 r. (II SA/Kr 799/11), Legalis; A. Golęba (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. H. Knysiak-Sudyka, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2023, Nb 10..  Za okoliczność nadzwyczajną, czy niespodziewaną, nie jest uznawana konieczność wyjazdu w związku z terminami procesowymi w sprawach toczących się w innych postępowaniachWyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 6.05.2021 r. (I SA/Go 94/21), LEX nr 3185254.. Również wyjazd z miejsca zamieszkania nie uprawdopodabnia braku winy w uchybieniu terminu do dokonania czynności procesowejWyrok WSA w Bydgoszczy z 11.02.2014 r. (II SA/Bd 1315/13), Legalis; wyrok WSA w Bydgoszczy z 24.04.2018 r. (II SA/Bd 1310/17), Legalis.. Okolicznością uzasadniającą brak winy strony nie jest w szczególności wyjazd zagraniczny pełnomocnika i związany z tym brak możliwości osobistego odbioru korespondencjiWyrok NSA z 18.04.2023 r. (II OSK 1258/20), Legalis..  Przebywanie na urlopie przez profesjonalnego pełnomocnika nie stanowi okoliczności uprawdopodobniającej brak winy w uchybianiu terminu. Wyjazd na urlop nie stanowi nadzwyczajnej okoliczności, której profesjonalny pełnomocnik nie był w stanie przezwyciężyć. Fakt przebywania na urlopie nie zwalnia pełnomocnika strony z obowiązku dołożenia szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności procesowychWyrok NSA z 26.02.2016 r. (I OSK 2521/14), Legalis; wyrok NSA z 28.08.2019 r. (II OSK 1625/19), LEX nr 2716135; wyrok WSA w Poznaniu z 18.02.2021 r. (IV SA/Po 1877/20), LEX nr 3168557; J. Wegner (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. W. Chróścielewski, Z. Kmieciak, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2019, Nb 8..

PROBLEMY Z KORESPONDENCJĄ

Prawidłowy odbiór korespondencji, w szczególności elektronicznej, jest niezwykle istotną czynnością techniczną w pracy profesjonalnego pełnomocnika.   Należy podkreślić, że odbieranie korespondencji jest obowiązkiem profesjonalnego pełnomocnika. Okoliczność nieotwierania przez pełnomocnika kierowanej do niego korespondencji świadczy o jego rażącym niedbalstwie i nie stanowi okoliczności mieszczącej się w przesłance braku winy w uchybieniu terminowiWyrok WSA w Krakowie z 20.05.2014 r. (III SA/Kr 1209/13), LEX nr 1531805.. Również pomyłka członka rodziny odbierającego korespondencję w zakresie daty jej odbioru nie uzasadnia braku winy w uchybieniu terminu przez pełnomocnikaWyrok NSA z 17.03.2022 r. (I GSK 2371/18), Legalis..  Od 1.1.2025 r. wykonujący zawód adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, rzecznik patentowy są zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznegoPrzepis art. 9 ust. 1 ustawy z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.).. Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i osoby wykonujące zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeńhttps://www.gov.pl/web/e-doreczenia/czym-sa-e-doreczenia, dostęp: 7.02.2025 r..  Dotychczas sądy administracyjne wypowiadały się w zakresie doręczeń przez Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP), która została połączona z systemem e-Doręczeń, a także uchylonego trybu doręczeń z art. 152a § 3 Ordynacji podatkowejUstawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny wskazany w pełnomocnictwie. Z wypowiedzi tych wynika, że w przypadku wystąpienia problemów technicznych w odbiorze korespondencji elektronicznej pełnomocnik musi je uprawdopodobnić. Jak wskazał bowiem WSA w Kielcach w wyroku z 27.06.2019 r.Wyrok WSA w Kielcach z 27.06.2019 r. (I SA/Ke 197/19), Legalis., samo powołanie się przez doradcę podatkowego na problemy techniczne w odbiorze korespondencji elektronicznej od fiskusa to za mało, by przywrócić mu termin do wniesienia odwołania.

Przesłanki przywrócenia terminu nie spełnia ograniczenie się przez profesjonalnego pełnomocnika przy ustalaniu początkowej daty biegu terminu do wniesienia odwołania wyłącznie do zawiadomienia o przesłanym w danym dniu dokumencie w formacie xml., w sytuacji niekwestionowanego otrzymania przez pełnomocnika wcześniejszych zawiadomień, o możliwości odbioru decyzji w formie dokumentu elektronicznego. Z kolei w wyroku z 3.03.2022 r.Wyrok NSA z 3.03.2022 r. (II GSK 1813/18), Legalis. NSA wyjaśnił, że jeżeli okolicznością mającą uprawdopodobnić brak winy w uchybieniu terminu przez pełnomocnika jest nieprawidłowe działanie elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej, to na nim, a nie organie, ciąży obowiązek uwiarygodnienia, że dochował należytej staranności w sprawie, lecz dopełnienie czynności w terminie stało się niemożliwe z powodu trudnej do przezwyciężenia przeszkody, niezależnej od osoby zainteresowanego i istniejącej przez cały czas, aż do wniesienia wniosku. Zatem jeżeli pełnomocnik nie mógł nadać odwołania w ostatnich minutach terminu do jego wniesienia, to powinien udokumentować awarię, która mu to uniemożliwiła. Przykładowo należało zrobić zdjęcie niedziałającej strony, jeżeli nie było możliwości wykonania „zrzutu z ekranu”Wyrok NSA z 3.03.2022 r. (II GSK 1813/18), Legalis..   Zagubienie korespondencji przez organ jest podstawą do przywrócenia terminu. Jeżeli korespondencję (odwołanie) zagubił organ I instancji, wówczas organ odwoławczy poinformuje pełnomocnika o tym fakcie i zaleci mu złożenie wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania, a następnie przywróci termin. Dniem ustania przyczyny uchybienia terminu z art. 58 § 2 KPA będzie dzień doręczenia pełnomocnikowi pisma informującego go o stanie wyjaśnienia sprawyWyrok WSA w Poznaniu z 24.02.2021 r. (IV SA/Po 1810/20), Legalis; wyrok WSA w Poznaniu z 29.04.2021 r. (IV SA/Po 1812/20), Legalis..  Nieprawidłowe doręczenie pisma przez organ jest okolicznością faktyczną uzasadniającą brak winy w uchybieniu terminu przez stronę lub jej pełnomocnikaWyrok WSA w Poznaniu z 24.01.2018 r. (III SA/Po 729/17), Legalis; wyrok WSA w Krakowie z 28.03.2019 r. (III SA/Kr 138/19), Legalis; wyrok WSA w Gliwicach z 29.09.2021 r. (II SA/Gl 848/21), Legalis.. Błąd organu polegający na przesłaniu decyzji osobie nieumocowanej już do reprezentacji (ale do dnia wygaśnięcia umocowania będącej pełnomocnikiem strony), która nie przekazała jej mocodawcy w terminie, także uprawnia do domagania się przez stronę przywrócenia terminu do wniesienia odwołaniaWyrok WSA w Białymstoku z 18.07.2024 r. (II SA/Bk 284/24), LEX nr 3743422..

CHOROBA

W kontekście choroby profesjonalnego pełnomocnika w orzecznictwie często poddaje się ocenie to, czy może on planować dokonanie czynności w ostatnim dniu terminu, w którym finalnie jej nie dokonuje z powodu choroby. Zagadnienie to wyjaśnił WSA w Białymstoku w wyroku z 29.05.2018 r.Wyrok WSA w Białymstoku z 29.05.2018 r. (II SA/Bk 183/18), Legalis; podobnie wyrok NSA w Białymstoku z 9.09.1998 r. (SA/Bk 1081/97), LEX nr 34772; wyrok WSA w Warszawie z 6.12.2007 r. (VI SA/Wa 1006/07), LEX nr 445197., przyjmując, że nie można podzielić wykładni art. 58 KPA sprowadzającej się do tezy, że skoro w początkowym biegu terminu do zaskarżenia decyzji organu I instancji pełnomocnik był zdrowy, to mógł wcześniej zabezpieczyć interesy stron przez złożenie środka zaskarżenia, przewidując ewentualną chorobę w terminie późniejszym. Stanowi to naruszenie art. 129   § 2 KPA, który gwarantuje stronie termin 14 dni na wniesienie odwołania. Ustanowienie terminu 14-dniowego do wniesienia odwołania uprawnia stronę do podjęcia czynności w każdym dniu tego terminu, także w ostatnim. Okoliczność, że strona planowała dokonanie czynności nawet w ostatnim dniu terminu, nie może stanowić podstawy do przyjęcia winy w uchybieniu terminu.   Podobnie wypowiadają się w tym względzie przedstawiciele literaturyR. Stankiewicz (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. M. Wierzbowski, R. Hauser, komentarz do art. 58 KPA, Legalis 2023, Nb 13; J. Wegner (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. W. Chróścielewski, Z. Kmieciak, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2019, Nb 9; J. Wegner (w:) Z. Kmieciak, J. Wegner, M. Wojtuń, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2023, Nb 9., wskazując, że stanowisko, zgodnie z którym przeszkoda uniemożliwiająca zainteresowanemu zachowanie terminu, musi istnieć przez cały czas biegu tego terminu, sięga zbyt daleko. Nie może zatem stanowić podstawy do odmowy przywrócenia terminu okoliczność, że przeszkoda uniemożliwiająca terminowe dopełnienie czynności wystąpiła dopiero w ostatnim dniu terminu. Fakt, że strona mogła wcześniej dokonać czynności, lecz zwlekała z tym do ostatniego ustawowego terminu, w którym zaistniała przeszkoda do dokonania tej czynności, nie może stanowić podstawy odmowy uwzględnienia wniosku o przywrócenie terminu, ponieważ strona nie może przewidywać, że w ostatnim dniu terminu zaistnieje nieprzewidziana sytuacja uniemożliwiająca jej dokonanie czynności z zakresu postępowania administracyjnego.  Zatem zwlekanie z dokonaniem czynności do ostatniego dnia terminu nie jest oceniane jako działanie zawinione przez pełnomocnika strony. Jeżeli zdarzenie uniemożliwiające jej dokonanie nastąpiło dopiero w ostatnim dniu, wówczas niedokonanie czynności jest niezawinioneWyrok WSA w Warszawie z 4.09.2007 r. (VII SA/Wa 1119/07), LEX nr 420669; podobnie wyrok WSA w Warszawie z 2.09.2004 r. (V SA/Wa 1733/04), LEX nr 160635..

Mimo że planowanie czynności na ostatni dzień terminu jest dopuszczalne, uważam, że nie jest ono rozważne.   Jednocześnie pokreślenia wymaga, że sam fakt choroby poświadczony zaświadczeniem lekarskim nie jest wystarczający w judykaturzeWyrok NSA z 31.01.2012 r. (II OSK 2175/10), Legalis; podobnie wyrok NSA z 10.03.1998 r. (I SA/Po 865/97), Legalis; wyrok NSA z 1.03.1999 r. (II SA 45/99), Lex Nr 46785; wyrok WSA w Gdańsku z 18.05.2011 r. (I SA/Gd 289/11), Legalis; wyrok WSA w Rzeszowie z 25.06.2014 r. (II SA/Rz 459/14), Legalis; wyrok WSA w Warszawie z 3.04.2017 r. (IV SA/Wa 45/17), Legalis; wyrok WSA w Bydgoszczy z 24.04.2018 r. (II SA/Bd 1310/17), Legalis; wyrok NSA z 27.07.2018 r. (II OSK 2171/16), Legalis; wyrok NSA z 4.03.2019 r. (II OSK 798/18), Legalis; wyrok WSA w Poznaniu z 30.07.2019 r. (III SA/Po 262/19), LEX nr 2706416; wyrok NSA z 30.06.2020 r. (I GSK 471/20), Legalis; wyrok WSA w Gliwicach z 9.02.2021 r. (I SA/Gl 1102/20), Legalis; wyrok NSA z 24.03.2021 r. (II OSK 2315/20), Legalis; wyrok NSA z 26.04.2021 r. (I OSK 231/21), Legalis; wyrok WSA w Gliwicach z 27.10.2021 r. (III SA/Gl 579/21), LEX nr 3257991; wyrok NSA z 21.12.2021 r. (II OSK 4/19), Legalis; wyrok NSA z 17.03.2022 r. (I GSK 2371/18), Legalis. dla uprawdopodobnienia braku winy w uchybieniu terminu. W przypadku choroby pełnomocnik musi wskazać, że rodzaj choroby uniemożliwiał dokonanie czynności oraz że nie istniała możliwość skorzystania z pomocy innych osób w jej dokonaniu. Sądy, oceniając, czy uprawdopodobniony został brak winy w uchybieniu terminu, nie ograniczają się do ustalenia, czy twierdzenia o chorobie są wiarygodne, ale uwzględniają to, czy wskazana przyczyna uchybienia terminowi stanowi przeszkodę niemożliwą do przezwyciężenia i czy zainteresowany wykazał należytą staranność w podjęciu działań mogących zapobiec uchybieniu terminu np. przez wyręczenie się inną osobą. Uprawdopodobnienie niemożności przezwyciężenia okoliczności wymaga wskazania konkretnych faktów, które mogłyby przemawiać za tym, że rodzaj choroby, jej przebieg czy też zalecenia medyczne dotyczące leczenia uniemożliwiły dokonanie wskazanej czynności procesowej. Zatem nawet choroba wymagająca leżenia nie uzasadnia sama przez się braku zawinienia i przywrócenia terminu do dokonania czynności procesowej, o ile osoba uprawniona do dokonania tej czynności mogła skorzystać z pomocy osób trzecich. Szczególne obowiązki w tym zakresie ciążą na profesjonalnym pełnomocniku, który powinien w taki sposób zorganizować pracę w kancelarii, aby w razie potrzeby czynność mogła być dokonana przez inną osobę.   W zakresie rodzaju choroby przykładowo infekcja bakteryjna oskrzeli pełnomocnika nie uniemożliwia mu sporządzenia pisma procesowegoWyrok NSA z 14.01.2017 r. (II GSK 2089/17), Legalis.. Ostre zapalenie oskrzeli może wpłynąć na organizację pracy pełnomocnika, ale co do zasady nie wymaga hospitalizacjiWyrok WSA w Gliwicach z 9.02.2021 r. (I SA/Gl 1102/20), Legalis..

Podstawą przywrócenia terminu nie jest także trwające przewlekle schorzenie, które w sposób trwały nie pozbawia możliwości funkcjonowania w społeczeństwie i załatwiania własnych spraw lub w imieniu innych podmiotówWyrok NSA z 30.06.2020 r. (I GSK 471/20), Legalis.. Jednakże okoliczność, że pełnomocnik cierpi na chorobę przewlekłą, nie nakłada na niego obowiązku stałego liczenia się z faktem, że stan jego może się nagle pogorszyć i uniemożliwić wykonanie czynności procesowej. Uprawdopodobnienie nagłego, nieprzewidzianego pogorszenia stanu zdrowia, uniemożliwiającego osobiste działanie pełnomocnika, nie może wywoływać dla strony niekorzystnych skutkówWyrok WSA w Warszawie z 6.12.2007 r. (VI SA/Wa 1006/07), LEX nr 445197; podobnie wyrok WSA w Warszawie z 4.10.2007 r. (VI SA/Wa 999/07), LEX nr 501145..  Podstawę do przywrócenia terminu może stanowić depresja. W wyroku z 20.02.2018 r.Wyrok NSA z 20.02.2018 r. (II FSK 352/16), Legalis. NSA uznał bowiem, że nie tylko wystąpienie nagłych schorzeń może usprawiedliwiać niezawinione działanie w kontekście uchybienia terminu do wniesienia odwołania od decyzji. Przykładem tego jest wystąpienie objawów depresji, mogących istotnie wpływać na zdolność działania danej osoby, czyniąc prawdopodobnym, że niedopełnienie nałożonych na nią obowiązków mogło obiektywnie mieć charakter niezawiniony. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy pełnomocnik prowadzi kancelarię indywidualnie i ma ograniczoną możliwość przekazania prowadzenia sprawy innej osobie.  Podejrzenie przez pełnomocnika u siebie choroby COVID-19 uprawdopodabnia przywrócenie terminu.   Możliwość bycia osobą zakażoną, stanowiąca zagrożenie dla zdrowia tak samej pełnomocniczki, jak też innych osób, może skutkować podjęciem działań zapobiegawczych przed rozprzestrzenieniem się choroby na pracowników kancelarii, co spowodowało niezachowanie terminu do złożenia odwołania. Do takiej ostrożności zobowiązują nie tylko przepisy prawa pracy – dotyczące pełnomocnika jako pracodawcy w stosunku do pracowników kancelarii, ale  i odpowiedzialność społecznaWyrok WSA w Gdańsku z 20.04.2021 r. (II SA/Gd 850/20), Legalis; podobnie postanowienie NSA z 17.08.2022 r. (I GZ 283/22), LEX nr 3402919; J. Wegner (w:) Z. Kmieciak, J. Wegner, M. Wojtuń, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2023, Nb 9..   Jeśli chodzi o w podjęcie działań mogących zapobiec uchybieniu terminu, np. posłużenie się inną osobą, to profesjonalny pełnomocnik powinien tak zorganizować pracę kancelarii, aby w razie choroby mógł go zastąpić substytut.

Przeszkoda wykluczająca dokonanie przez adwokata samodzielnie czynności procesowej nie jest okolicznością świadczącą o braku jego winy w uchybieniu terminuWyrok WSA w Łodzi z 9.04.2024 r. (II SA/Łd 97/24), LEX nr 3718309; podobnie wyrok NSA z 27.03.2008 r. (I OSK 506/07), LEX nr 505390; wyrok WSA w Szczecinie z 24.06.2010 r. (II SA/Sz 320/10), Legalis; wyrok NSA z 13.12.2018 r. (II OSK 2907/18), LEX nr 2625886.. W wyroku z 7.02.2020 r. Wyrok WSA w Warszawie z 7.02.2020 r. (VI SA/Wa 2197/19), LEX nr 3196304; podobnie wyrok NSA z 16.04.2014 r. (I OSK 110/14), Legalis.WSA w Warszawie orzekł, że wskazywanie na prowadzenie jednoosobowej kancelarii jako przyczyny braku możliwości wyręczenia się osobą trzecią i z tego powodu braku winy w niedochowaniu terminu do wniesienia odwołania nie jest obiektywną przesłanką uzasadniającą przywrócenie terminu.  W wyroku z 16.04.2014 r.Wyrok NSA z 16.04.2014 r. (I OSK 110/14), Legalis.NSA wyjaśnił, że tylko choroba uniemożliwiająca osobiste dokonanie czynności procesowej, przy braku możliwości skorzystania z pomocy lub zastępstwa innych osób, usprawiedliwia niedochowanie terminu do dokonania tej czynności. Brak winy jest uprawdopodobniony, gdy wnioskodawca wykaże zaistnienie przeszkody eliminującej możliwość dokonania czynności. W przypadku choroby może to być np. pobyt w szpitalu, nagły atak choroby, które uniemożliwiają samodzielne dokonanie czynności lub skorzystanie z pomocy innej osoby. Analogicznie w wyroku z 22.01.2016 r.Wyrok WSA w Poznaniu z 22.01.2016 r. (II SA/Po 1075/15), Legalis.WSA w Poznaniu ocenił, że nagła niespodziewana choroba połączona z wyraźnym wskazaniem lekarskim, że chory ma pozostawać w łóżku, uprawdopodabnia, że pełnomocnik bez swojej winy nie dochował dokonania czynności procesowej.  Z kolei w wyroku z 13.09.2011 r.Wyrok WSA w Krakowie z 13.09.2011 r. (II SA/Kr 921/11), Legalis. WSA w Krakowie uwypuklił, że niezorganizowanie zastępstwa pełnomocnika strony w ciągu jednego dnia do dokonania czynności procesowej wymagającej zapoznania się z aktami sprawy nie może być traktowane jako przejaw winy obciążającej pełnomocnika. „W przypadku fachowego zastępstwa procesowego nie chodzi wyłącznie o techniczne zorganizowanie wysłania pisma przez inną osobę, lecz przede wszystkim o sporządzenie tego pisma. Stosunek prawny pełnomocnictwa jest stosunkiem zaufania pomiędzy pełnomocnikiem a jego mocodawcą i nie można przyjąć jako okoliczności obciążającej pełnomocnika faktu niezorganizowania zastępstwa prawnego opartego na powyższej relacji w sytuacji nagłej choroby mającej miejsce w ostatnim dniu terminu do złożenia odwołania”.

Choroba małoletniego dziecka pełnomocnika nie stanowi podstawy do przywrócenia terminu. Na profesjonalnym pełnomocniku spoczywa obowiązek takiej organizacji pracy i sprawowania nadzoru nad wykonywanymi czynnościami, aby nie dochodziło do zaniedbywania obowiązków ciążących na nim w związku ze świadczoną obsługą lub pomocą prawną. W zakresie czynności przed instytucjami prawnymi na profesjonalnym pełnomocniku, jakim jest adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy czy doradca podatkowy, ciąży szczególny obowiązek dbałości o terminowość i prawidłowość dokonywanych czynności procesowych. W sytuacjach, gdy od prawidłowego dokonania danej czynności zależy dalszy bieg sprawy powierzonej pełnomocnikowi, od pełnomocnika wymaga się maksimum staranności. Rzetelność wykonania czynności procesowych przekłada się na prawo strony do obrony swoich interesów i ochrony jej prawWyrok WSA w Krakowie z 23.01.2023 r. (II SA/Kr 1351/22), LEX nr 3519357..  Jeżeli przyczyną uzasadniającą uchybienie terminu jest zły stan zdrowia pełnomocnika, to ta przyczyna ustaje z datą zakończenia zwolnienia lekarskiego i od tej daty należy liczyć termin do złożenia wniosku o przywrócenie terminuPostanowienie NSA z 9.09.2003 r. (I SA 384/03), Legalis. .

KOMUNIKACJA Z MOCODAWCĄ, WIEK PEŁNOMOCNIKA, NADMIAR OBOWIĄZKÓW ZAWODOWYCH I DOMOWYCH

Wśród innych przyczyn rozważanych jako podstawa przywrócenia terminu w postępowaniu administracyjnym pełnomocnikowi można wymienić: komunikację z mocodawcą, wiek pełnomocnika oraz nadmiar obowiązków zawodowych i domowych.  Brak należytej komunikacji między stroną a jej pełnomocnikiem, niezależnie od tego, kto z nich się do tego faktycznie przyczynił, prowadzący do odstąpienia przez pełnomocnika od wniesienia odwołania, stanowi zawinione uchybienie i uzasadnia odmowę przywrócenia terminuWyrok WSA w Rzeszowie z 10.01.2018 r. (II SA/Rz 1230/17), Legalis..  Podobnie sam wiek pełnomocnika (69 lat), przy braku innych okoliczności, nie uzasadnia braku winy w dopełnieniu czynności w terminieWyrok WSA w Kielcach z 5.08.2008 r. (II SA/Ke 257/08), LEX nr 515997.. Przesłanki przywrócenia uchybionego terminu nie stanowi również fakt okresowego nadmiaru obowiązków zawodowych i domowychWyrok NSA z 15.10.2015 r. (II FSK 1854/13), LEX nr 1988877..

PROBLEMY KOMUNIKACYJNE, KLĘSKI ŻYWIOŁOWE

Przesłankę do przywrócenia terminu mogą stanowić jedynie zdarzenia nagłe i nieprzewidziane, uniemożliwiające działanie pełnomocnikowiWyrok WSA w Łodzi z 4.02.2020 r. (II SA/Łd 795/19), Legalis.. Okolicznościom przemawiającym za brakiem winy w uchybieniu terminowi przypisuje się charakter wyjątkowy, szczególny, niezależny od wnioskodawcyWyrok WSA w Rzeszowie z 25.06.2014 r. (II SA/Rz 459/14), Legalis; wyrok WSA w Rzeszowie z 6.02.2024 r. (II SA/Rz 1802/23), Legalis., obiektywnyWyrok NSA z 28.7.2011 r. (II OSK 1096/11), LEX nr 1132061.. Chodzi zatem o taką przeszkodę w zachowaniu terminu, która jest niezależna od wiedzy i woli strony i jest nie do przezwyciężenia, uniemożliwia nie tylko złożenie pisma procesowego w terminie, ale wyklucza w ogóle normalne działanieWyrok WSA w Rzeszowie z 6.02.2024 r. (II SA/Rz 1802/23), Legalis..  Do okoliczności faktycznych uzasadniających brak winy w uchybieniu terminu przez zainteresowanego lub jego pełnomocnika w orzecznictwieWyrok WSA w Gdańsku z 18.05.2011 r. (I SA/Gd 289/11), Legalis; wyrok WSA we Wrocławiu z 28.06.2011 r. (II SA/Wr 296/11), LEX nr 994069; wyrok WSA w Bydgoszczy z 11.02.2014 r. (II SA/Bd 1315/13), Legalis; wyrok WSA w Poznaniu z 24.01.2018 r. (III SA/Po 729/17), Legalis; wyrok WSA w Poznaniu z 5.04.2018 r. (II SA/Po 111/18), LEX nr 2494948; wyrok NSA z 15.11.2018 r. (II GSK 1486/18), LEX nr 2595516; wyrok NSA z 29.01.2019 r. (II GSK 1932/18), Legalis; wyrok NSA z 4.03.2019 r. (II OSK 798/18), Legalis; wyrok WSA w Krakowie z 28.03.2019 r. (III SA/Kr 138/19), Legalis; wyrok WSA w Warszawie z 14.02.2020 r. (VII SA/Wa 2149/19), Legalis; wyrok WSA w Warszawie z 30.06.2020 r. (VII SA/Wa 547/20), Legalis; wyrok WSA w Poznaniu z 18.02.2021 r. (IV SA/Po 1877/20), LEX nr 3168557; wyrok NSA z 26.04.2021 r. (I OSK 231/21), Legalis; wyrok WSA w Gliwicach z 29.09.2021 r. (II SA/Gl 848/21), Legalis; wyrok NSA z 21.12.2021 r. (II OSK 4/19), Legalis; wyrok NSA z 13.06.2022 r. (II OSK 1035/21), LEX nr 3357400; wyrok WSA w Szczecinie z 23.11.2023 r. (II SA/Sz 739/23), LEX nr 3650650; wyrok WSA w Rzeszowie z 6.02.2024 r. (II SA/Rz 1802/23), Legalis; wyrok NSA z 27.03.2024 r. (I OSK 317/23), LEX nr 3756551; wyrok WSA w Poznaniu z 9.10.2024 r. (II SA/Po 471/24), LEX nr 3774590. i literaturzeB. Adamiak (w:) B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, Legalis 2024, Nb 19; R. Stankiewicz (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. M. Wierzbowski, R. Hauser, komentarz do art. 58 KPA, Legalis 2023, Nb 11; J. Wegner (w:) Z. Kmieciak, J. Wegner, M. Wojtuń, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2023, Nb 7. zalicza się stany nadzwyczajne, np. przerwę w komunikacji (problemy komunikacyjne), nagłą chorobę, która nie pozwoliła na wyręczenie się inną osobą (o czym mowa powyżej), klęski żywiołowe (powódź, pożar). Tylko w takich warunkach sądy przyjmują, że wystąpił brak winy w uchybieniu terminu. Przy ocenie winy lub jej braku uwzględnia się nie tylko okoliczności, które uniemożliwiły dokonanie czynności w terminie, ale i okoliczności świadczące o podjęciu lub niepodjęciu przez stronę działań w celu zabezpieczenia dotrzymania terminu.  W wyroku z 24.03.2021 r.Wyrok NSA z 24.03.2021 r. (II OSK 2315/20), Legalis; J. Wegner (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, red. W. Chróścielewski, Z. Kmieciak, komentarz do art. 58 KPA, Lex 2019, Nb 7.NSA trafnie wyjaśnił brak winy z art. 58 KPA jako sytuację nagłą, niezależną od wiedzy i woli zainteresowanego, bliską pojęciu siły wyższej.

PODSUMOWANIE

Choć instytucja przywrócenia terminu ma zastosowanie do strony reprezentowanej przez zawodowego pełnomocnika, to przywrócenie terminu występuje rzadko.   Przywrócenie terminu w postępowaniu administracyjnym ma bowiem charakter wyjątkowyWyrok WSA w Warszawie z 19.09.2011 r. (II SA/Wa 1145/11), LEX nr 965457.. Działanie profesjonalnych pełnomocników w postępowaniu administracyjnym – adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych i doradców podatkowych – wymaga zachowania przez nich podwyższonej staranności przy dokonywaniu czynności procesowych. Wynika to z tego, że zaniedbania zawodowego pełnomocnika, powodujące uchybienie terminu, obciążają mocodawcę. Każdy stopień zawinienia fachowego pełnomocnika – zarówno wina umyślna, jak i wina nieumyślna, w tym nawet lekkie niedbalstwo, wyłączają możliwość przywrócenia terminu. Jednocześnie składając wniosek o przywrócenie terminu, pełnomocnik jest zobowiązany do uprawdopodobnienia, że uchybienie nastąpiło bez jego winy z przyczyn dotyczących jego samego, a nie mocodawcy.  Analiza tendencji w orzecznictwie sądowym oraz poglądach doktryny wykazuje, że do typowych dla pracy profesjonalnego pełnomocnika okoliczności niespełniających przesłanki braku winy w uchybieniu terminu zalicza się niewłaściwą organizację pracy kancelarii. Może ona przejawiać się w niewysłaniu pisma w terminie przez pełnomocnika, jego pracownika, praktykanta, zaadresowaniu przesyłki do sądu zamiast organu bądź w błędnej nazwie organu wpisanej na przesyłce. Pomyłka osoby odbierającej pisma w zakresie daty jego odbioru obciąża pełnomocnika. Nieuprawdopodobnione problemy techniczne w odbiorze korespondencji elektronicznej skutkują odmową przywrócenia terminu. Dla uprawdopodobnienia braku winy w uchybieniu terminu nie jest wystarczający sam fakt choroby poświadczony zaświadczeniem lekarskim. Również choroba pełnomocnika umożliwiająca sporządzenie pisma lub możliwość posłużenia się pomocą innych osób przy dokonaniu czynności (np. substytutem) spowodują odmowę przywrócenia terminu. Podstawą jego przywrócenia nie jest także choroba małoletniego dziecka pełnomocnika.

Wyjazd pełnomocnika, w tym związany z innymi postępowaniami, oraz jego urlop nie stanowią okoliczności uprawdopodobniającej brak winy w uchybieniu terminu. Na przywrócenie terminu nie należy liczyć także w razie problemów z komunikacją z mocodawcą, przekładających się na niewniesienie środka zaskarżenia, podeszłego wieku pełnomocnika czy nadmiaru obowiązków zawodowych i domowych.  Brak winy w uchybieniu terminu przez profesjonalnego pełnomocnika zajdzie w razie wystąpienia zdarzenia nagłego i nieprzewidzianego, wyjątkowego, szczególnego, obiektywnego, uniemożliwiającego mu działanie. Przeszkoda tego typu musi być nagła, niezależna od pełnomocnika i nie do przezwyciężenia, co zbliża ją do pojęcia siły wyższej. Za takie przeszkody uznaje się przerwę w komunikacji, klęski żywiołowe. Podstawą do przywrócenia terminu może być zamiana pism przy wysyłce oraz drobna omyłka w zaadresowaniu koperty z pismem (np. w kodzie pocztowym). Jest nią także zagubienie korespondencji przez organ czy nieprawidłowe doręczenie pisma przez organ. Okolicznością uprawdopodabniającą brak winy w uchybieniu terminu jest taki rodzaj choroby pełnomocnika, który uniemożliwił mu dokonanie czynności (nagła choroba, nagłe pogorszenie choroby przewlekłej, depresja, COVID-19), oraz to, że nie mógł on skorzystać w jej dokonaniu z pomocy innych osób, np. substytuta.   Podsumowując – sytuacje braku winy w uchybieniu terminu przez profesjonalnego pełnomocnika, stanowiące przesłanki przywrócenia terminu w postępowaniu administracyjnym, są rzadkie i wyjątkowe. Propozycją działania przeciwdziałającego negatywnym konsekwencjom uchybienia terminu jest nieplanowanie czynności na ostatni dzień terminu.