*Autor jest stypendystą w projekcie Uniwersytetu Wrocławskiego „Akademia Rozwoju – kluczem wzmocnienia kadr polskiej gospodarki”, współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

I. Uwagi wprowadzające

Mechanizm systemu doręczeń sądowych w zasadzie nie zmienił się od chwili uchwalenia Kodeksu postępowania cywilnego. Od tego czasu powszechnie stosowane metody komunikacji uległy radykalnej zmianie. W stosunkach gospodarczych prymat wiedzie korespondencja e-mailowa i faksowa. Tymczasem regulacje prawne nie dostrzegają wprost takiej możliwości. Warto przy tym podkreślić, że sądownictwo w niektórych przypadkach korzysta jednak z komunikacji internetowej, o ile nie kłóci się to z literalnym brzmieniem przepisów, jednak możliwe jest to tylko na zasadzie konwalidacji wad poprzez faktyczny odbiór doręczenia.

Opieranie się na komunikacji polegającej na korzystaniu z usług operatora pocztowego nie jest efektywne, a w każdym razie nie w takim stopniu, jak wtedy, gdyby stosować elektroniczną wymianę korespondencji. Przejawem szczególnego niewykorzystywania potencjału Internetu jest niestosowanie komunikacji elektronicznej w ramach doręczeń bezpośrednich pomiędzy pełnomocnikami zawodowymi. Obecnie najpopularniejszym sposobem realizacji obowiązku z art. 132 k.p.c. jest nadanie pisma tradycyjną (papierową) pocztą za potwierdzeniem nadania. Nie jest to rozwiązanie adekwatne do poziomu wzajemnego zaufania pomiędzy pełnomocnikami zawodowymi, które pozwalałoby na daleko idące ułatwienia i uproszczenia. Ponadto przepis nie uwzględnia, że ewentualne nieprawidłowości mogłyby wiązać się nie tylko z konsekwencjami procesowymi, lecz także wynikającymi z obowiązkowej przynależności do samorządów zawodowych. Co jednak najważniejsze, w gruncie rzeczy rozwiązanie opierające się na przedstawianiu sądowi potwierdzenia nadania nie jest gwarancją skutecznego doręczeniaOdnośnie do problematyki stosowania bezpośrednich doręczeń zastępczych zob. szerzej K. Weitz, (w:) T. Ereciński (red.), Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. T. 1, Warszawa 2012, s. 615 i 617. Por. I. Wolwiak, Doręczenie bezpośrednie w Kodeksie postępowania cywilnego, (w:) K. Markiewicz (red.), Reforma postępowania cywilnego w świetle projektów Komisji Kodyfikacyjnej, Warszawa 2011, s. 318–321..

W ostatnim czasie usługi w przedmiocie doręczeń bezpośrednich rozwijają operatorzy  pocztowi inni niż operator wyznaczony. Wciąż jednak nie są to usługi odpowiadające w pełni metodom komunikacji powszechnie znanym obrotowi gospodarczemu. Punktem przełomowym w tym zakresie będzie dopiero wykorzystanie mechanizmów elektronicznych, tak aby odpis pisma można było przesłać drogą elektroniczną. Konieczne byłoby w takiej sytuacji, aby doręczany odpis pisma miał postać elektroniczną, a nadto musiałby funkcjonować elektroniczny sposób wysyłania i odbioru korespondencji.

W takim stanie rzeczy rodzi się pytanie o możliwość stosowania w obecnym stanie prawnym w pełni zinformatyzowanych rozwiązań. Zgodnie z art. 132 § 1 zd. 1 i 2 k.p.c. przedmiotem doręczeń bezpośrednich są „odpisy pism procesowych z załącznikami”. Z kolei do pisma procesowego wniesionego do sądu dołączyć należy „dowód doręczenia drugiej stronie odpisu” albo „dowód jego wysłania przesyłką poleconą”. Aby zatem można było wykorzystać w pełni Internet, konieczne jest nie tylko umożliwienie stosowania odpisów pism procesowych i załączników, ale też zinformatyzowanie „dowodu doręczenia drugiej stronie odpisu” lub „dowodu jego wysłania przesyłką poleconą”. Dwa te warunki – elektroniczny odpis i zinformatyzowany dowód doręczenia (wysłania) – muszą być spełnione łącznie.

II. Odpis w postaci elektronicznej

Pisma procesowe co do zasady wnosi się w postaci papierowej. Stosowanie komunikacji elektronicznej jest ograniczone do przypadków wskazanych w Kodeksie postępowania cywilnego. Kwestia ta była niejednokrotnie przedmiotem orzecznictwa Sądu NajwyższegoZob. uchwałę SN z 23 maja 2012 r., III CZP 9/12, postanowienie SN z 19 czerwca 2013 r., I CZ 59/13. Por. też na gruncie prawa karnego: postanowienie SN z 26 marca 2009 r., I KZP 39/08., w którym przytoczono wiele argumentów za odmówieniem skuteczności w kontaktach z sądem choćby art. 5 ustawy o podpisie elektronicznymUstawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 262).. Co oczywiste, wykazanie dokonania doręczenia bezpośredniego w piśmie kierowanym do sądu nie wiąże się z koniecznością wniesienia przedmiotowego odpisu pisma do sądu, lecz bezpośrednio stronie przeciwnej. Odpis funkcjonuje stąd jedynie w rzeczywistości pozasądowej. W tej sytuacji regulacje dotyczące sposobu wnoszenia pism do sądu nie są miarodajne i jako takich nie stosuje się ich w tym zakresie. W odmiennym przypadku w zasadzie nie byłoby możliwości stosowania doręczeń bezpośrednich w sytuacji, kiedy powód jest zobligowany do korzystania z elektronicznej drogi wnoszenia pism, a pozwany nie musi i nie chce odbierać pism doręczanych elektronicznie. Wtedy nie można przesłać pisma drogą elektroniczną, ponieważ doręczenie elektroniczne możliwe jest jedynie, jeśli adresat uprzednio wyraził zgodę na taki sposób odbioru korespondencji. Na marginesie należy tylko zaznaczyć, że czym innym są przepisy dotyczące wnoszenia pisma, a czym innym regulacje dotyczące treści pisma, jednak w istocie trudno twierdzić, że odpis pisma ma szczególną treść, skoro jest to kopia pisma.

Wydaje się, że obecne przepisy pozwalają na posługiwanie się na użytek doręczeń bezpośrednich odpisami w postaci elektronicznej, o ile jednak obie strony to uzgodnią lub wyrażą wprost zgodę. J. Gudowski wskazałJ. Gudowski, (w:) T. Ereciński (red.), Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. T. 2, Warszawa 2009, s. 679. Przychylił się do tego poglądu: K. Weitz, (w:) T. Ereciński (red.), Kodeks postępowania cywilnego, s. 615 oraz T. Wiśniewski, (w:) H. Dolecki, T. Wiśniewski, Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, T. 2, Warszawa 2010, s. 593. W niniejszym opracowaniu odwołania do doktryny często związane są z nieobowiązującym już art. 4799 k.p.c., który podobnie regulował kwestię dowodu doręczenia (nadania) odpisu pisma drugiej stronie. , że dowód doręczenia bezpośredniego może stanowić potwierdzenie przyjęcia faksu. Choć Autor nie rozwinął tej kwestii, to przyjąć należy, że jednocześnie uznał, iż faksem może zostać przesłany odpis. Tymczasem trudno uznać faks za medium radykalnie inne niż poczta elektroniczna. Wykorzystanie faksu to również posługiwanie się komunikacją elektroniczną.

Przeszkodą nie jest regulacja dotycząca poświadczania dokumentów (przykładowo art. 4 ust. 1b Prawa o adwokaturzeUstawa z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r. poz. 635).). Odpisy pisma i załączników dla uczestniczących w sprawie osób w rozumieniu art. 128 k.p.c. nie muszą być poświadczane za zgodność z oryginałem. Wystarczy, że są to zwykłe kserokopieTak M. Jędrzejewska, K. Weitz, (w:) T. Ereciński (red.), Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. T. 1, Warszawa 2009, s. 410.. Tym samym nie ma przeszkód w zrobieniu elektronicznych odpisów. Skoro zwykła kserokopia może odnieść skutek, to nie sposób odmówić doniosłości elektronicznej kopii, czyli elektronicznemu odpisowi. Z punktu widzenia technicznego taki elektroniczny odpis jest nawet znacznie bardziej wiarygodny, ponieważ w wyższym stopniu gwarantuje prawdziwość (ewentualne modyfikacje najczęściej można rozpoznać), nadto nierzadko w prosty sposób umożliwia poznanie daty stworzenia takiej kopii, a nawet personaliów osoby technicznie tworzącej kopię. Powyższe można sprowadzić do rozumowania, że jeśli kserokopiarka jest połączona z siecią internetową lub intranetową, to osoba, która robi ksero, wybiera, czy chce, aby produktem była kopia na kartce papieru, czy też aby skserowany obraz pisma został zapisany w postaci pliku komputerowego.

Nie ma potrzeby opatrywania odpisów podpisem jako swoistą namiastką poświadczania autentyczności. Ich rolą nie jest przedstawianie wniosków, żądań, tez lub dowodów (wniosków dowodowych), lecz informowanie innych uczestników postępowania o treści głównych pism, zawierających wspomniane wnioski, żądania, tezy lub dowody. Nawet gdyby przyjąć, że na odpisach konieczny jest podpis, to wydaje się, że nie należałoby wykluczać na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym (ale tylko w przypadku doręczeń bezpośrednich) skuteczności bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, ponieważ nie jest to, jak wyżej już zaznaczono, wnoszenie pisma do sądu.

Rodzaj załączników do pisma procesowego może uniemożliwiać proste stworzenie ich elektronicznych odpisów. Jeśli format odpisów nie jest standardowy, problemem mogą być również możliwości techniczne ich odbioru. Wtedy nie będzie można posłużyć się elektronicznym odpisem. Jest to jednak kwestia faktyczna, choć ma skutek prawny w takim sensie, że pozbawia możliwości skorzystania z Internetu na potrzeby przesłania odpisów.

Nie jest konieczne korzystanie z usług pocztowego operatora wyznaczonego, jednak tylko jeśli nie jest istotny termin przesłania pisma. Wyłącznie skorzystanie z usług operatora wyznaczonego umożliwia ewentualne zachowanie terminu. Wynika to wprost z art. 165 § 2 k.p.c. Nawet zatem gdyby taki operator nie stwarzał możliwości posługiwania się elektronicznymi odpisami, to nie byłaby to bezwzględna przeszkoda w wysyłaniu takich odpisów. Ryzyko niezachowania terminu w przypadku niekorzystania z usług operatora wyznaczonego jest eliminowane jedynie w sytuacji otrzymania, przed upływem terminu, o czym szerzej w dalszej części, dowodu doręczenia drugiej stronie odpisu.

Podsumowując niniejszy akapit, należy stwierdzić, że dopuszczalne jest stworzenie na potrzeby doręczeń bezpośrednich elektronicznych odpisów pism i załączników. Jednak nie oznacza to, że takimi odpisami można się posługiwać zawsze. Po pierwsze, warunkiem koniecznym jest możliwość odbioru takiego odpisu przez uczestnika postępowania. Po drugie wreszcie – co ważniejsze – konieczne jest zadośćuczynienie wymogowi posiadania dowodu doręczenia (wysłania). Patrząc z punktu widzenia efektywności działania, należy stwierdzić, że najlepszym rozwiązaniem byłoby otrzymanie takiego dowodu również w postaci elektronicznej. Jednak zagadnienie to może wzbudzać kontrowersje prawne.

III. Wykazanie przed sądem dokonania doręczenia bezpośredniego

Do doręczeń bezpośrednich nie stosuje się art. 131 k.p.c.Tym samym nie stosuje się również aktów wykonawczych związanych z tym przepisem (rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym, tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 1350 ze zm.). Zob. K. Weitz, (w:) T. Ereciński (red.), Kodeks postępowania cywilnego, s. 615.  Nawet pomocnicze stosowanie tego przepisu na potrzeby wykładni pojęć wydaje się nieuzasadnione, przy czym również niepotrzebne. W razie potrzeby miarodajne będą bezpośrednio regulacje Prawa pocztowegoUstawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. poz. 1529). dotyczące przesyłek pocztowych.

Wykazanie dokonania doręczenia bezpośredniego w piśmie kierowanym do sądu może przybrać różne formy, przy czym niektóre mogą budzić wątpliwości prawne. Regulacja prawna art. 132 k.p.c. zakreśla dwa generalne warianty: „dowód doręczenia drugiej stronie odpisu” lub „dowód jego wysłania przesyłką poleconą”. Hipotetycznie mogą zostać one zrealizowane na różne sposoby.

Najpewniejszym rozwiązaniem jest otrzymanie od adresata na papierze potwierdzenia (podpisanego własnoręcznie), że odebrał skierowane do niego doręczenie. Niezależnie, czy doręczenie bezpośrednie nastąpiło na papierze, czy drogą elektroniczną, taki dowód uczyni zadość wymogowi art. 132 § 1 zd. 2 k.p.c. Pytanie jednak, czy sytuacja przedstawia się odmiennie, jeżeli mamy inny dowód aniżeli własnoręcznie podpisane przez adresata oświadczenie odbioru pisma. Kluczowym problemem może być własnoręczność podpisu. W doktrynie podniesionoZob. K. Weitz, (w:) T. Ereciński (red.), Kodeks postępowania cywilnego, s. 616. M. Michalska-Marciniak, (w:) A. Marciniak, K. Piasecki (red.), Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. T. 1, Warszawa 2014, s. 491; I. Wolwiak, Doręczenie bezpośrednie, s. 319., że dowodem doręczenia musi być dokument pochodzący od odbiorcy, obejmujący jego podpis i datę. Zgodzić się należy, że ani nadawca, ani osoba trzecia nie mogą wystawić dokumentu potwierdzającego odbiór, lecz może to zrobić jedynie odbiorca. Jednak przepisy nie określają, w jaki sposób odbiorca ma poświadczyć odbiór.

Jeśli dokument o odbiorze korespondencji opatrzony będzie bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, to taki dowód będzie na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym równoważny dokumentowi podpisanemu własnoręcznie. Z zasady nie stoi temu na przeszkodzie brak skuteczności takiego podpisu w przypadku opatrywania nim pism procesowych wnoszonych do sądu, ponieważ dowód odbioru doręczenia nie jest pismem procesowym, a jedynie załącznikiem do pisma i jako taki należy traktować go jako swoisty dowódPor. trafne wnioski na temat dowodowego charakteru potwierdzenia odbioru na gruncie art. 142 k.p.c., K. Weitz, (w:) T. Ereciński (red.), Kodeks postępowania cywilnego, s. 680–681. Nie wydaje się, aby inny charakter miało potwierdzenie doręczenia w przypadku art. 132 k.p.c. – wprawdzie ten ostatni przepis wprost wskazuje, jakie są konieczne załączniki pisma kierowanego do sądu, to jednak nie precyzuje, jak ma wyglądać doręczenie, a tym bardziej jaką postać, strukturę i treść powinien mieć „dowód doręczenia drugiej stronie odpisu” lub „dowód jego wysłania przesyłką poleconą”.  (dokument prywatny). Potwierdzenia odbioru nie dokonuje się w ramach obrotu sądowego, stąd nadawca i odbiorca nie muszą działać na identycznych zasadach, jak przy korespondencji doręczanej przez sąd. Dodać przy tym należy, że może to  być dokument oryginalny, a nie jego kopia, o ile w ogóle rozróżnienie pomiędzy kopią a oryginałem ma sens w przypadku dokumentów elektronicznych. Jednak problemem może być faktyczne przedstawienie takiego dowodu w sądzie. Wydrukowanie go nie jest możliwe, ponieważ zniweczy walor kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Z kolei wniesienie go na nośniku informatycznym może spowodować problem z jego odczytaniem przez sąd. Z tych względów posługiwanie się tym rodzajem podpisu elektronicznego jest faktycznie niemożliwe w przedmiotowej sytuacji. Niemniej nie oznacza to, że dowody opatrzone tym podpisem są „bezskuteczne”, gdyż mogą odegrać taką rolę, jak dowody wskazane w kolejnym akapicie.

Wydaje się, że pozbawiać skuteczności nie należy również dowodu doręczenia, jeśli nie ma powyżej przywołanego rodzaju podpisu elektronicznego, choć oczywiście również wtedy dowód powinien wskazywać, kto go wystawił. Przypomnieć należy w tym miejscu wcześniej już przytoczone stanowisko J. GudowskiegoJ. Gudowski, (w:) T. Ereciński (red.), Kodeks postępowania cywilnego, s. 679., że dowód doręczenia bezpośredniego może stanowić potwierdzenie przyjęcia faksu. Dla oceny zatem, czy przedstawiony „dowód” stanowi „dowód doręczenia drugiej stronie odpisu” w rozumieniu art. 132 § 1 zd. 2 k.p.c., ważne jest jedynie, czy rzeczywiście w sposób wiarygodny i bezstronny (czyli nie tylko z punktu widzenia wysyłającego) poświadcza odbiór doręczenia. Niemniej nadawca, przedstawiając inny dowód niż własnoręcznie podpisany przez odbiorcę, musi liczyć się z ryzykiem, że w toku postępowania przedmiotowy odbiorca może negować jego wystawienie, a jednocześnie nadawca może nie dysponować dowodami na podważenie twierdzeń adresata.

Kolejną metodą wykazania dokonania doręczenia bezpośredniego w piśmie kierowanym do sądu jest „dowód jego wysłania przesyłką poleconą”. Przesyłka polecona, o jakiej mowa w analizowanym przepisie, została zdefiniowana w art. 3 pkt 22 w zw. z pkt 20, 21 i 23 Prawa pocztowego. W myśl tych przepisów przesyłka polecona to przesyłka pocztowa (rzecz z korespondencją lub druk), opatrzona oznaczeniem adresata i adresem, przyjęta przez operatora pocztowego w celu przemieszczenia i doręczenia adresatowi za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru, a nadto przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem. W uproszczeniu – jest to zatem przesyłka, której nadanie, ale też odbiór, kwituje się, stąd w efekcie istnieje w razie potrzeby możliwość udowodnienia, że adresat pokwitował odbiór, pomimo że nadawca nie otrzymuje w zwykłym trybie czynności potwierdzenia odbioru. Przede wszystkim jednak doręczanie przesyłek pocztowych jest zastrzeżone dla operatorów pocztowych (przedsiębiorców uprawnionych do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych). Dla uzyskania dowodu wysłania drugiej stronie odpisu przesyłką poleconą konieczne jest zatem skorzystanie z usług operatora pocztowego.

Zinformatyzowanie czynności na użytek otrzymania potwierdzenia wysłania może przebiegać na trzy sposoby. Po pierwsze, zinformatyzowane może być jedynie nadawanie przesyłki. Takie usługi są już dostępne na rynku. W ten sposób można elektronicznie nadać przesyłkę i uzyskać potwierdzenie nadania. W takim wariancie sama przesyłka ma jednak postać papierową. Potwierdzenie nadania również jest papierowe, ale uzyskane bez potrzeby wizyty w placówce operatora pocztowego (potwierdzenie generowane jest w systemie teleinformatycznym, a następnie drukowane przez nadawcę).

Drugi możliwy wariant to otrzymanie papierowego potwierdzenia nadania, jednak przesyłka miałaby postać elektroniczną. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 Prawa pocztowego przesyłanie przesyłek pocztowych może  następować przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej – jednak jest to możliwe wyłącznie, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej. Jak będzie to wyjaśnione w dalszej części, taka korespondencja przynajmniej w pewnym okresie obiegu przybrać musi postać fizycznej (materialnej) rzeczy. Nie może od nadania do odbioru stanowić wyłącznie zapisu informatycznego.

Ostatni wariant służący uzyskaniu dowodu w postaci potwierdzenia nadania to zinformatyzowanie zarówno nadawania, jak i choć częściowe zinformatyzowanie samego doręczenia. Ciekawą usługą byłoby, gdyby operator pocztowy umożliwił elektroniczne nadanie i przesłanie do operatora odpisu w postaci elektronicznej, który to odpis następnie byłby drukowany przez operatora i w postaci papierowej doręczany odbiorcy. Usługa taka jest oferowana na rynku, ale nie dotyczy przesyłek poleconych, lecz zwykłych. Rozwiązałoby to jednocześnie problem z adresem elektronicznym odbiorcy, który to adres byłby zbyteczny, skoro doręczenie adresatowi byłoby tradycyjne. Wydaje się, że taki wariant znajduje oparcie w prawie. Główną wątpliwość prawną rodziłaby moc prawna takiego odpisu, ale jak powyżej wskazano, w doktrynie i orzecznictwie dopuszczono posługiwanie się zwykłą kopią jako odpisem. Z faktycznego punktu widzenia nie ma znaczenia, czy wydruku dokona nadawca, czy użyte zostaną drukarki obsługiwane przez operatora.

Tylko operator wyznaczony (operator pocztowy obowiązany do świadczenia usług powszechnych) dysponuje możliwością, aby elektronicznie nadane i elektronicznie przesłane odpisy umożliwiały zachowanie daty wniesienia do sądu równoznacznej z datą nadania. Inni operatorzy pocztowi mogą świadczyć taką usługę, jednak wtedy datą wniesienia do sądu nie będzie jednocześnie data nadania. Jak wskazano w poprzednim akapicie, wątpliwe jest, czy można mówić o usłudze pocztowej, a tym samym przesyłce poleconej, jeżeli przesyłka nie ma postaci materialnej choć „na moment” w toku przesyłania korespondencji. Jeśli zatem przedsiębiorca będący operatorem pocztowym zdecydowałby się na całkowite zinformatyzowanie przesyłania korespondencji, czyli odbierałby od nadawcy dokument elektroniczny i doręczał go odbiorcy w takiej postaci, to takie działanie nie byłoby usługą pocztową, a tym samym nie mogłoby być przesyłką pocztową w rozumieniu Prawa pocztowego, co z kolei nie pozwalałoby na uzyskanie niezbędnego w kontekście art. 132 § 1 zd. 2 k.p.c. „dowodu wysłania przesyłką poleconą”.

IV. Doręczenia bezpośrednie w elektronicznym postępowaniu upominawczym

Obecnie jedynym postępowaniem procesowym, w którym można wnosić pisma drogą elektroniczną (art. 125 § 2¹ k.p.c. w zw. z art. 505³¹ § 1 k.p.c.) i gdzie stosuje się doręczenie elektroniczne (art. 131¹ k.p.c. wraz z aktem wykonawczymRozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 grudnia 2009 r. w sprawie trybu doręczeń elektronicznych w elektronicznym postępowaniu upominawczym (Dz.U. nr 226, poz. 1831).), jest elektroniczne postępowanie upominawcze. Stosowanie w tym postępowaniu doręczeń bezpośrednich może mieć miejsce jedynie w razie zajścia wysoce szczególnej sytuacji, w której pozwany jest reprezentowany przez zawodowego pełnomocnika (przykładowo ustanawia adwokata), ale jednocześnie nie wnosi sprzeciwu i w międzyczasie – w toku trwającego postępowania rozpoznawczego – powód lub pozwany ma potrzebę wniesienia takiego pisma procesowego, które kwalifikuje się do doręczeń bezpośrednich.

Szczególność elektronicznego postępowania upominawczego wynika z tego, że dojście do interakcji pomiędzy stronami (czyli kiedy pozwany dowie się o sprawie, a tym samym  druga strona będzie mogła uzyskać informację, że strona przeciwna jest reprezentowana przez zawodowego pełnomocnika) najczęściej prowadzić będzie do zakończenia procedowania w elektronicznym postępowaniu upominawczym i rozpoczęcia stosowania przepisów albo postępowania zwykłego, albo innego postępowania odrębnego. Tym samym zaistnieje brak podstaw do dalszego stosowania przepisów statuujących zinformatyzowane instytucje procesowe. Jeśli doręczenie pozwu i nakazu zapłaty pozwanemu pociągnie za sobą wniesienie sprzeciwu, sprawa zostanie przekazana do sądu według właściwości ogólnej i co do zasady nie będą stosowane już przepisy dotyczące elektronicznego postępowania upominawczego, a ewentualne doręczenia bezpośrednie w dalszym toku postępowania będą odbywały się na zwykłych zasadach.

Gdyby jednak zaszła konieczność dokonania doręczenia bezpośredniego w elektronicznym postępowaniu upominawczym, pojawi się wiele problemów. Nie jest jasne, czy obowiązkowo należy stosować doręczenie elektroniczne na podstawie art. 131¹ k.p.c., co wynika z natury tych doręczeń. Doręczenia elektroniczne stosowane w elektronicznym postępowaniu upominawczym są lustrzanym odbiciem wnoszenia pism procesowych. Obie czynności polegają na zamieszczaniu bezpośrednio przez strony lub sąd pism procesowych lub sądowych w aktach sprawy.

Jeśli w elektronicznym postępowaniu upominawczym pozwany nie wniesie wcześniej pisma drogą elektroniczną, to – jak wcześniej zasygnalizowano – powód nie będzie faktycznie mógł zastosować względem niego bezpośredniego doręczenia elektronicznego. Niezależnie od podstaw prawnych do takiego działania nie będzie to faktycznie możliwe, ponieważ powód nie znałby (i nie musi znać) żadnego adresu elektronicznego, na który mógłby skierować doręczenie. Nie będzie zatem istniał kanał elektronicznej komunikacji. Gdy zaś pozwany wniesie pismo drogą elektroniczną, a tym samym zobowiąże się do odbioru doręczanej elektronicznie korespondencji (tak art. 131¹ § 1 in fine k.p.c.), to będzie w takiej samej sytuacji jak powód. Wtedy sytuacja strony muszącej doręczyć bezpośrednio drugiej stronie odpis pisma byłaby – niezależnie od tego, jak chciałaby dokonać doręczenia bezpośredniego – trudna do faktycznego dokonania i prawnie wątpliwa. Gdyby strona chciała dokonać doręczenia tradycyjnego (papierowego), to wprawdzie mogłaby tego dokonać, ale zaistniałby problem z wykazaniem dokonania doręczenia bezpośredniego w piśmie kierowanym do e-sądu, ponieważ do tych pism nie można załączać żadnych załączników (technicznie nie jest to możliwe). Jedyne uzasadnienie prawne rozwiązujące ten problem mogłoby polegać na odpowiednim stosowaniu art. 505³² § 1 zd. 2 k.p.c. i art. 505³⁵ § 1 zd. 1 k.p.c., co jednak byłoby wątpliwe prawnie.

Z kolei gdyby strona chciała dokonać doręczenia elektronicznego, to musiałaby tego dokonać analogicznie do doręczenia dokonywanego przez e-sąd, ponieważ stronie tej byłby znany jedynie adres elektroniczny w systemie teleinformatycznym e-sądu. Byłyby jednak dwa problemy w takiej sytuacji. Po pierwsze, strona taka nie mogłaby uzyskać, zgodnie z art. 132 k.p.c., potwierdzenia nadania przesyłki poleconej, ponieważ taki przekaz informatyczny nie jest kwalifikowany jako przesyłka polecona. Po drugie, istniałaby obawa, że nie będzie możliwości otrzymania również dowodu doręczenia, ponieważ aby on był możliwy, strona przeciwna musiałaby faktycznie odebrać pismo (czyli wejść na swoje konto w systemie teleinformatycznym obsługującym e-sąd), ewentualnie musiałby upłynąć termin na przyjęcie fikcji doręczenia (odpowiednio stosowany art. 131¹ § 2 k.p.c.). Mając powyższe na uwadze, należy uznać, że w przedstawionym zakresie mamy do czynienia ze swoistą luką prawną (o ile w ogóle jest możliwe, że zrealizują się na gruncie elektronicznego postępowania upominawczego przesłanki, o jakich mowa w art. 132 k.p.c.). Jak się wydaje, w elektronicznym postępowaniu upominawczym nie należy zatem stosować doręczeń bezpośrednich. Podkreślić należy jednak,  że dotyczy to jedynie sprawy, która jest na etapie procedowania w elektronicznym postępowaniu upominawczym, a nie rozpoznawanej w dalszym toku czynnościCo do momentu wyznaczającego koniec procedowania w elektronicznym postępowaniu upominawczym zob. Ł. Goździaszek, Elektroniczne postępowanie upominawcze, Warszawa 2014, s. 100–103..

V. Doręczenia bezpośrednie w pracach legislacyjnych

Proponowane zmiany legislacyjne zakładają wprowadzenie w zakresie doręczeń elektronicznych systemu wzorowanego w znacznej mierze na elektronicznym postępowaniu upominawczym. Zinformatyzowane instytucje procesowe, w szczególności dotyczące wnoszenia pism procesowych drogą elektroniczną i doręczeń elektronicznych, miałyby być stosowane również w innych przypadkach niż tylko we wspomnianym postępowaniu. Niezakończone prace legislacyjne nie pozwalają jednak ocenić, jaki ostatecznie kształt będą miały nowe przepisy.

W myśl założeń projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (według wersji z 15 listopada 2012 r.)Projekt dostępny na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji – Rządowy Proces Legislacyjny, http:// legislacja.rcl.gov.pl/docs//1/48466/48498/48499/dokument55901.pdf (dostęp: 18 lipca 2014 r.). Projekt w takim kształcie został przedłożony Radzie Ministrów. doręczenia elektroniczne miałyby być stosowane wobec tych uczestników postępowania, którzy wybrali drogę elektroniczną w zakresie składania pism procesowych. Zastrzeżono jednak, że będzie możliwa rezygnacja zarówno z drogi elektronicznej wnoszenia pism, jak i doręczeń elektronicznych, przy czym rezygnacja musiałaby być jednoczesna z obu czynności. Pod względem informatycznym stosowany byłby taki sam mechanizm jak obecnie w elektronicznym postępowaniu upominawczym.

Przedmiotowe założenie legislacyjne wprost przy tym uwzględnia kwestię doręczeń bezpośrednich. W wypadku gdy obie strony będą wnosiły pisma drogą elektroniczną, a tym samym będzie stosowało się wobec nich doręczenie elektroniczne, doręczenie bezpośrednie (jeśli w ogóle ta instytucja zostanie utrzymana) będzie przebiegało identycznie jak wniesienie pisma drogą elektroniczną. Stworzenie zatem pisma w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe czyniło będzie zadość zarówno jego wniesieniu do sądu, jak i wymogowi doręczenia odpisu drugiej stronie postępowania.

Pierwotnie projektowano nieco inne rozwiązanie. Na początku prac legislacyjnychProjekt dostępny na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji – Rządowy Proces Legislacyjny, http:// legislacja.rcl.gov.pl/docs//1/48466/48467/48468/dokument38223.pdf (dostęp: 18 lipca 2014 r.). Projekt w takim kształcie został przedłożony do konsultacji społecznych. proponowano wprowadzenie zasady, wedle której pełnomocnikom zawodowym wszystkie pisma byłyby doręczane wyłącznie drogą elektroniczną, inni zaś uczestnicy postępowania mogliby z takich doręczeń korzystać, jeżeli wprost wybraliby taki sposób odbioru pism. Ponadto wskazano, że jeżeli pełnomocnicy obu stron korzystaliby z doręczeń elektronicznych, umieszczenie pisma procesowego w systemie teleinformatycznym byłoby równoznaczne z dopełnieniem obowiązku doręczenia odpisu pisma pełnomocnikowi strony przeciwnej, o którym mowa w art. 132 § 1 k.p.c.

VI. Specjalny system prowadzony przez samorządy zawodowe

Z uwagi na ryzyko wiążące się z nieotrzymaniem dowodu doręczenia posługiwanie się doręczeniem elektronicznym w trybie doręczeń bezpośrednich jest dość nieefektywne. Racjonalne byłoby jedynie w sytuacji, kiedy dokonujący doręczenia nie ponosiłby ryzyka, że adresat odbierze pismo i potwierdzi  jego otrzymanie, co najczęściej wymagałoby uprzedniego uzgodnienia tego z pełnomocnikiem zawodowym strony przeciwnej i zaufania co do dotrzymania uzgodnienia, które nie miałoby w gruncie rzeczy prawnej doniosłości. W takim stanie rzeczy pożądane byłoby zaangażowanie się w sferę doręczeń bezpośrednich samorządów zawodowych, które dostarczyłyby stosownych narzędzi do dokonywania doręczeń bezpośrednich i byłyby gwarantem ich skuteczności. Istotnie ułatwiłoby to wykonywanie zawodu przez członków samorządu. Byłaby to nawet wymierna korzyść dla zawodowych pełnomocników, którzy zaoszczędziliby czas potrzebny na dokonanie papierowej wysyłki i koszty opłat z tym związanych – zarówno opłat pocztowych, jak i ewentualnego wynagrodzenia osoby, która tych czynności dokonuje. Jednocześnie stanowiłoby to wyraz nowoczesnego samorządu zawodowego, który stwarza realne i niezwykle praktyczne (każdemu potrzebne) warunki do wykonywania zawodu.

Wydaje się, że obecnie możliwe jest (pod względem prawnym i informatycznym) stworzenie przez samorządy zawodowe na użytek swoich członków systemu teleinformatycznego pozwalającego na wymianę korespondencji pomiędzy zawodowymi pełnomocnikami (członkami samorządów zaangażowanych w prowadzenie systemu). Niekoniecznie byłoby to rozwiązanie obligatoryjne dla wszystkich członków danego samorządu, lecz jedynie dla tych, którzy wprost zadeklarowaliby chęć korzystania z takiego systemu (przykładowo poprzez założenie konta w tym systemie) lub nie sprzeciwialiby się jego stosowaniu. Ważne jest jednak to, aby istniało powiązanie pomiędzy prawem (obowiązkiem) wysyłania odpisów drogą elektroniczną i prawem (obowiązkiem) odbierania odpisów pism i załączników przesyłanych w ten sposób. Wydatnie pozwoliłoby to rozszerzyć krąg odbiorców, nawet przy zachowaniu fakultatywności takiego rozwiązania. Jawiąca się korzyść w postaci możliwości w pełni elektronicznego nadawania przesyłek, bez konieczności korzystania z usług operatora pocztowego, skłaniałaby do pogodzenia się z ewentualną niedogodnością, jaką mógłby być odbiór elektronicznej korespondencji. Zaznaczyć jednak należy, że usługi wszystkich operatorów pocztowych mają mankamenty, zatem dla wielu zawodowych pełnomocników korzystna byłaby również możliwość elektronicznego odbioru przesyłek doręczanych w ramach doręczeń bezpośrednich.

Proponowany system teleinformatyczny byłby – precyzyjnie ujmując – ewidencją wymiany korespondencji pomiędzy zawodowymi pełnomocnikami. System nie służyłby wymianie korespondencji, ale jedynie stanowił zbiór informacji o wymianie korespondencji dokonanej inną drogą. Osoba, która nadała przesyłkę, zamieszczałaby w systemie informację o jej nadaniu drugiej stronie. Takie nadanie – samo w sobie – nie miałoby znaczenia prawnego. Jednocześnie mogłaby być, aczkolwiek nie jest to konieczne, generowana elektroniczna informacja dla adresata o przesłaniu korespondencji. Najistotniejszą czynnością z punktu widzenia art. 132 k.p.c. byłoby potwierdzenie przez adresata, że otrzymał przesyłkę. Adresat po otrzymaniu przesyłki odnalazłby stosowną informację stworzoną przez nadawcę o nadaniu przesyłki i wskazał, że ją odebrał. Następnie system automatycznie generowałby potwierdzenie odbioru korespondencji, które stanowiłoby dowód doręczenia, jaki nadawca powinien przedłożyć w sądzie na podstawie art. 132 k.p.c. Nadawca byłby informowany o wygenerowaniu takiego potwierdzenia (przykładowo poprzez wysłanie mu e-maila), ewentualnie musiałby sam sprawdzić w systemie, czy adresat potwierdził otrzymanie pisma.

Wysłanie pisma przez zawodowego pełnomocnika innemu pełnomocnikowi w ramach doręczeń bezpośrednich mogłoby przebiegać dowolną drogą elektroniczną, przykładowo poprzez zwykły e-mail lub faks. Do rozważenia pozostaje, czy należałoby pozostać przy korzystaniu ze zwykłych e-maili (przykładowo własne adresy elektroniczne kancelarii lub pełnomocnika zawodowego), czy też tworzyć specjalny system skrzynek pocztowych  dla zawodowych pełnomocników. Z uwagi na koszty łatwiejszym rozwiązaniem wydaje się poprzestanie na korzystaniu ze zwykłych skrzynek pocztowych. Ponadto w razie gdyby stworzyć specjalne skrzynki pocztowe (czyli istniejące w ramach stworzonego systemu teleinformatycznego), zaistniałoby ryzyko zakwalifikowania takiej usługi jako usługa pocztowa (działalność pocztowa). Jednak w istocie taka kwalifikacja nie byłaby trafna. Wprawdzie cytowany wcześniej art. 2 ust. 1 pkt 3 Prawa pocztowego stanowi o przesyłaniu przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, ale tylko jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej. Jeśli korespondencja na żadnym z etapów nie przybiera, jak wskazuje przytoczony przepis, „fizycznej formy” przesyłki listowej, to usługa nie spełnia definicji usługi pocztowej. Dodatkowo należy spostrzec, że w definicji przesyłki pocztowej wprost mowa o tym, że jest nią rzecz (tak art. 3 pkt 21 Prawa pocztowego). W świetle przywołanego art. 2 ust. 1 pkt 3 Prawa pocztowego i art. 3 pkt 21 Prawa pocztowego konieczne jest zatem dla prowadzenia działalności pocztowej, aby korespondencja przynajmniej w pewnym okresie obiegu przybrała postać fizycznej (materialnej) rzeczy, a nie stanowiła przez cały ciąg obiegu korespondencji wyłącznie zapisu informatycznego. Ponadto należy podnieść, że zdanie wstępne art. 2 ust. 1 Prawa pocztowego wymaga, aby działalność miała zarobkowy charakter.

W każdym razie wysłanie takiego pisma powinno zostać odnotowane w systemie. Nie jest konieczne przechowywanie samej treści korespondencji, przez co odpada problem ochrony danych osobowych w niej zawartych i koszt utrzymywania serwerów do przechowywania tych danych. W systemie byłyby jedynie dane osobowe zawodowych pełnomocników. Brak treści korespondencji byłby analogiczny do tradycyjnej wymiany korespondencji, gdzie przecież potwierdza się nadanie przesyłki jako takiej, a nie przesyłki o konkretnej treści. Adnotacja o wysłaniu mogłaby być wprowadzana do systemu na dwa sposoby: albo ręcznie przez zawodowego pełnomocnika, albo automatycznie przez system synchronizowany z e-mailem nadającego.

Dzięki stworzeniu przedmiotowego systemu pełnomocnik zawodowy, który musi dokonać doręczenia bezpośredniego, wiedziałby, że jeśli dokona go drogą elektroniczną, przykładowo wysyłając na e-maila wskazanego na potrzeby systemu teleinformatycznego przez drugą stronę, to pełnomocnik zawodowy drugiej strony taką korespondencję faktycznie otrzyma, i co więcej – potwierdzi jej otrzymanie.

Przedmiotowy system teleinformatyczny, jak również sam mechanizm dokonywania czynności, nie musiałby być skomplikowany. Działanie opierałoby się w znacznej mierze na gwarancji obiektywizmu administratora tego systemu, jakim byłby samorząd zawodowy, i uprzednim zadeklarowaniu przez członków samorządu, że wyrażają zainteresowanie takim sposobem potwierdzenia otrzymania korespondencji. Dodać przy tym należy, że samorząd dysponowałby instrumentami prawnymi do badania i wyciągania konsekwencji wobec osób powołujących się na operacje w systemie w sytuacjach, kiedy w rzeczywistości nie dokonali żadnych czynności z nim związanych.

Aby system był wysoce efektywny, konieczna byłaby współpraca samorządów zawodowych. Dzięki temu nastąpiłby nie tylko podział kosztów stworzenia i prowadzenia systemu, ale mogłaby to być płaszczyzna do wykazania się solidną współpracą na rzecz swoich członków. System działałby, nawet jakby został skonstruowany na potrzeby tylko jednej korporacji zawodowej, jednak współpraca pozwoli nie ograniczać jego funkcjonalności do członków jednego samorządu.

VII. Zakończenie

Ustawodawca przewidział dotkliwy skutek na wypadek niedołączenia dowodu doręczenia albo dowodu wysłania przesyłką poleconą  – zwrot bez wzywania do usunięcia tego braku (art. 132 § 1 zd. 3 k.p.c.). Z tej przyczyny, w razie konieczności zachowania terminu, w sytuacji skorzystania z innego niż papierowe doręczenie odpisu pisma drugiej stronie, wnoszący pismo do sądu przed upływem terminu musi posiadać dowód doręczenia odpisu pisma. Jeśli nie ma takiego dowodu, najłatwiejszą możliwością zadośćuczynienia wymogowi będzie ponowne wysłanie pocztowej (papierowej) przesyłki poleconej, ewentualnie osobiste doręczenie, połączone z otrzymaniem do rąk dowodu doręczenia.

Przedstawiona powyżej propozycja stworzenia przez samorządy zawodowe systemu informatycznego służącego dokonywaniu doręczeń elektronicznych stanowiłaby znaczne ułatwienie dla zawodowych pełnomocników. Nawet w sytuacji dokonania zmian legislacyjnych, jak wyżej wskazane, system wciąż odgrywałby istotną rolę dla postępowań, w których strony wprawdzie nie wnoszą pism drogą elektroniczną, ale chciałyby zastosować komunikację elektroniczną na potrzeby doręczeń elektronicznych. Samorządowy system do dokonywania doręczeń byłby poza systemem sądowym i jako taki nie wpływałby na związanie drogą elektroniczną w postępowaniu sądowym.

Nie jest przy tym wykluczone, że w przyszłości zawodowi pełnomocnicy zostaną zobligowani do wnoszenia pism drogą elektroniczną i elektronicznego odbioru korespondencji z sądu. Wtedy dokonywanie doręczeń bezpośrednich byłoby bezprzedmiotowe, ponieważ wniesienie pisma do sądu byłoby jednocześnie jego doręczeniem drugiej stronie. Również z uwagi na liczenie się z takim rozwiązaniem w przyszłości powstanie już teraz takiego systemu jak proponowany stanowiłoby przygotowanie do przyszłych zmian, ewentualne zaś wdrożenie w życie przyszłych rozwiązań legislacyjnych nie wiązałoby się z radykalną i natychmiastową zmianą co do formy czynności zawodowych.