ABSTRAKT

C elem artykułu są rozważania dotyczące możliwości zawierania ugód sądowych w czasie tzw. rozpraw zdalnych, a więc w sytuacji braku osobistej obecności jednej lub obu stron na rozprawie. W pierwszej kolejności dokonano analizy istniejących przepisów dotyczących charakteru podpisu osobistego i dopuszczalności zatwierdzenia ugody mimo braku złożenia pod nią podpisu. Następnie oceniono możliwość zawarcia ugody w trakcie rozprawy zdalnej, wskazując, że obecne uregulowania w zakresie prawa materialnego i procesowego nie stoją temu na przeszkodzie. Końcowo przedstawiono propozycję procedowania zawierania ugody w trakcie rozprawy zdalnej.

UWAGI WSTĘPNE

Rozwój stosunków społeczno-gospodarczych oraz mobilność społeczna, zwłaszcza związana z jednej strony z otwartością granic, a z drugiej strony z globalizacją stosunków gospodarczych, powoduje, że wzrasta zapotrzebowanie na środki komunikowania się na odległość. Z powodu postępu cyfryzacyjnego naturalne jest to, że największe możliwości dla bezpośredniej komunikacji w czasie rzeczywistym dają elektroniczne środki łączności. Pandemia związana z COVID-19 tyko przyspieszyła to, co było nieuchronne, a więc informatyzację postępowań sądowych. Szkoda tylko, że była to sytuacja wymuszona, a więc niepoparta szerszą dyskusją wśród całego środowiska prawniczego biorącego udział w postępowaniach sądowych oraz niepozwalająca w pełni wykorzystać możliwości społeczeństwa cyfrowego. Nie mogą stanowić tutaj usprawiedliwienia argumenty natury ekonomicznej, gdyż informatyzacja postępowań sądowych oparta na właściwie dobranych i skonfigurowanych systemach cyfrowych oraz zakup właściwego, uwzględniającego potrzeby techniczne, ale i powagę postępowań sądowych, sprzętu obsługującego to oprogramowanie jest inwestycją przyspieszającą przebieg postępowań sądowych, eliminującą uciążliwości związane z podróżami, a tym samym zmniejszającą koszty społeczeństwa oraz samych sądów, które przecież finansowane są przez to samo społeczeństwo z ich podatków. Jednocześnie wskazać należy, że już istniejące procedury i środki techniczne pozwalają, przy właściwej interpretacji, na taki przebieg czynności procesowych, który pozwala je skutecznie przeprowadzić w sposób zdalny, czego przykładem jest możliwość zawierania ugód. Zwrócić należy uwagę, że zgodnie z art. 10 k.p.c. w sprawach, w których zawarcie ugody jest dopuszczalne, sąd dąży w każdym stanie postępowania do ich ugodowego załatwienia, w szczególności przez nakłanianie stron do mediacji. Wynikająca z tego przepisu tendencja do ugodowego załatwiania spraw cywilnych stanowi jednocześnie dyrektywę interpretacyjną, a jej uwzględnienie oznacza, że przepisy k.p.c. należy tak interpretować, żeby zachęcały one strony do polubownego kończenia ich sporów w drodze ugody, a nie odstraszały ich od tego J. Lapierre, Ugoda sądowa w polskim procesie cywilnym, „Przegląd Sądowy” 1996/2, s. 21.. Mając na uwadze tę zasadę, podnieść należy, że przeszkody natury życiowej lub technicznej nie powinny eliminować tego sposobu zakończenia sporu tylko dlatego, że rozprawa (posiedzenie) odbywa się w sposób zdalny.

Ze względu na przedmiot opracowania skupiający się na formalnych elementach ugody, pominięte zostaną szersze rozważania w zakresie omówienia różnych koncepcji dotyczących istoty ugody sądowejZob. szerzej I. Wolwiak, Ugoda sądowa w procesie, „Monitor Prawniczy” 2020/8, s. 403–412 oraz powołane tan orzecznictwo i literatura., jako zbytecznych z punktu omawianych problemów. Pominięto również rozważania o dopuszczalności przeprowadzania rozpraw zdalnych jako niewpływających na zakres rozważań.

CHARAKTER PODPISU

Możliwość przeprowadzenia rozprawy (posiedzenia jawnego) w sposób zdalny przewiduje art. 151 § 2–9 k.p.c. Uczestniczenie w rozprawie w takiej formie w sposób naturalny eliminuje możliwość złożenia podpisu w protokole rozprawy lub załączniku do niej, co wydaje się prowadzić do niemożności dokonywania takich czynności procesowych, dla których złożenie podpisu jest konieczne. Zwrócić należy uwagę, że podpis w obrocie prawnym i czynnościach procesowych pełni funkcje: indywidualizacyjną, finalizacyjną, ostrzegawczą i dowodowąZob. szerzej A.K. Bieliński, Charakter podpisu w prawie cywilnym materialnym i procesowym, Warszawa 2007, s. 12–18 oraz powołane tam orzecznictwo i literatura.. Znaczenie podpisu jest istotne, bo wyraża nie tylko wyraźną wolę złożenia oświadczenia, ale jest też dowodem umiejętności czytania i pisania, a więc podpisania się „ze zrozumieniem”. Nie jest wystarczające, aby podpis „umożliwiał ustalenie pochodzenia oświadczenia od osoby podpisującej”, bo to jest cecha prostszej formy tekstowej, a nie formy z podpisemW. J. Kocot, Regulacja formy oświadczenia w nowym kodeksie cywilnym, „Państwo i Prawo” 2023/4, s. 153.. Podpis niewywołujący skutków prawnych jest mimo to podpisem w powszechnym tego słowa znaczeniuA.K. Bieliński, Charakter podpisu w prawie cywilnym materialnym i procesowym, Warszawa 2007, s. 6.. Podkreślić należy, że w art. 87 § 1 pkt 4 ustawy z 14.02.1991 r. – Prawo o notariacieTj. Dz.U. z 2022 r. poz. 1799 ze zm., dalej: p.not., regulującym szczególne obowiązki notariusza w nietypowych stanach, rozróżnia się sytuację, gdy osoba nie umie pisać lub nie może pisać. Potwierdzenie tego zostało zawarte w uzasadnieniu uchwały Sądu Najwyższego z 30.12.1993 r.Uchwała SN z 30.12.1993 r. (III CZP 146/93), OSNCP 1994/5, poz. 94., gdzie stwierdzono, że podpis złożyć może jedynie osoba umiejąca i mogąca pisać oraz że składając podpis na dokumencie obejmującym oświadczenie woli, podpisujący wyraża wolę wywołania określonych skutków prawnych i daje jednocześnie wyraz temu, że dokument zawiera ostateczną, a nie jedynie projektowaną treść danego oświadczenia, że oświadczenie to jest zupełne oraz że pochodzi od osoby podpisanej.

Akceptując powyższe poglądy, stwierdzić należy, że istota podpisu sprowadza się w istocie do zakomunikowania zrozumienia i akceptacji treści zawartej w podpisywanym dokumencie oraz woli wywołania przez to określonych skutków prawnych. Jeżeli istnieją jednak inne możliwości potwierdzenia woli osoby, to niemożność złożenia podpisu nie może stać na przeszkodzie złożeniu oświadczenia woli. Zwrócić należy uwagę, że w art. 79 k.c. przewidziano, że osoba niemogąca pisać może złożyć oświadczenie woli w formie pisemnej w ten sposób, że uczyni na dokumencie tuszowy odcisk palca, a obok tego odcisku osoba przez nią upoważniona wypisze jej imię i nazwisko oraz złoży swój podpis, albo w ten sposób, że zamiast składającego oświadczenie podpisze się osoba przez niego upoważniona, a jej podpis będzie poświadczony przez notariusza, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa z zaznaczeniem, że został złożony na życzenie osoby niemogącej pisać. Oznacza to, że ustawodawca dopuszcza skuteczność dokonania czynności prawnej w formie pisemnej, mimo braku podpisu osoby składającej oświadczenie woli.

UGODA W UJĘCIU MATERIALNYM

Wśród umów kodeksowych znajduje się uregulowana w art. 917–918 k.c. umowa ugody. Ugoda należy do klasycznych instytucji prawa cywilnego i może się wykazać długim, nieprzerwanym rodowodem historycznym, wywodzącym się jeszcze z prawa rzymskiegoA. Szpunar, Z problematyki ugody w prawie cywilnym, „Przegląd Sądowy” 1995/9, s. 4.. Zgodnie z treścią pierwszego z tych przepisów przez ugodę strony czynią sobie wzajemne ustępstwa w zakresie istniejącego między nimi stosunku prawnego w tym celu, aby uchylić niepewność co do roszczeń wynikających z tego stosunku lub zapewnić ich wykonanie albo by uchylić spór istniejący lub mogący powstać. Definicja ta pozwala określić elementy konstrukcyjne ugody, konstytuujące ten typ umowy: po pierwsze, umowa ta może być zawarta wyłącznie w sytuacji, gdy między stronami stosunku prawnego istnieje niepewność lub spór co do roszczeń wynikających z tego stosunku; po drugie, celem zawarcia umowy jest uchylenie tej niepewności lub sporu, po trzecie, strony dążą do osiągnięcia tego celu przez wzajemne ustępstwaM. Pyziak-Szafnicka (w:) System prawa prywatnego, t. 8,  Prawo zobowiązań – część szczegółowa, red. J. Panowicz-Lipska, Warszawa 2011, s. 977.. Ugoda jako umowa należy do kategorii umów dwustronnie zobowiązującychD. Dulęba, Ugoda w polskim prawie cywilnym, Warszawa 2012, s. 142.. Podstawą takiej kwalifikacji jest element wzajemnych ustępstw stronP. Kamiński, Umowa ugody jako umowa wzajemna, „Monitor Prawniczy” 2021/12, s. 654.. Przy ustępstwie jednej tylko strony nie można byłoby zasadnie mówić o ugodzie, lecz o zamianie wcześniej zawartej umowy lub o nowacji i dotyczy to również ugód sądowych, natomiast czym innym jest zakres tych ustępstwJ. Gudowski (w:) Komentarz do kodeksu cywilnego. Księga trzecia. Zobowiązania, praca zbiorowa, Warszawa 1997, t. 2, s. 917.. Kwestia elementu ustępstwa stron w ramach ugody sądowej, w szczególności strony pozwanej, musi być rozpatrywana przy uwzględnieniu procesowego charakteru takiej ugody, co powoduje, że po stronie powoda mogą to być jedynie ustępstwa o charakterze procesowym.

UGODA W UJĘCIU FORMALNYM (PROCESOWYM)

Spór o charakter ugody sądowej ma długą historięPor. H. Trammer, Ugoda wedle przepisów kodeksu postępowania cywilnego, Kraków 1933, L. Lapierre, Ugoda sądowa w polskim procesie cywilnym, Warszawa 1968, D. Dulęba, Ugoda w polskim prawie cywilnym, Warszawa 2012.. W literaturze pojawił się pogląd, że ustawodawca w art. 917 k.c. i art. 223 k.p.c. miał na myśli inne instytucje, co uzasadniono tym, że tym samym słowom na tle obu ustaw mogą odpowiadać inne instytucje, co powoduje, że nie ma potrzeby zachowania tożsamości pojęć, skoro cel ten w istocie nie jest i nie może być osiągniętyT. Wojciechowski, Charakter prawny ugody sądowej, „Przegląd Sądowy” 2006/6, s. 55.. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 1.02.2000 r.Wyrok SN z 1.02.2000 r. (I PKN 503/99), OSNP 2001/12, poz. 411. wskazał, że podstawę materialnoprawną ugody zawieranej przed sądem (ugody sądowej) stanowią przepisy art. 917 i 918 k.c., zaś jedność systemu prawa nie uzasadnia traktowania ugody sądowej w oderwaniu od przepisów k.c. o ugodzie.

Ustawodawca nie sformułował definicji ugody sądowej, zaś samym pojęciem „ugody” posługuje się na gruncie k.p.c. w sposób dowolny, gdyż mówi o „ugodzie”, „ugodzie zawartej przed sądem”, „ugodzie zawartej przed mediatorem” i „ugodzie zawartej przed sądem polubownym”A. Franusz, Charakter prawny ugody sądowej oraz skutki prawne jej zawarcia, „Studia Prawnoustrojowe” 2014 /24, s. 243–244.. O możliwości zawarcia ugody przepisy k.p.c. mówią w wielu miejscach:

• przy zawarciu ugody przed mediatorem (art. 18312 § 2);
• przy zawarciu ugody w ramach posiedzenia pojednawczego (art. 185 § 3);
• przy zawarciu ugody w ramach posiedzenia przygotowawczego (art. 2058 § 2);
• przy zawarciu ugody na rozprawie (art. 223 § 1);
• przy zawarciu ugody w sprawach odwołań od decyzji Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (art. 47930a § 1 i 2);
• przy zawarciu ugody w sprawach odwołań od decyzji Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki (art. 47952a § 1 i 2 w zw. z art. 47930a);
• przy zawarciu ugody w sprawach odwołań od decyzji Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej (art. 47963a § 1 i 2 w zw. z art. 47930a);
• przy zawarciu ugody w sprawach odwołań od decyzji organu regulacyjnego (art. 47985a § 1 i 2 w zw. z art. 47930a).

Jeżeli chodzi o formę ugody zawieranej w trakcie procesu, to w pierwszej kolejności zwrócić należy uwagę na treść art. 157 i 158 k.p.c., odnoszących się do formy sporządzania protokołu z posiedzenia. Przepis art. 157 § 1 zd. 2 k.p.c. wprowadza ogólną zasadę, że protokół sporządza się, utrwalając przebieg posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk oraz pisemnie, pod kierunkiem przewodniczącego, zgodnie z art. 158 § 1 k.p.c. Ten ostatni przepis w zd. 2 wskazuje, że czynności stron wpływające na rozstrzygnięcie sądu (ugoda, zrzeczenie się roszczenia, uznanie powództwa, cofnięcie, zmiana, rozszerzenie lub ograniczenie żądania pozwu) oraz inne czynności stron, które według szczególnych przepisów ustawy powinny być wciągnięte, wpisane, przyjęte, złożone, zgłoszone lub wniesione do protokołu. Natomiast zd. 4 tego przepisu mówi, że czynności wymagające podpisu strony mogą być zamieszczane w odrębnym dokumencie stanowiącym część protokołu.

Same elementy formalne ugody w zakresie konieczności uzyskania podpisu uregulowane są niejednolicie. Pomijając kwestie ugód zawieranych przed mediatorem, w przypadku ugód zawartych na posiedzeniu pojednawczym (art. 185 § 3 k.p.c.) oraz na rozprawie (art. 223 § 1 k.p.c.) jej osnowę wciąga się do protokołu albo zamieszcza się w odrębnym dokumencie stanowiącym załącznik do protokołu i stwierdza podpisami stron, zaś niemożność podpisania ugody stwierdza się w protokole. Natomiast w przypadku ugody zawieranej w ramach posiedzenia przygotowawczego (art. 2058 § 2 k.p.c.) oraz w ramach postępowań odwoławczych od regulatorów rynku (art. 47930a § 1 i 2, art. 47952a § 1 i 2, art. 47963a § 1 i 2 k.p.c. i art. 47985a § 1 i 2 k.p.c.) ustawodawca nie przewidział możliwości braku podpisania ugody. Taka niekonsekwencja władzy wykonawczej jako projektodawcy, a także ustawodawcy na etapie uchwalania ustaw jest niezrozumiała, bo nie ma różnic między ugodą zawieraną na posiedzeniu pojednawczym a ugodą zawieraną na posiedzeniu przygotowawczym. Przywołać tutaj należy pogląd doktryny, że współczesna zasada formalizmu musi być rozumiana szerzej i obejmować nie tylko obowiązek dokonywania wszystkich czynności w postępowaniu sądowym w formie narzuconej i określonej przez prawo, w oznaczonym czasie i miejscu, ale także obowiązek ścisłej, deklaratywnej – właśnie „formalnej” – wykładni przepisów prawa procesowego. Należy pamiętać, że formalizm jest koniecznym, choć – rzecz jasna – niewystarczającym warunkiem rządów prawa, jest więc także cząstką formalizmu prawnego, wyrażającego się m.in. stanowieniem jasnych reguł postępowania, jednoznacznym ich odczytywaniem i bezwzględnym przestrzeganiem J. Gudowski, O kilku naczelnych zasadach procesu cywilnego – wczoraj, dziś, jutro (w:) Prawo prywatne czasu przemian. Księga pamiątkowa ku czci Profesora Stanisława Sołtysińskiego, red. A. Nowicka,  Poznań 2005, s. 1033 i powołana tam literatura.  . O ile w przypadku postępowań odwoławczych od regulatorów rynku, będących postępowaniami odrębnymi na zasadzie art. 13 § 1 zd. 2 k.p.c., próbować można w drodze wykładni przepisów odpowiedniego zastosowania art. 223 § 1 zd. 3 k.p.c., to w przypadku ugody zawieranej na posiedzeniu przygotowawczym w ramach art. 2058 § 2 k.p.c. brak jest już takiej możliwości. Nie będzie miał tutaj zastosowania art. 20510 § 1 k.p.c. wskazujący, że odmowę lub niemożność złożenia przez stronę podpisu na projekcie planu rozprawy odnotowuje się w protokole. W doktrynie słusznie wskazuje się, że nie jest możliwe zastosowanie w takiej sytuacji w drodze analogii art. 233 § 1 zd. 3 k.p.c. Skoro ustawodawca nie zdecydował się na odesłanie do odpowiedniego stosowania na posiedzeniu przygotowawczym tego przepisu, lecz uregulowanie to powielił w komentowanym przepisie, to brak odpowiednika art. 223 § 1 zd. 3 k.p.c. trudno uznać za przypadkowy i jest to luka aksjologiczna, a nie konstrukcyjnaM. Dziurda (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, red. P. Rylski, Warszawa 2022, Legalis, kom. do art. 2058, uwaga 78.. W doktrynie wskazuje się, że w obu przypadkach określonych w art. 2058 § 2 k.p.c. warunkiem skuteczności ugody jest jej podpisanie przez stronyS. Cieślak (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Tom I A. 1–42412. Komentarz, red. A. Góra-Błaszczykowska, Warszawa 2020, s. 741..

Jeżeli chodzi o niemożność złożenia podpisu pod ugodą, to stwierdzić należy, że doktryna nie wypowiada się praktycznie w tej kwestii, oprócz ogólnikowego stwierdzenia, że jeżeli strona nie może ugody podpisać, sąd musi stwierdzić w protokole przyczynę braku podpisuP. Grzegorczyk, M. Jędrzejewska, K. Weitz (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Postępowanie rozpoznawcze, red. T. Ereciński, Warszawa 2016, t. 2, s. 267.. Niemożność taka może zachodzić jedynie z przyczyn natury faktycznej, a nie prawnej, zaś przykładowo wskazać należy takie sytuacje, gdy strona zawierająca ugodę i działająca w sprawie bez pełnomocnika procesowego:

• jest niewidoma lub niedowidząca w stopniu uniemożliwiającym jej złożenie podpisu;
• nie podsiada palców/dłoni/rąk np. na skutek amputacji;
• posiada wady fizyczne palców/dłoni/rąk lub jest sparaliżowana, w stopniu uniemożliwiającym jej złożenie podpisu;
• nie umie pisać i/lub czytać.

Chodzi więc o takie sytuacje, gdy nie ma wątpliwości co do woli strony, posiada ona zdolność do czynności prawnych (zdolność do czynności procesowych), ale ze względu na faktyczne okoliczności nie może złożyć swego podpisu.

Należy przyjąć, że stwierdzenie przyczyny niemożności złożenia podpisu pod ugodą jest elementem niezbędnym dla oceny ważności ugody, gdyż art. 223 § 1 zd. 3 k.p.c. stawia większe wymogi niż art. 87 § 2 p.not., gdzie stwierdzono, że o niemożności złożenia podpisu lub tuszowego odcisku notariusz czyni stosowną wzmiankę w treści sporządzonego dokumentu. Oceniając obowiązki notariusza w tym zakresieOrzeczenie zapadło na tle art. 37 ustawy z 25.05.1951 r. – Prawo o notariacie (tj. Dz.U. z 1963 r. nr 19, poz. 106) który stanowił: „Jeżeli biorący udział w czynności nie umie lub nie może pisać, powinien na dokumencie złożyć tuszowy odcisk palca, obok tego zaś odcisku inna osoba wypisze imię i nazwisko nie umiejącego lub nie mogącego pisać, umieszczając swój podpis”, oraz art. 45 § 3 stanowiącego, że: „Jeżeli w akcie bierze udział osoba nie umiejąca lub nie mogąca podpisać się, notariusz stwierdza, że osoba ta aktu nie podpisała, i podaje, z jakich powodów”, a więc ich treść się pokrywa znaczeniowo z obecnie obowiązującymi art. 88 § 1 pkt 4 i § 2 p.not., przywołać należy pogląd wyrażony w uzasadnieniu postanowienia Sądu Najwyższego z 4.12.1973 r.Wyrok SN z 4.12.1973 r. (III CRN 294/73), OSNCP 1974/11, poz. 193., w którym stwierdzono, że do ważności aktu notarialnego wystarczy wskazanie, zgodnie z art. 45 § 3 p.not., iż osoba biorąca udział w akcie nie podpisała go bądź dlatego, że nie umie się podpisać, bądź też dlatego, że nie mogła złożyć podpisu, natomiast nie jest konieczne zamieszczenie w akcie notarialnym szczegółowej wzmianki, że osoba ta nie mogła się podpisać z powodu np. określonej choroby lub kalectwa, zwłaszcza jeżeli z okoliczności towarzyszących sporządzaniu aktu niedwuznacznie wynika stan zdrowia osoby biorącej udział w akcie. Wydaje się, że w przypadku ugody sądowej w razie niemożności podpisania ugody samo stwierdzenie „nie może pisać” nie będzie czyniło zadość obowiązkowi z art. 223 § 1 zd. 3 k.p.c., gdyż nie pozwala na dostateczną ocenę tej wyjątkowej jednak sytuacji.

ZAWARCIE UGODY W TRAKCIE ROZPRAWY ZDALNEJ

Mając na uwadze kwestie związane z prowadzeniem rozpraw zdalnych, należy rozważyć, czy nieobecność faktyczna strony lub jej pełnomocnika w miejscu, w którym znajduje się skład sądu orzekającego, jest sytuacją równoznaczną z niemożnością podpisania ugody, o jakiej mowa w art. 223 § 1 zd. 3 k.p.c. Z jednej strony nie zachodzi żadna z przeszkód z typu powyżej wymienionego, a więc wynikająca z indywidualnych cech osoby mającej podpisać ugodę. Jeżeli strona/pełnomocnik byliby obecni na rozprawie, to podpisaliby oni protokół lub załącznik do protokołu, zawierający treść ugody. W tym przypadku niemożność polega więc na nieobecności w miejscu, gdzie sąd odbywa rozprawę, przy czym strona/pełnomocnik uczestniczą w niej zdalnie, a więc ze wszystkimi skutkami, tak jakby uczestniczyli w sposób osobisty. W związku z tym wykładnia przepisów winna zmierzać do zagwarantowania wszystkich praw i obowiązków, w tym do możliwości zawarcia ugody. Podkreślić należy, że przebieg rozpraw jest – co do zasady – na podstawie art. 157 § 1 zd. 2 k.p.c. utrwalany za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk lub obraz i dźwięk, więc można odtworzyć przebieg rozprawy oraz stanowiska stron, w tym treść oświadczenia o zawarciu ugody. Podnieść też należy, że ze względu na sporządzanie protokołu za pomocą programu informatycznego treść (osnowę) ugody sporządza się najczęściej w formie załącznika do protokołu, który jest podpisywany przez strony w czasie rozprawy. W przypadku gdy rozprawa ma charakter zdalny, nie ma przeszkód, aby strona/pełnomocnik przesłali przed rozprawą, nawet w formie elektronicznej, podpisany dokument zawierający treść ugody, a następnie potwierdzili w czasie rozprawy jego treść. Jeżeli nie będzie wątpliwości co do woli stron w zakresie zawarcia ugody oraz jej treści, to nie ma przeszkód do uznania, iż doszło do zawarcia ugody, przy czym w protokole należy odnotować, iż przyczyną braku podpisu pod ugodą jest okoliczność prowadzenia rozprawy w sposób zdalny.

Istnieje jeszcze możliwość doprowadzenia do sytuacji, że strony złożą podpisy pod ugodą w czasie rozprawy prowadzonej w sposób zdalny. Zgodnie z art. 78 § 1 k.c. do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Do zachowania formy pisemnej umowy wystarczy:

• złożenie przez wszystkie strony umowy podpisu na jednym dokumencie, który obejmuje treść ich oświadczeń woli, lub
• wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub
• wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczenia woli jednej ze stron i podpisanego przez tę stronę.

Warianty drugi i trzeci są podyktowane względami natury praktycznej, a jednocześnie stanowią wyraz uwzględnienia przez ustawodawcę istniejących w obrocie obyczajów i wygody stron, co tworzy podstawę dla sprawnego zawarcia umowy w przepisanej formie, szczególnie w wypadkach, gdy ma to miejsce „na odległość”, to jest przy braku jednoczesnej obecności stronK. Górska, Zachowanie zwykłej formy pisemnej czynności prawnych, Warszawa 2007, s. 52.. Możliwość zawierania ugód w trakcie rozpraw tzw. zdalnych jest realizacją tego postulatu.

Kierując się możliwością sporządzenia załącznika do protokołu zawierającego treść ugody w sposób określony w art. 78 § 1 zd. 2 k.c., należy stwierdzić, że możliwe jest takie przeprowadzenie rozprawy zdalnej, która pozwoli na zawarcie ugody, podpisanej przez obydwie strony.

KROK PIERWSZY: PRZEDSTAWIENIE PROJEKTU UGODY

Zawarcie ugody zazwyczaj poprzedzają rozmowy i negocjacje. W sytuacjach gdy roszczenia są wieloaspektowe albo płatność ma następować w ratach, dobrą praktyką jest przesłanie projektu ugody pocztą elektroniczną do sądu przed rozprawą. Przygotowanie i przedstawienie jej na nośniku elektronicznym (najczęściej jest to pendrive) na rozprawie jest o tyle kłopotliwe, że zazwyczaj ze względu na zabezpieczenie sprzętu informatycznego znajdującego się na sali rozpraw nie jest możliwe uruchomienie takiego nośnika i przekopiowanie przygotowanego tekstu. Trzeba też otwarcie przyznać, że nie wszyscy pracownicy sądu, w tym niestety również sędziowie, potrafią korzystać z programów informatycznych, w szczególności z arkuszy kalkulacyjnych (np. Excel), w których często sporządzane są zestawienia. Wszystkie te okoliczności powodują utrudnienia i wydłużenie czasu rozprawy.

Podnieść też należy, że przesłanie w formie elektronicznej projektu ugody przed rozprawą da sędziemu możliwość sprawdzenia postanowień projektowanej ugody pod względem dopuszczalności jej zawarcia, zaś protokolantowi na właściwe jej przygotowanie pod względem redakcyjnym. Zwrócić należy uwagę, że osnowa ugody (treść) powinna dokładnie określać rozmiar świadczeń i sposób oraz treść ich wykonania, a także wskazywać, które roszczenia objęte procesem mają to świadczenie zaspokoićM. Jędrzejewska (w:) Kodeks postępowania cywilnego z komentarzem, red. K. Piasecki, Warszawa 1989, t. 1, s. 388., zaś treść ugody musi być jasna, gdyż nie jest dopuszczalne późniejsze rozstrzyganie wątpliwości co do oświadczeń w drodze postanowienia sądu, tak jak usuwane są wątpliwości co do treści wyroku, jak też nie jest dopuszczalny wniosek o uzupełnienie ugodyM. Jędrzejewska (w:) Komentarz do kodeksu postępowania cywilnego. Część pierwsza. Postępowanie rozpoznawcze, red. T. Ereciński, Warszawa 2006, t. 1, s. 521 i powołane tam orzecznictwo.. Sposób sformułowania treści ugody – w szczególności rodzaju wzajemnych ustępstw – jest bardzo istotny ze względu na to, że w świetle przepisu art. 777 § 1 pkt 1 k.p.c. ugoda zawarta przed sądem jest tytułem egzekucyjnym, a po nadaniu jej przez sąd klauzuli wykonalności staje się tytułem wykonawczymD. Ilków, Aspekty procesowe ugody sądowej zawartej w toku postępowania egzekucyjnego, „University Law Review” 2013, vol. 2, s. 120–121..

Tymczasem zdarza się, że projekt ugody określa walutę polską jako PLN zamiast złotych, brak jest słownego wyrażenia kwot albo w przypadku kwot określonych w groszach pojawiają się wyrażenia np. 75/100 lub nawet 00/100, w przypadku roszczeń w walutach obcych używa się określeń rozliczeniowych np. USD zamiast dolary amerykańskie, jak też błędnie określa się nazwy części waluty, np. przy walucie euro używa się wyrażeń grosze lub centy zamiast poprawnego eurocenty. Często też projekty zawierają różne skrótowce albo podpunkty bez zwyczajowej numeracji stosowanej w wyrokach, w szczególności wyliczenia od litery i, ii, iii… itd. To wymienienie odnosi się tylko do kwestii redakcyjnych, nie mówiąc już o kwestiach merytorycznych, zwłaszcza sytuacji, gdy w ugodzie projektuje się uregulowanie zagadnień niebędących przedmiotem procesu. Podnieść należy, że w zakresie ugody zawieranej przed mediatorem obecnie obowiązujący art. 18314 § 21 k.p.c. stanowi, że ugoda taka może dotyczyć roszczeń objętych różnymi postępowaniami sądowymi. Brak takiej regulacji przy ugodzie zawieranej w ramach art. 223 k.p.c. nie pozwala na przyjęcie, że może ona obejmować roszczenia objęte innymi postępowaniami, chyba że jedna ze stron w ramach ustępstw będzie zrzekała się roszczeń nimi objętych. Szersze rozważania dotyczące tego problemuZob. W. Siedlecki (w:) System prawa procesowego cywilnego, red. W. Berutowicz, Wrocław 1987, t. 2, s. 184 i powołana tam literatura, gdzie Autor ten twierdził, że dla ważności ugody obojętne jest, czy ugoda zawarta została w granicach powództwa, bo w ramach uprawnień nadanych stronom przez prawa materialne strony mogą zawrzeć ugodę sądową nawet wtedy, gdy przekracza ona granice powództwa. przekraczają zakres niniejszego opracowania.

KROK DRUGI: SPORZĄDZENIE PROJEKTU UGODY

Przepisy k.p.c. i Regulaminu urzędowania sądów powszechnych nie przewidują żadnych procedur w zakresie przebiegu sporządzania ugody oprócz tego, że musi ona zostać ujęta w protokole lub załączniku oraz podpisana przez strony. W praktyce wykształciły się jednak zwyczaje, że po sporządzeniu projektu ugody następuje jej odczytanie. Wydaje się, że przy obecnych możliwościach technicznych lepszym rozwiązaniem jest wydruk przygotowanego projektu oraz jego samodzielna analiza, zwłaszcza porównanie z tekstem wcześniej uzgodnionym przez strony. Nie ma co ukrywać, że większość prawników z racji wykonywania zawodu jest raczej tzw. „wzrokowcami” i łatwiej przyswajają sobie treść czytaną niż słyszaną. W przypadku strony uczestniczącej zdalnie przesłanie projektu winno nastąpić w formie poczty elektronicznej.

KROK TRZECI: ZAAKCEPTOWANIE PROJEKTU UGODY

Po uzgodnieniu treści ugody należy sporządzić jej ostateczny tekst i przedstawić do zaakceptowania stronom. Ważne jest tutaj sprawdzenie nie tylko samej merytoryki, ale również jej formalnych aspektów, w szczególności czy nie występują powtórzenia, literówki, niewłaściwa numeracja i tym podobne nieścisłości o charakterze redakcyjnym.

KROK CZWARTY: PODPISANIE UGODY PRZEZ OBECNĄ NA ROZPRAWIE STRONĘ

W sytuacji gdy strony uzgodnią ostatecznie treść ugody, należy tak przygotowany załącznik do protokołu wydrukować oraz przedstawić obecnej na rozprawie stronie do podpisania. Dla zaufania drugiej strony pożądane jest, aby samo podpisanie odbyło się w takim miejscu sali rozpraw, aby było to widoczne dla strony uczestniczącej w sposób zdalny. Wydaje się, że najlepszym miejscem do tego będzie barierka dla świadków, bo znając niezadowalające uwarunkowania techniczne wielu sal rozpraw, można stwierdzić, że akurat to miejsce zwyczajowo jest w dobrym zasięgu kamer.

KROK PIĄTY: ZESKANOWANIE PODPISANEJ UGODY I PRZESŁANIE JEJ POCZTĄ ELEKTRONICZNĄ STRONIE UCZESTNICZĄCEJ ZDALNIE W ROZPRAWIE

Dokument ugody podpisany przez stronę obecną na rozprawie należy opatrzyć pieczęcią sądu (w celu zapewnienia legitymizacji dokumentu), a następnie zeskanować i przesłać pocztą elektroniczną do strony uczestniczącej w rozprawie w sposób zdalny. Wymaga to zapewnienia dostępu do właściwego sprzętu technicznego (zwyczajowo sądy są już w nie wyposażone) oraz odpowiednich umiejętności pracowników sądowych.

KROK PIĄTY: PODPISANIE UGODY PRZEZ STRONĘ UCZESTNICZĄCĄ ZDALNIE

Strona biorąca zdalny udział w rozprawie winna wydrukować przesłany jej dokument oraz podpisać go w taki sposób, aby czynność ta była widoczna dla sądu i drugiej strony postępowania, a następnie okazać do kamery podpisany dokument.

KROK SZÓSTY: ZESKANOWANIE PODPISANEGO DOKUMENTU I PRZESŁANIE GO POCZTĄ ELEKTRONICZNĄ DO SĄDU

Po podpisaniu dokumentu ugody strona uczestnicząca zdalnie w rozprawie winna go zeskanować i przesłać pocztą elektroniczną do sądu. Po wydrukowaniu tego dokumentu – najlepiej w wersji kolorowej (można skorzystać z drukarek dostępnych w oddziałach administracyjnych lub informatycznych) – należy go dołączyć do akt sprawy. W tym momencie w aktach znajdować się będzie już kopia dokumentu, który potwierdza zawarcie ugody. Ze względu na brak oryginału podpisu strony uczestniczącej zdalnie w rozprawie nie ma jeszcze możliwości zakończenia postępowania, chyba że sąd skorzysta w tym miejscu z możliwości stwierdzenia braku podpisu na zasadzie art. 223 § 1 zd. 3 k.p.c. Dlatego też celowe będzie odroczenie rozprawy bez podawania terminu z informacją, iż postanowienie w przedmiocie umorzenia postępowania zostanie wydane na posiedzeniu niejawnym po nadejściu do sądu oryginału podpisanego dokumentu.

KROK SIÓDMY: PRZESŁANIE ORYGINAŁU PODPISANEGO DOKUMENTU DO SĄDU POCZTĄ TRADYCYJNĄ

Strona uczestnicząca zdalnie w rozprawie winna zostać zobowiązana do przesłania do sądu pocztą tradycyjną oryginału podpisanego przez siebie dokumentu (wydrukowanego skanu) ugody. Jest to spowodowane tym, że składający podpis powinien go złożyć na oryginale nośnika zawierającego oświadczenie woli, a sam skan podpisu nie jest wystarczający do zachowania formy pisemnej, tak jak i jego kserokopiaM. Załucki (w:) Kodeks cywilny. Komentarz, red. M. Załucki, Warszawa 2023, s. 225.. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 23.11.2007 r.Wyrok SN z 23.11.2007 r. (IV CSK 228/07), OSNC zb.dod. 2008/C, poz. 88. wskazał, że dopuszczając w art. 78 § 1 zd. 2 k.c. możliwość zachowania pisemnej formy umowy w drodze wzajemnej wymiany podpisanych dokumentów, ustawodawca zakładał, że każda ze stron będzie dysponowała dokumentem obejmującym treść oświadczeń woli opatrzonym własnoręcznym podpisem drugiej strony lub dokumentem obejmującym treść oświadczenia woli drugiej strony i opatrzonym jej własnoręcznym podpisem, natomiast wymaganiu temu nie czyni zadość sytuacja, w której jedna ze stron dysponuje jedynie kopią podpisu drugiej strony, brak bowiem podpisu na dokumencie nie może być sanowany przez przyznanie osoby co do faktu sporządzenia dokumentu.

Przenosząc powyższe rozważania na potrzeby omawianej kwestii, trzeba wskazać, że aby móc stwierdzić zawarcie ugody w aktach sprawy, muszą znaleźć się oryginały podpisów obu stron procesu zawierających ugodę. Gdy dokument taki znajdzie się już w aktach, będzie w nich dokument zawierający osnowę ugody stanowiący załącznik do protokołu podpisany przez obie strony procesu, a więc spełniający wymóg z art. 223 § 1 zd. 2 k.p.c.

KROK ÓSMY: WYDANIE POSTANOWIENIA O UMORZENIU POSTĘPOWANIA NA POSIEDZENIU NIEJAWNYM

Umorzenie postępowania w literaturze przedmiotu charakteryzowane jest m.in. jako trwały i ostateczny zastój postępowania, będący środkiem ostatecznym, stosowanym tam, gdzie osiągnięcie celów procesu staje się nieaktualneA. Góra-Błaszczykowska (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Tom I A. 1–42412. Komentarz, red. A. Góra-Błaszczykowska, Warszawa 2020, s. 1036.. Zgodnie z art. 355 k.p.c. sąd umarza postępowanie, m.in. gdy strony zawarły ugodę. Zawarcie w tym przepisie na mocy nowelizacji k.p.c. z 4.07.2019 r. egzemplifikacji przyczyn zbędności lub niedopuszczalności wydania wyroku uzasadniających umorzenie postępowania potwierdziło wcześniejsze stanowiska wyrażone w orzecznictwie i literaturze, że zawarcie przez strony skutecznej (a więc uznanej przez sąd za dopuszczalną w ramach kontroli przeprowadzonej w oparciu o art. 203 § 4 w zw. z art. 223 k.p.c.) ugody sądowej prowadzi do umorzenia postępowania na podstawie art. 355 k.p.c.A. Olaś (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Koszty sądowe w sprawach cywilnych. Dochodzenie roszczeń w postępowaniu grupowym. Przepisy przejściowe. Komentarz do zmian, red. T. Zembrzuski, Warszawa 2020, t. 1, s. 796. Zgodnie z art. 148 § 3 k.p.c., co do zasady, sąd wydaje postanowienia na posiedzeniu niejawnym, więc postanowienie o umorzeniu postępowania na skutek zawarcia ugody nie wymaga przeprowadzenia rozprawy.

PODSUMOWANIE

Zawarcie ugody przed sądem w toku procesu oznacza w świetle przepisów k.p.c. dorozumianą wolę odstąpienia od zgłoszonego w pozwie żądania udzielenia ochrony sądowej, ponieważ celem ugody sądowej jest niedopuszczenie do dalszego postępowania sądowego, a tym samym wyłączenie merytorycznego rozstrzygnięcia przez sądH. Pietrzkowski, Orzeczenia i ugody w praktyce sądów cywilnych, Warszawa 2007, s. 144.. Zawsze tam, gdzie możliwe jest rozwiązanie sporu poprzez porozumienie stron, a więc właściwie bez udziału władzy publicznej, należy wspierać takie działania, gdyż brak rozstrzygnięć władczych w zakresie spełnienia obowiązku sprzyja jego realizacji. Wykonując, ugodę strona realizuje swoje własne decyzje, a nie narzucone z góry rozstrzygnięcie sądu, co powoduje ich samoakceptację, a tym samym dużo większą wolę spełnienia świadczenia. Pamiętając o tym, że każda władza, w tym sądownicza, pełni służebną rolę dla społeczeństwa, a jej działania winny cechować się nastawieniem na rozwiązywanie problemów, a nie ich tworzenie. Przedstawiona powyżej koncepcja zawierania ugód w czasie tzw. rozpraw zdalnych wychodzi naprzeciw temu postulatowi, bo z jednej strony uwzględnia rozwój społeczeństwa cyfrowego i ułatwień w zakresie komunikacji bezpośredniej, a tym obniża koszty udziału w postępowaniach sądowych, a z drugiej strony zapewnia spełnienie materialnych i procesowych wymogów zawarcia skutecznej i ważnej ugody sądowej.