ABSTRAKT

W artykule przedstawiono podstawy prawne działania Centralnej Bazy Danych Osób Pozbawionych Wolności, a także zakres przetwarzanych w niej informacji w kontekście ich nieograniczonego udostępniania innym niż Służba Więzienna użytkownikom – w szczególności funkcjonariuszom Policji. Głównym założeniem artykułu jest analiza ryzyk wynikających z niekontrolowanego dostępu do szerokiego wachlarza danych zawartych w Centralnej Bazie oraz możliwości ich nieuprawnionego wykorzystania, co rodzi potrzebę ponownego wprowadzenia strefowania dostępu do danych w zależności od wykonywanych obowiązków służbowych.

WSTĘP W Australii w 2018 r. były policjant został skazany na pół roku pozbawienia wolności za bezprawne uzyskiwanie, za pośrednictwem policyjnej bazy danych, informacji o kilkudziesięciu kobietach, które poznał na portalach randkowychTol, Szpiegował kobiety w policyjnej bazie danych. Usłyszał wyrok, TVN24 BIZNES 3.02.2019 r., tvn24.pl/biznes/ze-swiata/australia-byly-policjant-szpiegowal-kobiety-korzystajac-z-bazy-danych-ra906205-ls4505867, dostęp: 8.02.2024 r. Co ciekawe, w 2011 r. skazany policjant został nominowany do tytułu Oficera Roku, a w 2022 r. usłyszał wyrok 30 lat pozbawienia wolności za posiadanie narkotyków, napaść i znęcanie się nad kobietami, co zresztą skrupulatnie rejestrował, za: J. Menagh, Former WA Police officer Adrian Trevor Moore jailed for 30 years for drugging, abusing women, NEWS 13.12.2022 r., https://www.abc.net.au/news/2022-12-13/ex-wa-police-officer-adrian-trevor-moore-jailed-for-sexual-abuse/101761196, dostęp: 11.03.2024 r.. Śledztwo wykazało, że przez ponad dwa lata, korzystając z dostępu do danych służbowych, „prześwietlił” 92 kobiety. Policjant przyznał się do winy w zakresie wszystkich 180 zarzutów związanych z niewłaściwym wykorzystaniem policyjnego systemu informacyjnego. Jego obrońca twierdził, że kierował się on wyłącznie ciekawością, gdyż chciał się przekonać, czy nowo poznana kobieta jest dla niego odpowiednia. Jak przekonywał: „W głupi sposób postanowił poddać je szerokiej analizie”Tol, Szpiegował kobiety w policyjnej bazie danych. Usłyszał wyrok…. Podobna sytuacja miała miejsce także w Stanach Zjednoczonych. Jak wykazało śledztwo prowadzone przez dziennikarzy Associeted Press, tam również różnego rodzaju systemy dostępne organom ścigania były wykorzystywane przez funkcjonariuszy niezgodnie z ich przeznaczeniem. Niektórzy naruszanie zasad korzystania z nich uzasadniali względami natury osobistej, np. miłością, konfliktami albo po prostu ciekawością.

W najbardziej rażących stwierdzonych przypadkach funkcjonariusze wykorzystywali informacje do prześladowania lub nękania sprawdzanych osób, manipulowali także uzyskanymi danymi lub też po prostu je sprzedawaliU.S. Police sometimes misuse confidential work databases for personal gain: AP, CBS NEWS, 30.09.2016 r., https://www.cbsnews.com/news/police-sometimes-misuse-confidential-work-databases-for-personal-gain-ap/, dostęp: 11.03.2024 r.. W latach 2013–2015 w całych Stanach Zjednoczonych jedynie 325 funkcjonariuszy organów ścigania, którzy nadużyli dostępu do różnego rodzaju baz danych, zostało zwolnionych ze służby lub zawieszonych. W tym samym okresie tylko 250 otrzymało inną karę dyscyplinarną, np. naganęU.S. Police sometimes misuse confidential work databases for personal gain: AP…. Wśród ukaranych znaleźli się m.in. funkcjonariusz z Ohio, który przyznał się do prześladowania byłej dziewczyny oraz tego, że szukał o niej informacji, funkcjonariusz ze stanu Michigan, który sprawdzał adresy domowe atrakcyjnych kobiet, a także dwóch funkcjonariuszy z Miami-Dade, którzy sprawdzali dziennikarza po tym, jak przygotował niepochlebny materiał na temat wydziału, w którym pełnili służbęU.S. Police sometimes misuse confidential work databases for personal gain: AP.... Rozwój technologii, a tym samym i baz danych, pozwala na korzystanie z różnych systemów przez wiele podmiotów, na udostępnianie zbiorów, migrację informacji. Coraz więcej rejestrów jest już w pełni zinformatyzowanych – do wielu ewidencji publicznych, także i tych niejawnych, dostęp mają różnego rodzaju służby zajmujące się walką z przestępczością.

Podstawą ich działania jest przecież uzyskiwanie informacji, śledzenie ich przepływu, a następnie ich analiza i weryfikacja. Ogromne zbiory informacji – nieraz wstydliwych czy kompromitujących – są oddawane w ręce ludzi, którzy powinni charakteryzować się wysokimi standardami etycznymi. Czy jednak tak jest zawsze? Jak zwraca uwagę Organizacja Narodów Zjednoczonych w raporcie dotyczącym uczciwości i odpowiedzialności Policji: „Zdecydowana większość funkcjonariuszy Policji to honorowi funkcjonariusze i kompetentni ludzie, którzy zawsze charakteryzują się wysoką uczciwością osobistą i zawodową realizując swoje zadania i którzy mogliby to robić jeszcze lepiej dzięki szkoleniom i odpowiedniemu wsparciu instytucjonalnemu, ale jednocześnie w tej formacji występuje element skażony, w różnym stopniu, nieprzestrzeganiem standardów uczciwości i profesjonalizmu, który wpływa na generalną opinię o Policji”Intégrité et responsabilité de la police. Compilation d’outils d’évaluation de la justice pénale, Office des Nations Unies Contre la Drogue et le Crime, Wiedeń 2008, s. 1.. To, że taki „element” istnieje, nie może budzić żadnej wątpliwości. Nieznana pozostaje jednak rzeczywista skala nadużyć. Sytuacja ta dotyczy także Policji w Polsce. Krajowe organy ścigania mają dostęp do wielu różnych baz danych. Część z nich, jak Krajowy System Informacyjny Policji (KSIP), jest prowadzona wyłącznie na ich użytek. Natomiast istnieje także wiele różnego rodzaju systemów, prowadzonych przez różne instytucje państwowe, do których śledczy mają dostęp. Warto wspomnieć, że KSIP jest zintegrowany m.in. z takimi „cywilnymi” bazami jak Centralna Ewidencja Ludności (CEL – dawny PESEL), a także Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców (CEPiK). Poza tym śledczy mają też dostęp do systemów międzynarodowych, między innymi Schengen Information System (SIS), czy też bazy danych Europolu i Interpolu. Od kilkunastu lat policjanci dysponują także informacjami zgromadzonymi w bazie prowadzonej przez Służbę Więzienną (dalej SW), czyli Centralnej Bazie Danych Osób Pozbawionych Wolności (dalej CBDOPW lub Centralna Baza). Celem niniejszego opracowania będzie zaprezentowanie podstaw prawnych działania tej bazy, zakresu przetwarzanych w niej danych oraz zwrócenie uwagi na ryzyka, jakie wiążą się z nieograniczonym i niekontrolowanym dostępem do jej zasobów.

CENTRALNA BAZA DANYCH OSÓB POZBAWIONYCH WOLNOŚCI – PODSTAWY PRAWNE DZIAŁANIA I ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH

Centralna Baza Danych Osób Pozbawionych Wolności została wprowadzona do użytku w 2018 r. i zastąpiła poprzednią bazę CBDOPW Noe.NET, która funkcjonowała w Służbie Więziennej od 2010 r. System ten jest zbiorem informacji i danych osobowych niezbędnych do realizacji ustawowych zadań wykonywanych przez tę formację. W bazie danych znajdują się więc informacje dotyczące osób, które aktualnie są lub w przeszłości były pozbawione wolności, a także dane osób, których wyroki są zarejestrowane w rejestrze orzeczeń oczekujących na wykonanie. Służba Więzienna może je przetwarzać wyłącznie w zakresie związanym z pozbawieniem wolności i tylko niezbędnym do wykonania orzeczenia, zapewnienia porządku i bezpieczeństwa w zakładach karnych i aresztach śledczych, ochrony społeczeństwa przed przestępczością, a także wykonania zadań wynikających z odrębnych ustaw (art. 25a ustawy o SWUstawa z 9.04.2010 r. o Służbie Więziennej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1683 ze zm.).). Centralna Baza aktualnie pełni też funkcję częściowo zdygitalizowanych akt osobowych każdego pozbawionego wolności. Choć są one nadal prowadzone w tradycyjnej formie, to większość informacji odnaleźć można także w systemie. Przede wszystkim zaś, mając do niej dostęp, można poznać dane związane z pobytem osoby pozbawionej wolności w zakładzie karnym lub areszcie śledczym, m.in. w zakresie dotyczącym:

• zachowania się w warunkach izolacji penitencjarnej, w tym informacje o decyzjach klasyfikacyjnych, karach dyscyplinarnych, opiniach o osadzonym oraz wnioskach o warunkowe przedterminowe zwolnienie,
• stosowania środków przymusu bezpośredniego,
• udziału osadzonego w podkulturze przestępczej,
• zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa zakładów karnych i aresztów śledczych oraz osadzonych,
• widzeń realizowanych na terenie jednostek penitencjarnych,
• danych rodziny oraz innych osób bliskich dla osadzonego,
• danych dotyczących stanu zdrowia pozbawionego wolności,
• diagnoz psychologicznych i terapeutycznych. Już po tym przykładowym wyliczeniu widać, że zakres informacji, które można wyszukać w Centralnej Bazie, jest bardzo szeroki. Co ważniejsze, poza

danymi zwykłymi dotyczącymi podstawowych informacji identyfikujących osoby, zawiera ona także rekordy o charakterze wrażliwym, dotyczące nie tylko stanu zdrowia, ale także np. orientacji seksualnej. Do tego można w niej znaleźć także informacje o osobach, które nigdy w izolacji nie przebywały. Nie chodzi też tylko o dane osób bliskich dla pozbawionego wolności wraz z ich danymi adresowymi, ale także i o informacje o osobach, które w wyniku zamiany grzywny na karę pozbawienia wolności zostały wprowadzone do systemu. W tym przypadku nie ma znaczenia, że grzywna została zapłacona, a skazany nigdy do izolacji nie trafił. Wszystkie te informacje powinny być przechowywane wyłącznie przez okres, w którym są niezbędne do realizacji ustawowych zadań wykonywanych przez Służbę Więzienną. Dyrektor Generalny SW zaś został zobowiązany przepisami ustawy do dokonywania, nie rzadziej niż raz na 5 lat, przeglądu danych i weryfikacji ich dalszego przetwarzania – przez ustalenie, które z nich są zbędne. Informacje uznane za niepotrzebne mogą być jednak nadal przetwarzane, jednak wyłącznie w charakterze materiałów archiwalnych. Wówczas też mogą być przekształcone tak, aby uniemożliwić przyporządkowanie poszczególnych danych do określonej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej albo można je zmienić w taki sposób, że przyporządkowanie takie wymagałoby niewspółmiernych kosztów, czasu lub działań.

W kompetencji Dyrektora Generalnego Służby Więziennej leży także możliwość wyrażenia zgody na wielokrotne i nieograniczone w czasie udostępnienie informacji bez konieczności każdorazowego składania wniosku podmiotom, które enumeratywnie zostały wymienione w ustawie o Służbie Więziennej. Łącznie jest to szesnaście instytucji. W tym sądy, prokuratury, Policja, Straż Graniczna, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Centralne Biuro Antykorupcyjne, ale także Minister Obrony Narodowej oraz Rzecznik Praw Obywatelskich. Podmioty te, o ile uzyskają zgodę, otrzymują dostęp do wszystkich danych zawartych w bazie. Taką zgodę otrzymała m.in. Policja. W 2014 r., kiedy funkcjonowała jeszcze poprzednia baza danych, Komendant Główny Policji decyzją Nr 139 z dnia 31.03.2014 r. w sprawie trybu obiegu informacji przekazywanych Policji ze zbiorów informatycznych Służby Więziennej zgormadzonych w Centralnej Bazie Danych Osób Pozbawionych Wolności Noe.NET oraz sposobu postępowania policjantów z tymi danymi Decyzją Nr 139 Komendanta Głównego Policji z 31.03.2014 r. w sprawie trybu obiegu informacji przekazywanych Policji ze zbiorów informatycznych Służby Więziennej zgromadzonych w Centralnej Bazie Danych Osób Pozbawionych Wolności Noe.NET oraz sposobu postępowania policjantów z tymi danymi (Dz. Urz. KGP z 2014 r., poz. 28).wprowadził m.in. strefowanie dostępu. Poziom pierwszy przeznaczony był dla policjantów, którzy wykonywali zadania w ramach patroli zmotoryzowanych i pieszych wyposażonych w terminale mobilne.

Przyznanie go uprawniało do dostępu do podstawowych informacji, m.in. danych osobowych (rysopis, znaki szczególne, fotografie), dokumentów tożsamości, adresów, tożsamości (np. zmiany danych osobowych lub płci), orzeczonych przepustek, danych o ucieczkach. Poziom drugi zarezerwowany był dla policjantów pełniących służbę w wydziałach prewencji oraz dla służby kryminalnej i śledczej. Obejmował on już zdecydowanie szerszy zakres informacji, m.in. dotyczących pseudonimów, wykształcenia, danych osób bliskich, konwojów, orzeczeń (w tym także oczekujących) oraz uczestniczenia w podkulturze przestępczej, czy też informacji o osobach powiązanych. Najwyższy poziom dostępu otrzymywali funkcjonariusze i pracownicy policyjnych komórek organizacyjnych realizujących zadania z zakresu analiz, typowań kryminalnych i sprawdzeń. Obejmował on wszystkie informacje przypisane do poziomów pierwszego i drugiego oraz te dotyczące stosowanych środków przymusu bezpośredniego, notatki osobopoznawcze, opinie penitencjarne, a także dane o karach dyscyplinarnych, widzeniach czy klasyfikacji.

Obowiązywanie takiego strefowego dostępu, który wynikał bezpośrednio z rodzaju wykonywanych zadań, ocenić należy bardzo dobrze, gdyż jedną z podstawowych zasad dostępu do danych osobowych jest zasada zagwarantowania ich bezpieczeństwa. Przede wszystkim ma się to odbywać na drodze zapewnienia adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych – w szczególności więc wprowadzania odpowiednich procedur (art. 39 ustawy o przetwarzaniu danych osobowych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczościUstawa z 14.12.2018 r. o przetwarzaniu danych osobowych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz.U. z 2023 r. poz. 1206).). Tymczasem razem ze zmianą w funkcjonowaniu Centralnej Bazy Danych Osób Pozbawionych Wolności decyzja Nr 139 Komendanta Głównego Policji przestała obowiązywać, a na jej miejsce nie wprowadzono nowej. W związku z tym strefowanie dostępu nie ma już miejsca i można więc domniemywać, że aktualnie każdy policjant, który ma dostęp do Centralnej Bazy, automatycznie ma możliwość korzystania ze wszystkich modułów w pełnym zakresie. Komendant Główny Policji zapytany w ramach wniosku o udzielenie informacji publicznej o to, czy w jakikolwiek sposób dostęp do Centralnej Bazy Danych Osób Pozbawionych Wolności jest ograniczany w zależności od wykonywanych zadań służbowych – jeśli tak, to na jakiej zasadzie – odpowiedział, że w jego ocenie informacja taka nie stanowi informacji publicznej, a jedynie jest sposobem wymuszenia porady prawnej, analizy lub wydania opinii na narzucony tematPisma Komendanta Głównego Policji z 14.09.2022 r., Kwo-1650/1596/2022/JK oraz z 28.02.2024 r., Pop-205/18/2024/PM. .

Z takim wyjaśnieniem nie sposób się zgodzić. Szczególnie, że zgodnie z treścią art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f informacją publiczną jest informacja o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych. W tym zakresie nie chodzi wyłącznie o udostępnianie danych na zewnątrz, ale także o zakres, w jakim funkcjonariusze pełniący służbę w danej formacji mają do nich dostęp. Podobną odpowiedź uzyskano na pytanie o to, czy Komendant Główny Policji lub inne osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi Policji są zobowiązane do kontrolowania sposobu przetwarzania danych zawartych w Centralnej Bazie Danych Osób Pozbawionych Wolności. Ewentualnie czy prowadzone są takie kontrole, a jeśli tak, to czy stwierdzono jakiekolwiek naruszeniaPisma Komendanta Głównego Policji z 14.09.2022 r., Kwo-1650/1596/2022/JK oraz z 28.02.2024 r., Pop-205/18/2024/PM.. Można więc przypuszczać, że aktualnie funkcjonariusze Policji bez żadnej kontroli korzystają z danych zawartych w CBDOPW, a jak zostanie wykazane w dalszej części opracowania – baza ta ciągle zawiera rekordy, które już dawno powinny być nie tyle zarchiwizowane, co w ogóle usunięte.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU Z WYKONYWANIEM WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI

Przetwarzanie danych osobowych, które odbywa się w związku z realizacją szeroko pojętego wymiaru sprawiedliwości, odbywa się z pominięciem przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). W motywie 19 rozporządzenia wprost jest stwierdzone, że „Ochrona osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy w ramach zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania lub ścigania czynów zabronionych, lub wykonywania kar, w tym w celu ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom, oraz swobodny przepływ takich danych podlegają szczególnemu aktowi prawnemu Unii. Niniejsze rozporządzenie nie powinno zatem mieć zastosowania do czynności przetwarzania w tych celach”. W przypadku przetwarzania danych, które związane jest z realizowaniem zadań stojących przed wymiarem sprawiedliwości, powinno ono odbywać się na podstawie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680, zwanej już potocznie „dyrektywą policyjną”.

Została ona przyjęta tego samego dnia co RODO. Jednak w przeciwieństwie do rozporządzenia nie jest ona aktem, który obowiązuje bezpośrednio. Jej treść wymagała implementacji do porządku krajowego, a zasadniczo zakres jej regulacji miał obejmować ten obszar, który motywem 20 RODO został wyłączony spod działania rozporządzenia ogólnego. Zakres zainteresowania dyrektywy 2016/680 definiuje, co do zasady, jej art. 1, który w ust. 1 stwierdza, że „Niniejsza dyrektywa ustanawia przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w tym ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom”. W założeniu unijnego ustawodawcy zakres obowiązywania tych dwóch aktów prawnych powinien być co do zasady rozłączny.

Tam, gdzie obowiązuje RODO, nie powinna mieć zastosowania dyrektywa policyjna i odwrotnie. Wynika to, poza motywem 20 RODO, także z treści art. 2 ust. 2 lit. d tego rozporządzenia, w którym stwierdzono, expressis verbis, że: „Niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych lub wykonywania kar, w tym ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom”. W przeciwieństwie do RODO, które obowiązuje bezpośrednio, przepisy dyrektywy policyjnej należało przenieść do krajowego porządku prawnego za pomocą ustawy. I choć ustawodawca unijny termin ten określił najpóźniej na dzień 6.05.2018 r., to w polskim porządku prawnym ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości pojawiła się dopiero w dniu 14.12.2018 r. Co więcej, nie implementuje ona całości dyrektywy – jej część została także wprowadzona ustawą z 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowychUstawa z 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781)., co niestety wprowadziło chaos. Jest to kwestią mocno dyskusyjną, na ile implementacja dyrektywy nastąpiła właściwie. Większość przedstawicieli doktryny podkreśla, że nastąpiło to w sposób budzący „poważne wątpliwości i zastrzeżenia co do prawidłowości [jej] wdrożenia”A. Grzelak, Wprowadzenie (w:) Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz, red. A. Grzelak, Warszawa 2019, opinie prawne przedstawione w toku procesu legislacyjnego (sejm VIII kadencji druk sejmowy nr 2989 oraz senat IX kadencji druk nr 1051); A. Grzelak, M. Wróblewski, Akty prawa Unii Europejskiej (w:) Ochrona danych osobowych w sądach i prokuraturze, red. A. Grzelak, Warszawa 2019, s. 41.. Niemniej wejście w życie aktu, którym ją wprowadzono, spowodowało konieczność wprowadzenia zmian w 42 ustawach. Jedną z nich była ustawa z 9.04.2010 r. o Służbie Więziennej, a zmiana spowodowała powstanie Centralnej Bazy Danych Osób Pozbawionych Wolności.

JAK DŁUGO SŁUŻBA WIĘZIENNA PRZETWARZA DANE OSÓB POZBAWIONYCH WOLNOŚCI W CBDOPW?

Jak już było wspomniane, dane zawarte w Centralnej Bazie Danych Osób Pozbawionych Wolności decyzją Dyrektora Generalnego Służby Więziennej udostępniane są podmiotom, które wystąpiły o to z wnioskiem. W potocznym znaczeniu udostępnienie to „ułatwienie kontaktu z czymś lub umożliwienie korzystania z czegoś”  Za: https://sjp.pwn.pl/slowniki/udost%C4%99pni%C4%87.html, dostęp: 14.02.2024 r.. Jednakże w rozumieniu ustawy o przetwarzaniu danych osobowych w związku z zapobiegniem i zwalczaniem przestępczości, podobnie jak w rozumieniu RODO, za realizację czynności udostępnienia należy uznać przekazanie danych do innego podmiotu. Podmiot ten wstępuje wówczas w rolę administratora danych, który samodzielnie (lub wspólnie z innymi podmiotami) będzie ustalać cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

Innymi słowy: udostępniając dane zawarte w bazie innemu podmiotowi, Służba Więzienna nie będzie odpowiadać za jakiekolwiek niewłaściwe ich wykorzystanie. Co do zasady wszelkie informacje wprowadzone do Centralnej Bazy powinny być przetwarzane wyłącznie przez okres, w którym są niezbędne do realizacji ustawowych zadań wykonywanych przez Służbę Więzienną. Czy jednak tak jest na pewno? W grudniu 2019 r. do prezesa Urzędu Ochrony Danych wpłynęła skarga mężczyzny, który w 1998 r. był tymczasowo aresztowany. Nigdy nie został skazany, po uchyleniu stosowania środka zapobiegawczego nawet nie został wniesiony do sądu akt oskarżenia przeciwko niemu. Skarga dotyczyła bezprawnego – w ocenie wnoszącego – przetwarzania jego danych przez Służbę Więzienną. Pomimo że od zastosowania środka zapobiegawczego minęło ponad 20 lat, jego dane ciągle znajdowały się Centralnej Bazie. W ocenie skarżącego przechowywanie tych informacji, dodatkowo w sposób umożliwiający jego identyfikację przez okres dłuży, niż jest to niezbędne do realizacji ustawowych zadań nałożonych na Służbę Więzienną, stanowi naruszenie przepisów ustawy. Ponadto powołując się na art. 51 ust. 2 Konstytucji, wskazał, że jego dane są nie tylko przechowywane, ale – co więcej – udostępniane, co w demokratycznym państwie prawa w ogóle nie powinno mieć miejsca. W związku z powyższym skarżący wniósł do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o nakazanie Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej, jako administratorowi danych, ich usunięcia lub dokonanie pseudonimizacji Pseudonimizację od anonimizacji zasadniczo rozróżnia jeden szczegół. Do danych, które są pseudonimizowane, stosuje się przepisy RODO, gdyż jest to proces w pełni odwracalny. Przy zastosowaniu odpowiedniego klucza – np. programu, skrótu, tokenu i in. – z powrotem można przypisać informacje do konkretnych osób fizycznych. W przypadku zaś danych zanonimizowanych takie przypisanie nie jest możliwe, a więc proces jest już nieodwracalny. Informacje zanonimizowane występują zazwyczaj jako dane statystyczne i nie stosuje się do nich przepisów RODO, gdyż nie są one już traktowane jako dane osobowe.. Na wezwanie Prezesa UODO Dyrektor Generalny wyjaśnił, że po dokonaniu weryfikacji uznano, że przetwarzanie danych skarżącego jest już zbędne i w związku z tym zostały one przekształcone w sposób uniemożliwiający przyporządkowanie poszczególnych danych do określonej lub możliwej do zidentyfikowania osoby.

Podał natomiast także, że dane będą w dalszym ciągu przetwarzane na podstawie art. 25 b ust. 2 pkt 3 ustawy o Służbie Więziennej – natomiast celem nie będzie już realizacja zadań stawianych przed tą formacją, a archiwizacja. Na podstawie tych informacji Prezes odmówił skarżącemu uwzględnienia jego wniosku. W uzasadnieniu podał, że dane co prawda były przetwarzane ponad uzasadniony celem ustawy czas, ale skoro administrator dokonał ich anonimizacji w systemie teleinformatycznym, to wszystko jest, jak należy. Od tej decyzji skarżący wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Sąd w uzasadnieniu wyroku słusznie zauważył, że decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie zawierała żadnych ustaleń dotyczących możliwości przetwarzania danych, które powinny zostać zanonimizowane w celu „archiwizacyjnym"Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 20.05.2021 r. (II SA/Wa 1821/20), Legalis 2668726.. Wskazał także, że nie zostało ustalone też, od kiedy dane skarżącego były zbędne. Co więcej, zauważył, że organ nadzorczy był zobowiązany do ustalenia, czy ciągłe przetwarzanie danych w Centralnej Bazie Danych Osób Pozbawionych Wolności było właściwe – skoro ustawodawca określił je jako „materiały archiwalne”, a sposób postępowania z nimi określa ustawa z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dodatkowo Sąd podkreślił, że jeśli administrator danych osobowych uznał je na tym etapie postępowania już bezsprzecznie za informacje zbędne, to organ nadzorczy powinien ustalić, czy dla dalszego przetwarzania tych danych istnieje jakakolwiek podstawa prawna, czy też po prostu powinny one zostać z bazy usunięte.

Co prawda w zaskarżonej decyzji Prezes UODO jako podstawę dalszego przetwarzania wskazał art. 1 pkt 1 ustawy o przetwarzaniu danych osobowych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, to jednak w ocenie Sądu przepis ten stanowi jedynie o zakresie stosowania ustawy, w związku z czym nie może być traktowany jako samodzielna podstawa gromadzenia i przetwarzania danych osobowych. Dodatkowo ustalenie tej podstawy ma istotne znaczenie w kontekście czasu, który upłynął od pozyskania danych skarżącego. Służba Więzienna weszła w posiadanie danych skarżącego ponad 20 lat wcześniej. Pomimo ustania powodu ich przetwarzania – zakończenia tymczasowego aresztowania – informacje o skarżącym nadal były dostępne w bazie. Dyrektor Generalny zaś, jako administrator, dokonał oceny zasadności ich przetwarzania wyłącznie w związku z wniesieniem indywidualnej skargi. Tymczasem zaś powinny być one poddane weryfikacji z urzędu, z uwagi na dokonywanie okresowego przeglądu. Co prawda ustawa o Służbie Więziennej stwierdza, że Dyrektor Generalny dokonuje przeglądu raz na 5 lat, ale wydawałoby się oczywiste, że taki przegląd powinien być dokonany przed migracją danych z poprzedniego systemu CBDOPW Noe.NET do CBDOPW.

Wyrok w tej sprawie został wydany w dniu 20.05.2020 r., do tej poryStan na dzień 11.03.2024 r.na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie została zamieszczona decyzja wydana wskutek ponownego rozpoznania sprawy. Bez wątpienia Sąd miał w tym względzie absolutną rację – jeśli dane są zbędne, powinny być automatycznie usuwane z systemu. Nie można niczym usprawiedliwić faktu, że po upływie dwóch dekad informacje o skarżącym nadal są w obiegu i każda służba posiadająca dostęp do CBDOPW będzie mogła mieć do nich wgląd. Poza – co oczywiste – weryfikacją faktu, że dana osoba przebywała w izolacji penitencjarnej, będzie można zweryfikować całą historię pobytu – zapoznać się z notatkami wychowawców, psychologów, wnioskami o przyznanie nagrody lub ulgi, ale też ukaranie i wieloma innymi danymi, które nie powinny być już dostępne. Należy przy tym mieć także na względzie, że nie jest to jednostkowy przypadek. Wiele osób, których dane w dalszym ciągu są przetwarzane w CBDOPW, albo nie zdaje sobie z tego sprawy, albo nie mając środków finansowych, nie będzie wchodziło na kosztowną drogę sądową, domagając się ich usunięcia. Na początku 2024 r. Biuro Informacji i Statystyki Centralnego Zarządu Służby Więziennej po dokonaniu weryfikacji dalszej przydatności danych gromadzonych w CBDOPW uznało, że ich część nie jest już niezbędna do realizacji zadań stawianych przez ustawodawcę przed tą formacjąPismo Dyrektora Generalnego Służby Więziennej z 29.01.2024 r., BIS.400.1.2024.BK.. W związku z tym powinny być one przetwarzane wyłącznie w celu archiwizacyjnym. Za dane, które ocenione zostały jako zbędne, uznano informacje dotyczące osób:

• uprzednio pozbawionych wolności, których ostatni pobyt w jednostce penitencjarnej zakończył się przed dniem 1.01.2004 r.Pismo Dyrektora Generalnego Służby Więziennej z 23.02.2024 r., BIS.400.1.2024.BK.
• zarejestrowanych w rejestrze orzeczeń oczekujących na wykonanie, jeśli orzeczenia ich dotyczące wykreślono z tego rejestru przed dniem 1.01.2019 r. (o ile spełnione zostały dodatkowe warunki, m.in. osoby te nie były pozbawione wolności)Pismo Dyrektora Generalnego Służby Więziennej z 29.01.2024 r., BIS.400.1.2024.BK..

Dokonanie takiego przeglądu, co do zasady, uznać należy za znaczny krok w kierunku ograniczenia przetwarzania danych w CBDOPW. Niemniej jednak zwrócić należy uwagę, że przez przesunięcie informacji z modułu szeroko dostępnego do modułu archiwalnego na podstawie art. 25b ust. 2 pkt 2 zdanie pierwsze i pkt 3 (podstawy wskazane w piśmie) informacje te stały się częścią narodowego zasobu archiwalnego, w związku z czym następnym krokiem będzie ich przekazanie do zasobów Archiwum Narodowego lub Instytutu Pamięci NarodowejZasadność takiego działania jest jednak bardzo wątpliwa. Usuwając dane w oparciu o art. 25b ust. 2 pkt 2 ustawy o Służbie Więziennej, uznano, że cel przetwarzania ich w systemie się zakończył i nie ma już podstawy prawnej do dalszego operowania tymi informacjami. Tymczasem zgodnie z załącznikiem nr 2 do zarządzenia Nr 35/2016 Dyrektora Generalnego Służby Więziennej z dnia 15.07.2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego w jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej okres przechowywania akt zatrudnieniowych osadzonych wykonujących pracę w trakcie pobytu w izolacji wynosi 50 lat. W celu uzyskania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na potrzeby postępowań emerytalnych i rentowych prowadzonych przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (druk RP-7) skazany musi się zwrócić do jednostki, w której kończył pobyt w izolacji penitencjarnej, gdyż tam przechowywane są jego akta zatrudnieniowe. Co warto zaznaczyć, w ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat na mapie penitencjarnej Polski następują ciągłe zmiany. Niektóre jednostki zostały zlikwidowane, inne połączone, powstały też nowe, a zasób archiwalny migrował pomiędzy nimi. Aktualnie nie będzie więc możliwości sprawdzenia w CBDOPW (jeśli wnioskujący nie będzie pamiętał) np. roku opuszczenia przez skazanego zakładu karnego, ani jednostki penitencjarnej, w której zakończył pobyt. A ustalenie tych danych jest bardzo ważne dla zweryfikowania, gdzie znajdują się jego akta zatrudnieniowe. Obecnie najwięcej takich spraw dotyczy pobytów z lat 70. lub 80. zeszłego stulecia (gdyż aktualnie to właśnie urodzeni w latach 50. i 60. XX wieku starają się o przyznanie emerytur lub rent). Po przekazaniu danych do Archiwum Narodowego już tylko tam skazany będzie się mógł dowiedzieć, kiedy i gdzie zakończył pobyt, a dopiero później będzie się zwracał do właściwej jednostki w celu wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu. Bez wątpienia znacznie wydłuży to całą procedurę wydawania zaświadczeń. Dane te więc powinny jeszcze przez jakiś czas – choćby okrojone do podstawowych informacji – nadal znajdować się w Centralnej Bazie, bo podstawą ich dalszego przetwarzania byłoby wypełnianie obowiązków ciążących na Służbie Więziennej jako pracodawcy. .

Tym niemniej pomimo dokonania takich działań i usunięcia części danych nie zmienia to faktu, że nadal zdecydowanie za dużo informacji jest udostępnianych decyzją Dyrektora Generalnego SW innym służbom i instytucjom. W dalszym ciągu więc dane, które np. z Krajowego Rejestru Karnego zostaną usunięte, w CBDOPW są przetwarzane, a dostęp do nich będzie miał zbyt szeroki krąg podmiotów. RYZYKA ZWIĄZANE Z SZEROKIM DOSTĘPEM DO CBDOPW I KWESTIE ETYCZNE Szeroki dostęp do danych zawartych w CBDOPW, szczególnie przez funkcjonariuszy Policji, ale nie tylko, może powodować powstanie wielu ryzyk – nie tylko utraty danych, ale przede wszystkim ich niewłaściwego wykorzystania. Centralny Zarząd Służby Więziennej w ramach zgłaszanych skarg otrzymywał informacje o tym, że np. policjanci dokonujący kontroli drogowej czy innego rodzaju interwencji wprost nawiązywali do faktu, że sprawdzany był niegdyś osobą pozbawioną wolności.

Często takie komentarze miały miejsce w obecności osób postronnych. Tak samo wielokrotnie skazani informowali, że w trakcie przesłuchań funkcjonariusze Policji dokonujący tej czynności powoływali się na informacje, które dotyczyły ich pobytu (lub pobytów) w izolacji penitencjarnej. W szczególności podawali dane o różnego rodzaju incydentach z ich udziałem, treści wniosków o ukaranie, informacje z rozmów z psychologiem. Dla policjantów dostęp do Centralnej Bazy jest nieocenionym źródłem wiedzy. W szczególności, że zawiera informacje z kilku dekad. Taki nielimitowany zakres udostępniania informacji, nieraz wrażliwych, jest nie tylko niewłaściwy, ale też może prowadzić do powstania nadużyć. Ponadto w przypadku przesłuchujących, których poziom umiejętności niestety określić można jako dość niski O. Mazur, Przesłuchanie podejrzanego. Studium prawne i kryminalistyczne, TNOiK, Toruń 2023.i którzy chętnie sięgają po kontrowersyjne lub nieetyczne metody przesłuchań, taki szeroki dostęp jeszcze ułatwia i upowszechnia ich stosowanie. Łatwy wgląd w informacje o negatywnych zachowaniach podejrzanego (czy też świadka), nawet jeśli nie mają one związku ze zdarzeniem, na okoliczność którego jest on przesłuchiwany, mogą być bardzo skutecznie wykorzystane np. w metodzie wszechwiedzy. W trakcie jej stosowania przesłuchujący przekazują podejrzanemu liczne informacje z jego życia nie tylko prywatnego, ale też zawodowego (włączając w to aktywność przestępczą), w ten sposób wytwarzając w nim przekonanie, że rzeczywiście wszystko o nim wiedzą, a tym samym też i o zdarzeniu, którego przesłuchanie dotyczy. Podejrzany (lub świadek) wcale zaś nie musi posiadać informacji, skąd policjanci czerpią tę wiedzę, i przywoływanie sytuacji sprzed wielu lat może faktycznie wpłynąć na podjęcie przez nich decyzji o współpracy i składaniu wyjaśnień (lub zeznań). Informacje zawarte w Centralnej Bazie Danych Osób Pozbawionych Wolności są udostępniane na drodze porozumienia pomiędzy służbami.

Jednak w jego treści nie mogą być wprowadzone żadne postanowienia dotyczące wprowadzenia np. strefowania dostępu czy dokonywania kontroli korzystania z danych. Podmiot, któremu system jest udostępniany, sam decyduje, jak z tych danych będą korzystali jego funkcjonariusze lub pracownicy. O ile więc w Służbie Więziennej jest położony duży nacisk na ograniczanie dostępu, szkolenie funkcjonariuszy i pracowników oraz zgłaszanie incydentów, jak również prowadzone są systematyczne kontrole – o tyle, jak można wnioskować po informacjach uzyskanych z Komendy Głównej Policji, nic takiego nie ma miejsca w Policji. Choć takie działanie ocenić należy zdecydowanie negatywnie, to korzystania z takiego narzędzia przez funkcjonariuszy w pełnym dostępnym zakresie nie można uznać za nielegalne. Ewentualnie można je rozpatrywać i ocenić w kategoriach działania nieetycznego. Czy jednak jest to wystarczająca ochrona dla osób, które znajdą się na orbicie zainteresowania przedstawicieli różnego rodzaju służb? Wydaje się, że na tak postawione pytanie odpowiedzieć można tylko negatywnie. Jarosław Rudniański słusznie zauważa, że normy etyki są traktowane w sposób bardzo instrumentalny. Powołuje się na nie zwykle wtedy, gdy pomagają osiągnąć założone cele. Zapomina się natomiast o nich zawsze wtedy, gdy utrudniają dojście do zwycięstwaJ. Rudniański, Elementy prakseologicznej teorii walki, Warszawa 1983, s. 25.. Nie należy się jednak zbytnio dziwić takiemu podejściu. Etyka, rozumiana jako nauka o moralności, stara się stworzyć spójny system ocen zachowań z punktu widzenia ich słuszności. Wprowadza dość prosty podział na działania, które mogą zostać ocenione jako dobre, i takie, które można określić jedynie jako złe. Etyka zawodowa równocześnie określa sposób postępowania pewnej grupy osób trudniących się taką samą profesjąMożna tu wymienić takie akty jak: Kodeks etyki zawodu radcy prawnego, Kodeks etyki notariusza, Kodeks etyki zawodowej komornika czy też Zbiór zasad etyki zawodowej prokuratorów, jak również Zasady etyki zawodowej policjanta. . Zwykle zasady te nie mają charakteru normatywnegoJednakże w związku z tym, że naruszenie tych norm może powodować sankcje o charakterze dyscyplinarnym, część autorów postuluje traktowanie ich w ten sam sposób co akty normatywne, choć nie stanowią one źródeł prawa w rozumieniu konstytucyjnym – tak np. W. Sołdaczuk, Rola i znaczenie etyki zawodowej prawnika ze szczególnym uwzględnieniem etyki zawodu prokuratora, „Prokuratura i Prawo” 2018/10, s. 95.. Pojawiają się za to w różnego rodzaju przysięgach oraz ślubowaniach, opisując pewien społecznie pożądany model zachowań. Ideał, do którego należy dążyć. Nie zawsze jednak można go osiągnąć.

Policjantów od pierwszego dnia służby obowiązują przepisy zarządzenia Nr 805 Komendanta Głównego Policji z dnia 31.12.2003 r. w sprawie „Zasad etyki zawodowej policjanta”Zarządzenie Nr 805 Komendanta Głównego Policji z dnia 31.12.2003 r. w sprawie „Zasad etyki zawodowej policjanta” (Dz.Urz.KGP z 2004 r. nr 1, poz. 3)., które w § 1 stanowi, że „zasady etyki zawodowej policjanta wynikają z ogólnych wartości i norm moralnych uwzględniających specyfikę zawodu policjanta”. Czym jednak jest ta specyfika? Przede wszystkim wynika ona z charakteru tej służby. Działanie w obszarze zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego – co wynika już z pierwszego artykułu ustawy o Policji – daje funkcjonariuszom uprawnienia, które są niedostępne dla zwykłych obywateli. Policja może, działając w granicach stworzonych treścią ustaw i innych aktów, ingerować w prawa i wolności obywatelskie. Co jednak się stanie w przypadku, gdy funkcjonariusze będą niewłaściwie interpretowali zakres swoich uprawnień? Przykładem tego, że nawet doświadczeni policjanci mogą nie rozumieć podstaw funkcjonowania ich formacji, jest przedmowa do polskiego wydania książki J. R. Schafera, J. Navarro Zaawansowane techniki przesłuchań. Sprawdzone strategie dla organów ścigania, wojska i personelu bezpieczeństwa, w którym doświadczeni śledczy i wykładowcy Akademii Policyjnej (dawniej Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie) pisali: „Nadrzędną zasadą co do sposobu prowadzenia przesłuchania jest ogólna reguła konstytucyjna, iż dozwolone jest wszystko to, co nie jest prawnie i – poprzez regulacje etyczne zakazane. Jakkolwiek obowiązek etycznego postępowania ma charakter prawny, bo wynika z pragmatyk służbowych, to jednak akty prawne nie definiują, co zrozumiałe, standardów etycznych, przez co zasadne jest rozróżnienie prawnych i etycznych uwarunkowań prawidłowego przesłuchania”A. Szpak, R. Kwasiński, P. J. Wrzosek, Przedmowa do polskiego wydania książki J. R. Schafer, J. Navarro, Zaawansowane techniki przesłuchań. Sprawdzone strategie dla organów ścigania, wojska i personelu bezpieczeństwa, Toruń 2017, s. 11–12.. I choć cytat ten dotyczy przesłuchania, to wydaje się, że można go przenieść na wszystkie inne aktywności organów ścigania. Jednakże, co trzeba z całą mocą podkreślić, takie rozumienie zasad działania funkcjonariuszy publicznych jest nie do przyjęcia. Konstytucja – w przypadku organów władzy publicznej – w art. 7 wprowadza zasadę ich działania na podstawie przepisów prawa i wyłącznie w ich zakresie. To obywatele, a nie władza publiczna, mogą robić wszystko to, czego prawo im wprost nie zabraniaP. Tuleja (w:) Konstytucja RP, komentarz do art. 7, red. M. Safjan, L. Bosek, Warszawa 2016, Legalis/el., nb. 7–9.. Tym bardziej odwołując się do wartości etycznych w ujęciu specyfiki służby, należy zgodzić się z R. Rauhutem, który pisze, że „mając tak daleko idące uprawnienia i władzę, policjant musi przestrzegać zasad etyki zawodowej oraz obowiązujących w społeczeństwie, któremu służy. Społeczeństwo żąda jednak od nas, abyśmy wywiązując się z tych zadań, nie przekraczali nakreślonych granic, nie wykorzystywali tych możliwości do swoich, bądź cudzych celów, byśmy byli lojalni wobec społeczeństwa i zasad, które w tym społeczeństwie są uznane za właściwe. Nasza praworządność i prawomyślność powinna być bez zarzutu, a zasadą naczelną powinna być służba społeczeństwu”R. Rauhut, Etyka zawodowa, Szkoła Policji w Słupsku, Słupsk 2008, s. 20.. Ten sam autor, opisując najczęstsze naruszenia przez funkcjonariuszy policji zasad etycznych, wskazuje naR. Rauhut, Etyka zawodowa…, s. 26.: dokonywanie „z nudów” sprawdzeń sąsiadów, ustalanie właścicieli interesujących ich pojazdów stojących w autokomisie, sprawdzanie karalności lub statusu cywilnego znajomych czy też znajomych ich znajomych. Próby zamknięcia norm etycznych w różnego rodzaju kodeksach nie przez wszystkich praktyków są oceniane pozytywnie. Wskazuje się, że moralność jest niezależna od wszelkiego rodzaju umów, w związku z czym narzucanie określonych norm należy uznać za chybione.

Ponadto zwraca się uwagę, że kodeksy takie powinny być zintegrowane z całokształtem obowiązujących w zakresie zainteresowania danej profesji norm prawnych, co w praktyce jest zadaniem trudnym. Etyka zawodowa niewątpliwie nadal pełni bardzo ważną rolę w ograniczaniu niepożądanych zachowań przedstawicieli organów ścigania. Niektórych rzeczy nie robi się nie dlatego, że nie wolno, ale ponieważ nie wypada. Jednak, podobnie jak zasady moralne, każdy etykę pojmuje trochę inaczej. Z całą pewnością stanowi ona pewną psychiczną barierę, której większość funkcjonariuszy nigdy nie przekroczy. Jednak wyłącznie od indywidualnego sposobu pojmowania zasad etycznych zależy, które reguły będą zaliczone do tych, których śledczy nie będą chcieli złamać.

WNIOSKI

Centralna Baza Danych Osób Pozbawionych Wolności jest zapewne jednym z mniej znanych systemów, ale zawierającym zdecydowanie najwięcej różnego rodzaju informacji, które dodatkowo dotyczą szerokiego wachlarza kategorii. Nie może budzić wątpliwości, że sposób działania organów ścigania w danym kraju zależy od szeregu zmiennych, a w szczególności od opcji politycznej sprawującej władzę, nastrojów społecznych, ale także i lokalnych tradycji. Czasem opierać się on będzie na absolutnej kontroli, a czasem na zrównoważonym podejściu uwzględniającym głos społeczeństwa co do wprowadzania lub kontynuowania korzystania z pewnych rozwiązań. Pierwsze podejście ma rodowód militarny, natomiast drugie – choć też może być scentralizowane – dostosowuje się do lokalnej sytuacji i dąży głównie do identyfikacji i rozwiązywania pojawiających się problemów. Działania organów ścigania jednak zawsze będą się wiązały z przyznaniem im szerokich uprawnień w zakresie możliwości egzekwowania prawa. I to właśnie one – choć dane bez wątpienia w szczytnym celu – będą równocześnie stwarzać ryzyko pojawiania się poważnych nadużyć. Jednym z potencjalnych remediów jest ciągłe podnoszenie kompetencji, kwalifikacji i wiedzy funkcjonariuszy. Drugim zaś jest wprowadzenie różnego rodzaju mechanizmów kontroli, nadzorowania i monitorowania działań przedstawicieli organów ścigania przez ich przełożonych, ale też przez różnego rodzaju organizacje pozarządowe.

Trudno bowiem uznać, że przez sam fakt złożenia przysięgi funkcjonariusze nabędą odpowiednie kwalifikacje do wykonywania powierzonych im zadań nie tylko w zgodzie z obowiązującymi przepisami, ale i zasadami etyki. Jednak kontrola powinna też dotyczyć nie tylko użytkowników baz danych, ale też i zakresu przetwarzanych w nich informacji. Przeglądy powinny być wykonywane w sposób rzetelny oraz bardzo krytyczny. Zachowanie nadmiarowej liczby rekordów, tak na wszelki wypadek, i przetwarzanie ich bez podstawy prawnej należy jednoznacznie zakwalifikować jako naruszenie prawa. Muszą zostać wprowadzone procedury, które automatycznie będą zbędne dane usuwać lub przynajmniej anonimizować. Tak, aby każdy obywatel miał pewność, że informacje, które go dotyczą, nie będą przetrzymywane przez państwo bez końca, a tym samym będzie stworzona furtka do ich użycia w niewłaściwym celu. W przypadku zaś informacji zebranych w trakcie przebywania w izolacji penitencjarnej jest to szczególnie ważne.