Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12.03.2024 r. w sprawie doręczania pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym (Dz.U. poz. 368, Legalis).Abstrakt

W poniższym artykule Autor porusza problem transformacji cyfrowej w polskim sądownictwie. Rzeczywistość cyfrowa niejako wymusza na prawodawcy i sądach dostosowanie się do rozwoju technologicznego. W ostatnich latach dokonano znacznych zmian w zakresie informatyzacji sądów, które ocenić należy pozytywnie, jednak stały i dynamiczny rozwój technologiczny wiąże się z koniecznością podjęcia dalszych działań w tym zakresie. Istotne zdaje się, aby zmiany te przyjęły formę stopniowej transformacji, bowiem wybranie ścieżki rewolucji w tym zakresie rodzą ryzyko chaosu.

I. Wstęp

Truizmem jest stwierdzenie, że na każdym kroku naszego życia do czynienia mamy z technologiami, które mają nie tylko wspierać nas w wykonywaniu wybranych zadań, co wręcz niejednokrotnie zastępować nas jako pracowników. Proces wypierania człowieka przez sztuczną inteligencję nie jest kwestią czasu, w zasadzie dzieje się on już na naszych oczach, czego często nie zauważamy, a zaskoczenie przychodzi, gdy jest już za późno. Znamienne w tym kontekście są słowa S. Lema: „Każda bez wyjątku nowa technologia ma awers korzyści i zarazem rewers nowych nieznanych dotychczas bied”.

Niezwykle fascynujące (i do pewnego stopnia zatrważające) jest rozważenie i uświadomienie sobie szybkości, skali i intensywności rozwoju nowych technologii. Z pewnością czynnikami sprzyjającymi takiemu dynamizmowi rozwoju, którego skutki widzimy dzisiaj, jest społeczny konformizm oraz oportunizm. Zatem podczas rozważań na temat przydatności i możliwości wykorzystania nowych technologii uświadomić należy sobie, że z etapu, na którym jesteśmy, nie ma już odwrotu. Nie będzie to dyskusja hipotetyczna, bo na nią już za późno, stoimy bowiem przed faktami dokonanymi. Rozwój nowoczesnych technologii nie pozostaje obojętny dla wymiaru sprawiedliwości. Nowoczesne technologie odgrywają aktualnie coraz większą rolę w tym kontekście. W Polsce wprowadzono pierwsze rozwiązania, takie jak system losowania sędziów, platforma e-wokandy oraz wykorzystanie Internetu do prowadzenia czynności procesowych. Jak zauważa Helsińska Fundacja Praw Człowieka, obserwujemy także zmiany w innych państwach europejskich, gdzie na przykład Łotwa zainicjowała proces elektronicznego doręczania decyzji sądowych, a w Wielkiej Brytanii ofiary przemocy mogą wnioskować przez Internet o nakaz sądowy, jeśli nie są reprezentowane przez pełnomocnika. Ponadto globalny dostęp do e-dowodów przyczynia się do zwiększenia skuteczności współpracy w transgranicznych postępowaniach sądowych. Kołem zamachowym tych zmian był wybuch pandemii COVID-19.

II. Posiedzenia online

Dnia 28.09.2023 r. weszła w życie ustawa z 7.07.2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa nowelizująca). Jednym z najistotniejszych elementów tej nowelizacji było trwałe uregulowanie na gruncie Kodeksu postępowania cywilnegoUstawa z 17.11.1964 Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 1964 r. nr 43, poz. 296, t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1550 z późniejszymi zmianami, Legalis), dalej: k.p.c. rozwiązań polegających na umożliwieniu przeprowadzania posiedzeń zdalnych za pośrednictwem środków informatycznych pozwalających na komunikowanie się na odległość. Rozwiązania te już funkcjonowały, lecz na podstawie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowychUstawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 340 z późniejszymi zmianami, Legalis), dalej: ustawa COVID-owa. (dalej: ustawa COVID-owa), a dokładnie na podstawie art. 15 zzs1, art. 15 zzs2 oraz art. 15 zzs9 (sic!). Zgodnie z tymi przepisami w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania tego z nich, który obowiązywał jako ostatni, w sprawach rozpoznawanych według przepisów k.p.c. rozprawę lub posiedzenie jawne przeprowadzało się przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie ich na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku (posiedzenie zdalne), z tym że osoby w nim uczestniczące, w tym członkowie składu orzekającego, nie musiały przebywać w budynku sądu. Przepisy te jednak nie miały zastosowania do postępowań prowadzonych na podstawie ustawy Prawo upadłościowe oraz ustawy Prawo restrukturyzacyjne. Od przeprowadzenia posiedzenia zdalnego można było odstąpić tylko w przypadku, gdy rozpoznanie sprawy na rozprawie lub posiedzeniu jawnym było konieczne, a ich przeprowadzenie w budynku sądu nie wywoływałoby nadmiernego zagrożenia dla zdrowia osób w nich uczestniczących. Przewodniczący mógł zarządzić przeprowadzenie posiedzenia niejawnego, gdy nie można było przeprowadzić posiedzenia zdalnego, a przeprowadzenie rozprawy lub posiedzenia jawnego nie było konieczne, a żadna ze stron nie sprzeciwiła się rozpoznaniu sprawy na posiedzeniu niejawnym w terminie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o skierowaniu sprawy na posiedzenie niejawne; w przesyłanym zawiadomieniu należy pouczyć stronę niezastępowaną przez adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej o prawie i terminie do złożenia sprzeciwu. W pierwszej i drugiej instancji sąd rozpoznawał sprawy w składzie jednego sędziego, z wyjątkiem spraw rozpoznawanych w składzie jednego sędziego i dwóch ławników – dotyczyło to zarówno pierwszej, jak i drugiej instancjiM. Dziurda (w:) Komentarz do niektórych przepisów ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Praktyczny komentarz do nowelizacji z 2023 roku, Warszawa 2023, art. 15(zzs(1)), LEX.. Prezes sądu może zarządzić rozpoznanie sprawy w składzie trzech sędziów, jeżeli uzna to za wskazane ze względu na szczególną zawiłość lub precedensowy charakter sprawy. Rzecz jasna, przepisy przewidywały okoliczność, że strona postępowania czy osoba wezwana, z wielorakich przyczyn, może nie być w stanie samodzielnie wziąć udziału w posiedzeniu zdalnym choćby ze względu na wiek czy wykluczenie cyfroweA. Bergier, A. Wypych-Knieć, Ł. Małecki-Tepicht, Sądownictwo w czasie COVID-19 – raport z badania oceny wpływu COVID-19 na wymiar sprawiedliwości w Polsce, Warszawa 2021, s. 77., dlatego taka osoba miała możliwość, aby złożyć wniosek w terminie 5 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia, aby mogła wziąć udział w posiedzeniu zdalnym w budynku sądu. Konieczne jednak było poinformowanie osoby wezwanej lub osoby niezastępowanej przez zawodowego pełnomocnika, że istnieje możliwość złożenia takiego wniosku. Informacji takiej udzielał sąd przy doręczaniu pierwszego zawiadomienia o terminie posiedzenia zdalnego. Ustawa ta określała także w art. 15 zzs9 wymagania formalne wobec pism w sprawach rozpatrywanych na posiedzeniu zdalnym, a także doręczenia pism za pośrednictwem portalu informacyjnego.

Rzecz jasna, z uwagi na okoliczności przepisy te miały charakter przejściowyUzasadnienie do projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw, s. 1., jednakże z badań przeprowadzonych przez Stowarzyszenie Sędziów Polskich IUSTITIA wśród sędziów orzekających w sprawach cywilnych w 2021 r. wynikało, że doświadczenie rozpraw zdalnych miało prawie 60% respondentów, a rozpraw prowadzonych stacjonarnie, z możliwością udziału części uczestników zdalnie – prawie 70%A. Bergier, A. Wypych-Knieć, Ł. Małecki-Tepicht, Sądownictwo…, s. 29–30.. Wyniki te według badaczy wskazywały na potencjał w prowadzeniu tego typu rozpraw nie tylko w trakcie trwania pandemii, lecz – co istotniejsze – również w przyszłości, pomimo tego, że w niektórych obszarach, jak np. ocena komunikacji pozawerbalnej, sędziowie wykazywali sceptycyzm.

Ustawodawca również zauważył potencjał posiedzeń zdalnych, więc kiedy zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 14.06.2023 r. w sprawie odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego z dniem 1.07.2023 r. stan zagrożenia epidemicznego został odwołany i zaistniała potrzeba trwałego uregulowania możliwości przeprowadzania rozpraw cywilnych za pomocą środków informatycznych pozwalających na komunikację zdalną, odpowiedzią na nią była właśnie ustawa nowelizująca. Uchyliła ona w art. 28 przepisy ustawy COVID-owej dotyczące posiedzeń zdalnych oraz doręczeń za pośrednictwem portalu informacyjnego, tj. art. 15 zzs1, art. 15 zzs2 i art. 15 zzs9. W miejsce uchylonych przepisów projektodawca postanowił wprowadzić zmiany w przepisach k.p.c. dotyczących m.in. miejsca posiedzeń, nowelizując art. 151 k.p.c. w ten sposób, że prócz posiedzenia w budynku sądowym istnieje możliwość przeprowadzenia posiedzenia w formie zdalnej. W przeciwieństwie do brzmienia przepisów zawartych w ustawie COVID-owej, gdzie posiedzenie zdalne było zasadą, obecnie po nowelizacji będzie ono przywilejem, bowiem zasadą nadal jednak pozostaje, że posiedzenia odbywają się w budynku sądu, choć już przed wprowadzeniem możliwości przeprowadzenia rozprawy zdalnej istniały od niej odstępstwa w sytuacji, gdy czynności sądowe muszą być wykonane w innym miejscu albo gdy odbycie posiedzenia poza budynkiem sądowym ułatwia przeprowadzenie sprawy lub przyczynia się znacznie do zaoszczędzenia kosztówE. Stefańska (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz aktualizowany. Art. 1–477(16), red. M. Manowska, Warszawa 2022, t. 1, art. 151, LEX.. Przykładem tego może być przewidziana § 186 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych możliwość wysłuchania małoletniego dziecka poza budynkiem sądu, w sytuacji, gdy budynek sądu nie zapewnia odpowiednich warunków do dokonania tej czynności. Ustawa nowelizująca zmieniła § 2, który w obecnym brzmieniu definiuje posiedzenie zdalne jako posiedzenie jawne przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jego przeprowadzenie na odległość. Najczystszym przypadkiem zastosowania tego rozwiązania będzie sytuacja, gdy zaistnieje konieczność przesłuchania strony lub świadka przebywających w znacznej odległości od sądu w sytuacji, gdy czynności nie zostaną przeprowadzone w drodze pomocy sądowejJ. Parafianowicz (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Art. 1–505(39), red. O. M. Piaskowska, Warszawa 2024, t. 1, art. 151, LEX.. Warunkiem sine qua non postępowania zdalnego jest, aby nie stał temu na przeszkodzie charakter czynności, które mają być dokonane na posiedzeniu, a przeprowadzenie posiedzenia zdalnego zagwarantuje pełną ochronę praw procesowych stron i prawidłowy tok postępowania. Zgodnie z art. 151 § 2 zd. 2 k.p.c. w takim przypadku na sali sądowej przebywają sąd i protokolant, a pozostałe osoby uczestniczące w posiedzeniu nie muszą przebywać w budynku sądu prowadzącego postępowanie. Założeniem projektodawcy było, że sąd będzie prowadził rozprawę na sali sądowej, do której zagwarantowany będzie swobodny wstęp dla wszystkich stron i osób wezwanych, zaś niektórzy z uczestników mogą przebywać poza budynkiem sądu, o ile wyrażą taką wolęUzasadnienie…, s. 1..

By przeprowadzić posiedzenie zdalne, zgodnie z art. 151 § 3 k.p.c. konieczne jest wydanie odpowiedniego zarządzenia przez przewodniczącego rozprawy, które wydawane jest ex officio lub na wniosek osoby, która ma uczestniczyć w posiedzeniu, złożony w ciągu 7 dni od doręczenia zawiadomienia albo wezwania na posiedzenie. Wezwanie na posiedzenie zdalne winno zawierać informację o możliwości stawiennictwa na sali sądowej lub zgłoszenia zamiaru zdalnego udziału w posiedzeniu, a także pouczenie, że zamiar ten należy zgłosić najpóźniej na 3 dni robocze przed wyznaczonym terminem posiedzenia oraz że do skutecznego zgłoszenia wystarcza poinformowanie za pomocą środków porozumiewania się na odległość, przy jednoczesnym wskazaniu adresu poczty elektronicznej, o ile dają one pewność co do osoby składającej oświadczenie. Osobę taką informuje się na 24 godziny przed terminem posiedzenia o standardach technicznych oprogramowania i wymaganiach sprzętowych koniecznych do wzięcia udziału w posiedzeniu zdalnym oraz o sposobie przyłączenia się do posiedzenia zdalnego.

Osoba, która nie zgłosiła skutecznie wniosku o posiedzenie zdalne albo nie zgłosiła zamiaru zdalnego udziału w posiedzeniu zdalnym, ma obowiązek stawić się na posiedzeniu w budynku sądu prowadzącego postępowanie bez dodatkowego wezwania.

W celu zapewnienia odpowiednich standardów i powagi przewidziano, że osoba biorąca udział w posiedzeniu zdalnym jednocześnie przebywająca poza budynkiem sądu jest zobowiązana poinformować sąd o miejscu, w którym przebywa, oraz dołożyć wszelkich starań, aby warunki w miejscu jej pobytu licowały z powagą sądu i nie stanowiły przeszkody do dokonania czynności procesowych z jej udziałem. W razie gdy uczestnik nie poinformuje o miejscu swojego przebywania lub jeżeli jego zachowanie budzi uzasadnione wątpliwości co do prawidłowego przebiegu czynności dokonanych zdalnie z jego udziałem, sąd może wezwać tę osobę do osobistego stawiennictwa na sali sądowej. Przepis ten zdaje się stanowić odpowiedź na postulat de lege ferenda zawarty w raporcie Stowarzyszenia Sędziów Polskich IUSTITIAA. Bergier, A. Wypych-Knieć, Ł. Małecki-Tepicht, Sądownictwo…, s. 38.. Z zachowaniem powagi sądu wiąże się art. 269 § 1 zd. 2 k.p.c., który to przepis przewiduje, że przewodniczący może zwolnić osoby pozostające poza salą sądową z obowiązku powstania, jeżeli wykonanie tego obowiązku nie licowałoby z powagą czynności lub mogło niekorzystnie wpłynąć na jakość utrwalenia obrazu i dźwięku z tej czynności. Wydaje się to rozwiązaniem trafnym i praktycznym – osoba pozostająca poza salą sądową korzystać będzie z kamerki, która jest albo wbudowana w komputer, albo przymocowana do monitora i ustawiona w taki sposób, aby podczas połączenia widoczna była twarz osoby z niej korzystającej. Powstając, uczestnik musiałby zmieniać ustawienia i układ kamery, co z jednej strony mogłoby nastręczać mu problemów, a z drugiej rodziłoby ryzyko utraty obrazu lub jego zniekształcenia.

Możliwość przeprowadzenia zdalnej rozprawy implikuje także możliwość przeprowadzenia dowodu przy użyciu urządzeń technicznych, jeżeli jego charakter się temu nie sprzeciwia. Sąd Apelacyjny w Szczecinie w uwadze nr 29 do projektu ustawy nowelizującej zauważył, że podczas posiedzeń zdalnych nie powinno przeprowadzać się dowodów osobowych, gdyż dotychczasowa praktyka wskazuje na to, że można mieć wątpliwości co do wiarygodności oraz mocy dowodowej zeznań i wyjaśnień złożonych przez osoby pozostające poza kontrolą sądu orzekającego, co nie wyklucza potencjalnego wpływu na treść wypowiedzi osób przesłuchiwanych ze strony innych podmiotów, oraz że szczególnej regulacji wymagałaby również kwestia dokonywania zdalnych czynności sądowych z osobami przebywającymi poza granicami Polski. Projektodawca nie uwzględnił jednak tej uwagi, przywołując, że skoro istnieje możliwość wysłuchania świadka na piśmie, to tym bardziej nie ma przeszkód do wysłuchania zdalnego, a ocena wiarygodności pozostawiona zostaje dyskrecjonalności sędziowskiej. Stosownie do możliwości przeprowadzenia dowodu na odległość strona ma możliwość sprzeciwić się zdalnemu przesłuchaniu świadka w terminie 7 dni od dnia, gdy dowiedziała się o zamiarze przeprowadzenia takiego dowodu.

Od możliwości przeprowadzenia posiedzenia zdalnego przewidziano również wyjątki, które uwarunkowane są dobrem uczestników lub interesem publicznym. Posiedzenie takie nie może zostać przeprowadzone w sytuacji, gdy ma ono charakter posiedzenia przy drzwiach zamkniętych (art. 154 k.p.c.), chyba że wszyscy uczestnicy czynności przebywają w budynkach sądowych. Przepisów o posiedzeniu zdalnym nie stosuje się także, zgodnie z art. 547 § 4 k.p.c., do wysłuchania osoby, której dotyczy wniosek o ubezwłasnowolnienie.

Kwestią immanentnie związaną z każdą formą połączenia zdalnego, a zwłaszcza jeżeli dotyczą one podmiotów publicznych, jest konieczność zachowania najwyższych środków bezpieczeństwa. Dostawcy usług ICT powinni gwarantować odpowiedni poziom świadczenia usług poprzez wykorzystywanie adekwatnej do potrzeb infrastruktury sieciowej oraz oprogramowania, aby zapewnić odpowiedni poziom cyberbezpieczeństwaŁ. Małecki-Tepicht, Rewolucja cyfrowa w sądownictwie – przegląd obszarów i narzędzi wzmacniania efektywności wymiaru sprawiedliwości, „Iustitia” 2020/2, s. 71.. Obejmować powinno to nie tylko zapewnienie ciągłości świadczenia usługi, ale także usługi w zakresie sprzętu komputerowego, zapewnienie wsparcia technicznego czy aktualizacji oprogramowania.

III. Elektroniczna komunikacja z sądem

Szczególnym utrudnieniem dla postępowania cywilnego w dobie COVID-19 był brak możliwości dokonywania doręczeń elektronicznychA. Kościółek, Komentarz do ustawy Przeciwdziałanie COVID-19, szczególne rozwiązania t.j. z dnia 26-2-2024 (Dz.U. 2024, poz. 340) opracowanie redakcyjne na podstawie K. Flaga-Gieruszyńska, Postępowanie przed sądem pierwszej instancji w procesie cywilnym. Czynności i przebieg postępowania, Warszawa 2024, art. 15zzs9, Legalis.. Bezsprzecznie taka forma komunikacji z sądem prócz oczywistych względów bezpieczeństwa jest dodatkowo szybka, prostsza i wygodniejszaJ. Gołaczyński, M. Dymitruk, Rozprawa zdalna i doręczenia elektroniczne w dobie pandemii COVID-19 po wejściu w życie nowelizacji z 28.05.2021 r., „Monitor Prawniczy” 2021/13, s. 690; Warszawa 2021, Legalis.. Z tej właśnie potrzeby ustawodawca poszerzył możliwość stosowania doręczeń elektronicznych, najpierw w ustawie COVID-owej z uwagi na brak systemu teleinformatycznego, później ustawa nowelizująca przeniosła te rozwiązania na grunt k.p.c. Artykuł 15zzs9 ustawy COVID-owej przewidywał stosowanie obligatoryjnych doręczeń elektronicznych w stosunku do zawodowych pełnomocników poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism, a za doręczenia uznawano datę zapoznania się przez odbiorcę z umieszczonymi w systemie dokumentami. W sytuacji, gdy nie pobrał przesłanego mu pisma w ciągu 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym, przyjmowano fikcję doręczeniaPostanowienie Sądu Najwyższego z 25.01.2022 r. (III CZ 58/22), OSNC 2022/9, poz. 91, LEX nr 3303514.. Spod tego obowiązku wyłączono pisma, które podlegały doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu. Doręczenie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego wywoływało skutki procesowe określone w k.p.c właściwe dla doręczenia pisma sądowegoA. Kościółek, Komentarz….

W literaturze zwraca się uwagę, że z powodu doraźnego charakteru tego rozwiązania ustawodawca nie był w stanie stworzyć odpowiedniego systemu teleinformatycznego, dlatego wykorzystano już istniejący Portal Informacyjny, co naturalnie było dotknięte problemami i niedostatkamiG. Karaś, A. Zalesińska, Doręczenia elektroniczne w trybie art. 15 zzs9 KoronawirusU (w:) Postępowanie cywilne w czasie pandemii. E-doręczenia, rozprawa zdalna, posiedzenia niejawne, składanie pism procesowych, red. J. Gołaczyński, Warszawa 2021, s. 48–52.. Jednak z uwagi, że rozwiązanie to tak czy inaczej musiało zostać zastosowane w praktyce, zaczęło być z czasem doskonalone, dlatego zaczęto postulować, by rozwiązanie to stosować także po ustaniu stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego wywołanego przez koronawirusa, do czasu utworzenia i wdrożenia systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądoweJ. Gołaczyński, Informatyzacja postępowania cywilnego. Od odrębności do modelu podstawowego, „Gdańskie Studia Prawnicze” 2022/5, s. 172.. Postulaty te zostały uwzględnione przez ustawodawcę, który na mocy ustawy nowelizującej z 7.07.2023 r. wprowadził do k.p.c. art. 1311a k.p.c., który pozwala na wykorzystanie Portalu Informacyjnego na potrzeby doręczeń elektronicznych i jest wzorowany na art. 15zzs9 ustawy COVID-owej. Wszedł on w życie z dniem 14.03.2024 r. Zgodnie z art. 1311 § 1 k.p.c. sąd dokonuje doręczeń za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (doręczenie elektroniczne), jeżeli adresat wniósł pismo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo dokonał wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Artykuł ten ma zastosowanie tylko do tzw. doręczeń elektronicznych, gdy adresat pisma wniósł pismo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo dokonał wyboru wnoszenia pisma za pośrednictwem takiego systemuPostanowienie Sądu Najwyższego z 13.04.2018 r. (I CZ 37/18), LEX nr 2498082.. Wraz z wejściem w życie art. 1311a k.p.c., czyli od 14 .03.2024 r., doręczenia pism przez portal w odniesieniu do zawodowych pełnomocników zmienią charakter z fakultatywnego na obligatoryjny. Zawodowi pełnomocnicy zobowiązani będą do posiadania konta w portalu z uwagi na przyjęcie, że doręczenia elektroniczne mają być formą domyślnąJ. Parafianowicz (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Art. 1–505(39), red. O. M. Piaskowska, Warszawa 2024, t. 1, art. 131(1(a))..

Zgodnie z art. 1311a § 1 k.p.c. w razie niemożności doręczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego sąd doręcza zawodowemu pełnomocnikowi pisma sądowe wyłącznie poprzez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym w sposób umożliwiający uzyskanie przez odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie. Portalem informacyjnym, o którym mowa, jest portal informacyjny uregulowany w art. 53r ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnychUstawa z 27.07.2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2001 r. nr 98 poz. 1070, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 334 z późniejszymi zmianami, LEX).. Nie dotyczy
to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu, chyba że sąd dysponuje ich kopią utrwaloną w postaci elektronicznej. Pismo uznaje się za doręczone w chwili wskazanej w dokumencie potwierdzającym doręczenie, a w przypadku braku dokumentu potwierdzającego doręczenie, doręczenie uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od dnia umieszczenia treści pisma w portalu informacyjnym. Odbiór pisma zgodnie z rozporządzeniem Ministra SprawiedliwościRozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12.03.2024 r. w sprawie doręczania pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym (Dz.U. poz. 368, Legalis). oznacza wywołanie przez użytkownika konta funkcji „Odbierz” w module „Moje doręczenia” w sposób umożliwiający uzyskanie przez odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie albo zaniechanie wywołania tej funkcji w terminie 14 dni. Co istotne, w przypadku takiego doręczenia nie mają zastosowania ograniczenia wynikające z art. 134 § 1 k.p.c. dotyczące pory nocnej i dni ustawowo wolnych od pracy. Przewodniczący zarządza odstąpienie od doręczenia pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego, jeżeli dokonanie doręczenia w taki sposób jest niemożliwe ze względu na charakter pisma, w szczególności jeżeli zachodzi potrzeba wydania stronie uwierzytelnionego odpisu orzeczenia lub tytułu wykonawczego.

Doręczenia zawodowym pełnomocnikom oraz prokuratorowi i Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej zachowują swój obligatoryjny charakter, o ile nie wchodzi w rachubę doręczenie elektroniczne za pośrednictwem jednego z dedykowanych systemów teleinformatycznych zawierających zintegrowaną funkcjonalność wymiany korespondencji, tj. w sposób opisany w art. 1311 k.p.c. Wyraźnie jednak zastrzeżono, że doręczenie przez portal informacyjny ma charakter wyłączny. Jeżeli zatem dochodzi do takiego doręczenia wobec braku negatywnych przesłanek opisanych w § 1 zdanie drugie lub § 3, to nie ma podstaw do tego, aby dodatkowo wysyłać pismo w sposób przewidziany w art. 131 § 1 k.p.c. Gdyby nawet do takiego doręczenia doszło, to ma ono charakter wyłącznie informacyjny i nie powinno wywoływać skutków procesowychUzasadnienie…, s. 2. .

Pismo doręczane na podstawie art. 1311a § 1 k.p.c. następuje przez umieszczenie jego treści w portalu, a nie przez zamieszczenie jego odpisu. Zatem wystarczy zamieszczenie pisma w dowolnej formie, jedynym wymogiem jest to, aby była możliwość zapoznania się z jego treścią. Za takim stanowiskiem przemawia również treść § 2 pkt 4) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości, zgodnie z którym przez pismo rozumie się dane z portalu informacyjnego obejmujące treść pisma podlegającego doręczeniu.

Wraz z wprowadzeniem możliwości doręczeń przez portal informacyjny konieczne było znowelizowanie art. 142 § 1 k.p.c. regulującego potwierdzenie odbioru pisma. Zgodnie z jego znowelizowaną treścią doręczenie pisma jest potwierdzane przez odbiorcę pisemnie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego operatora pocztowego, dokumentem uzyskanym z systemu teleinformatycznego lub dokumentem uzyskanym z portalu informacyjnego.

Szczegółowy tryb i sposób doręczania pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego, jak również elektroniczną postać, w której pisma te są doręczane, określa wyżej wspomniane rozporządzenie Ministra SprawiedliwościRozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12.03.2024 r. w sprawie doręczania pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym (Dz.U. poz. 368).. Zgodnie z nim pismo doręcza się za pośrednictwem portalu informacyjnego przez umieszczenie treści pisma w module „Moje doręczenia” w postaci pliku edytowalnego lub pliku do odczytu. Po odbiorze pisma na koncie, na którym umieszczono pismo, jest automatycznie prezentowana data jego odbioru, a w przypadku nieodebrania pisma w terminie 14 dni od dnia umieszczenia pisma na koncie – data, w której upłynął termin odbioru. Takie elektroniczne potwierdzenie jest przekazywane sądowi.

Aby wprowadzić na stałe możliwość doręczania pism sądowych pełnomocnikom z wykorzystaniem portalu informacyjnego, konieczne było także przemodelowanie przepisów ogólnych dotyczących udostępniania stronom odpisów, kopii lub wyciągów z akt sprawyUzasadnienie…, s. 2., czyli art. 9 § 11 k.p.c. Zgodnie z jego znowelizowaną treścią przeglądanie akt sprawy oraz udostępnianie stronom i uczestnikom postępowania odpisów, kopii lub wyciągów z akt sprawy może się odbywać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, zwanego dalej „systemem teleinformatycznym”, albo portalu informacyjnego w rozumieniu art. 53e ustawy prawo o ustroju sądów powszechnych.

Dnia 1.10.2024 r. wchodzi w życie art. 1312 k.p.c. jako konsekwencja ustawy o doręczeniach elektronicznych, która nakłada na sądy jako podmioty publiczne obowiązek stosowania doręczeń elektronicznych w stosunku do podmiotów niepublicznych, których adresy do doręczeń elektronicznych zostały wpisane do bazy adresów elektronicznychK. Flaga-Gieruszyńska (w:) A. Zieliński, K. Flaga-Gieruszyńska, Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, Warszawa 2024, art. 1312, Legalis.. Przepis ten zatem wprowadza ustandaryzowanie doręczeń elektronicznych oraz zintegrowanie aktualnie funkcjonujących systemówK. Flaga-Gieruszyńska, Kodeks…. Doręczenia takiego można dokonać wobec strony będącej osobą fizyczną tylko wtedy, gdy wniosła ona pismo z adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy albo wskazała ten adres jako adres do doręczeń. Regulacja nie obejmuje doręczeń kierowanych do osób fizycznych, ale wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i realizowanych w związku z prowadzoną przez te osoby działalnością gospodarcząJ. Parafianowicz (w:) Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Art. 1–505(39), red. O. M. Piaskowska, Warszawa 2024, t. 1, art. 131(2)..

IV. Digitalizacja akt

Cyfryzacja dokumentów sądowych może być rozwiązaniem zapewniającym lepszy komfort pracy dla sędziów oraz pracowników administracji sądowej oraz usprawnienie i przyspieszenie postępowania sądowego, bowiem to właśnie przewlekłość postępowań jest obecnie jedną z największych bolączek sądownictwa, powodującą powszechne niezadowolenieM. Załucki, Nowe technologie a sprawność i przyszłość sądownictwa w Polsce, „Przegląd Sądowy” 2021/11–12, s. 7.. Akta sądowe już od wieków występują w wersji papierowej, a niejednokrotnie są to potężne tomy, które często przekazywane są między sądami, ponadto większość korespondencji również wysyłana jest na papierze. Digitalizacja akt nie powinna jednak polegać na masowym skanowaniu obecnych papierowych akt, gdyż to spowodowałoby ogromne obciążenie dla pracowników sądów, nawet jeżeli chodziłoby tylko o akta bieżących sprawR. Krawczyk, Digitalizacja akt w sądach to ślepy zaułek, ale sądy bez papieru są konieczne, „Rzeczpospolita” 2021, https://www.rp.pl/sady-i-trybunaly/art8693221-digitalizacja-akt-w-sadach-to-slepy-zaulek-ale-sady-bez-papieru-sa-konieczne. Nie byłoby to też użyteczne i w zasadzie nie różniłoby się od ich przeglądania w wersji papierowej, gdyż nie umożliwiałoby przeszukiwania według zadanych kryteriów i inteligentnego przetwarzania treściH. Walczewski, Digitalizacja w sądach: konieczność – wyzwanie – test kompetencji, „Rzeczpospolita” 2021, https://www.rp.pl/sady-i-trybunaly/art247981-digitalizacja-w-sadach-koniecznosc-wyzwanie-test-kompetencji. Dlatego też potrzebne jest podejście polegające na odstąpieniu od akt w formie papierowej na rzecz akt w formie cyfrowej i wprowadzenie nowego systemu, który umożliwiałby składanie pism w formie elektronicznej jako załączniki, czy też poprzez wprowadzenie interaktywnych formularzy pozwalających na składanie pism takich jak pozwy czy odpowiedzi na pozew. Dzięki temu możliwe byłoby też przeglądanie wszystkich złożonych w sprawie pism, w konsekwencji zniknęłaby konieczność udania się do sądu w celu przeglądania akt. Zmiany te implikowałyby oczywiście konieczność wprowadzenia możliwości dokonywania opłat również w formie elektronicznej.

Współcześnie komunikacja elektroniczna jest standardem z uwagi na szybkość i ekonomikęH. Walczewski, Digitalizacja…. Możliwość przesyłania dokumentów w formie elektronicznej pozwoliłaby na ich doręczanie w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nie byłby tracony czas na nadawanie poczty czy jej doręczanie przez operatorów. Odpowiedni system mógłby wstępnie sortować przekazywane pisma do odpowiednich folderów, czy nawet samo pismo mogłoby być dzielone na odpowiednie kategorie dotyczące czynności stron, czynności sądu czy czynności osób trzecich takich jak biegli, i analizować je pod kątem bezpieczeństwaH. Walczewski, Digitalizacja…. Sędzia natomiast natychmiast dostawałby informacje o każdym złożonym dokumencieR. Krawczyk, Digitalizacja….

Jak wskazuje jednak Sąd Najwyższy – co do zasady – skuteczne wniesienie pisma procesowego do sądu musi nastąpić w tradycyjnej (materialnej) formie pisemnej. Pismo procesowe złożone w postaci elektronicznej – w zakresie nieunormowanym szczególnymi przepisami – nie wywołuje skutków prawnych, które ustawa wiąże ze złożeniem pisma procesowego, przy czym nie chodzi o brak formalny pisma, lecz o jego pierwotny, nieusuwalny brak skuteczności spowodowany użyciem nieautoryzowanej techniki. Przesłanie pisma do sądu e-mailem czy też za pośrednictwem platformy e-PUAP nie wywołuje skutków procesowych i nie wymaga wydrukowania przez sąd załącznika do e-maila i wezwania do podpisania wydruku, a szerzej – usunięcia jego braków formalnych jako pisma procesowego, którym nie jest. Strona powinna natomiast zostać poinformowana o bezskuteczności tej czynnościWyrok SN z 29.03.2023 r. (III CZP 427/22), Legalis nr 2930770..

Zupełnie nie przystoi to do rzeczywistości cyfrowej, jaka obecnie istnieje i do jakiej przyzwyczajony jest obywatel, który na co dzień korzysta choćby z usług bankowości elektronicznej czy handlu elektronicznego.

Wskazuje się, że działania takie jak posiedzenia online, elektroniczna komunikacja (które już dzieją się na naszych oczach) czy właśnie digitalizacja akt sądowych mogą przyczynić się do skrócenia czasu trwania postępowań sądowych, nie będzie bowiem konieczności przesyłania pism w wersji papierowej drogą pocztową, zniknie też ryzyko uszkodzenia czy zaginięcia aktM. Troć, Transformacja cyfrowa sądów polskich. Raport, Warsaw Enterprise Institute, Warszawa 2021, s. 7.. Ma to też znaczenie w kontekście dostępności akt dla sędziego, nie będzie on tracić czasu na wertowaniu wielu papierowych stronic i przerzucaniu tomów akt, tylko skupi się na merytorycznej pracy, do jakiej został powołany. Przeniesienie papieru na formę elektroniczną sprawiłoby, że sędziemu wystarczyłby dostęp do komputera, w którym otworzyłby odpowiedni folder.

Obecnie mamy do czynienia z rozwojem wykorzystania systemów teleinformatycznych do załatwiania spraw urzędowych. Jako przykład może posłużyć wprowadzenie możliwości elektronicznego rozliczenia PIT, bez konieczności wizyty w urzędzie skarbowym, możliwość złożenia sprawozdań finansowych spółek czy portal S24, dzięki któremu istnieje możliwość rejestracji spółki i aktualizacji jej danych oraz sporządzenia odpowiednich dokumentów bez wychodzenia z domu.

V. Podsumowanie

Wprowadzenie posiedzeń online, elektronicznej komunikacji z sądem oraz digitalizacji akt sądowych z pewnością może skrócić czas trwania postępowań sądowych w sposób oczywisty. Jeśli cały obieg dokumentów w sądzie, włączając w to dokumenty wysyłane do stron, będzie odbywał się elektronicznie, nie będzie potrzeby czekania na doręczenie pism sądowych za pośrednictwem poczty. Co ważniejsze, nie będzie również konieczności oczekiwania na nadanie pisma przez sąd. Cyfryzacja procesu obiegu dokumentów w sądzie jest również istotna z perspektywy dostępu sędziego do akt sprawy, zwłaszcza w sytuacji wielości spraw na wokandzie. Zmiany technologiczne w postępowaniu cywilnym widać już bardzo wyraźnie w niektórych obszarach, a kołem zamachowym tych zmian była niewątpliwie pandemia COVID-19 i wynikające z niej ograniczenia dla funkcjonowania społeczeństwa. Mimo zupełnego nieprzygotowania sądów do realiów pandemicznych, z perspektywy czasu można uznać, że tworzone dla potrzeby chwili rozwiązania w ustawie COVID-owej, mimo że z oczywistych przyczyn niekiedy wadliwe, wyznaczyły pewną drogę i dały asumpt ku temu, aby już po zakończeniu stanu epidemii dalej je doskonalić, czego efektem była nowelizacja k.p.c. w zakresie posiedzeń zdalnych i elektronicznej komunikacji z sądem. Kluczowe będzie, aby zmiany nie przybrały formy „wielkiego wybuchu”, tylko stopniowej transformacjiR. Susskind, Sądy internetowe i przyszłość wymiaru sprawiedliwości, Warszawa 2021, s. 227.. Istniejące już rozwiązania świadczą o tym, że techniczne utworzenie odpowiedniego systemu dla sądów nie jest nieosiągalne. Kwestie legislacyjne też wydają się nie stanowić problemu, czego dowodem jest wspomniany system S24. Oczywiście zmiany nie mogą przybrać postaci rewolucji, gdyż ta wprowadziłaby chaos, lecz powinny być wprowadzane stopniowo, acz konsekwentnie, oczywiście z uwzględnieniem dynamicznego rozwoju cyfrowego, bowiem rozwiązania nowoczesne tu i teraz za 10 lat mogą być tym, czym obecnie są papierowe akta.