1. Co to jest e-SOA?

E-SOA, czyli elektroniczny system obsługi Adwokatury, to system, który posłuży do procesu pełnej informatyzacji Adwokatury. Inaczej mówiąc, to platforma oferująca narzędzia ułatwiające pracę izb adwokackich, pracę adwokata, aplikanta i prawnika zagranicznego oraz komunikację między członkami Adwokatury, ich izbą adwokacką, Naczelną Radą Adwokacką, a także cyfryzującym się wymiarem sprawiedliwości.

Narzędzi jest wiele i dalej zostaną przybliżone. Najbardziej rozpoznawalnym w tej chwili jest Krajowy Rejestr Adwokatów i Aplikantów Adwokackich, którego dane wpisywane są za pośrednictwem systemu e-SOA.

2. Kto może korzystać z e-SOA?

System zaprojektowany jest z jednej strony dla pracowników okręgowych rad adwokackich i Naczelnej Rady Adwokackiej, z drugiej – dla adwokatów, aplikantów adwokackich i prawników zagranicznych.

3. Jak wygląda harmonogram wdrażania e-SOA w izbach adwokackich?

Prace nad systemem trwają, a ich istotnym elementem jest stopniowe i sukcesywne wdrażanie poszczególnych funkcjonalności w izbach adwokackich – terminy zależą m.in. od potrzeb i przygotowania okręgowych rad adwokackich.

Oprócz procesu wdrażania funkcjonalności w izbach w harmonogram prac nad e-SOA wpisane jest także budowanie nowych funkcji, z myślą o wszechstronnym wykorzystaniu cyfrowych możliwości, jakie daje ten system. Kolejne etapy rozpisane są na kwartały roku 2022 i 2023.

4. Jak izby mogą przygotować się do wdrażania funkcjonalności e-SOA?

Proces wdrażania funkcjonalności e-SOA w poszczególnych izbach trwa. Naczelna Rada Adwokacka wspiera okręgowe rady adwokackie w ich przygotowaniu do coraz szerszego korzystania z e-SOA poprzez wewnątrzsamorządowe propagowanie informacji o systemie oraz oferowanie szkoleń dla pracowników ORA z użytkowania e-SOA w pracy biura. Ostatnie szkolenia odbyły się 28 i 30.03.2022 r.

5. Po co jest e-SOA?

Cyfryzacja wymiaru sprawiedliwości to już nasza teraźniejszość, dlatego cyfrowa Adwokatura to konieczność, ale też szansa na ułatwienie pracy pionu administracyjnego samorządu, pracy adwokatów i szkolenia aplikantów.

Zadaniem e-SOA jest ujednolicenie i usprawnienie pracy biur okręgowych rad adwokackich i biura Naczelnej Rady Adwokackiej, komunikacji między nimi oraz między pionem administracyjnym samorządu a adwokatami i aplikantami.

Docelowo e-SOA ma zapewnić jeden kanał komunikacji z sądami i innymi organami wymiaru sprawiedliwości, poprzez np. logowanie się do Portalu Informacyjnego sądów powszechnych na konto pełnomocnika.

6. Czy wdrażanie eSOA jest obowiązkowe dla izb?

Tak. Przy czym to okręgowe rady adwokackie decydują, z których narzędzi korzystają. Żeby system był jak najbardziej użyteczny, wskazane jest, aby rady korzystały z możliwości, jakie daje e-SOA, w jak najszerszym zakresie.

7. Jakie funkcje oferuje e-SOA izbom?

System wprowadza automatyzację prac biur okręgowych rad adwokackich i Naczelnej Rady Adwokackiej.

E-SOA to centrum zarządzania kontem adwokata i aplikanta. Rady okręgowe mogą prowadzić rejestr adwokatów i aplikantów swojej izby, dokumentacje związane z doskonaleniem zawodowym, wizytacjami, patronatem, jak też prowadzić usystematyzowany rejestr składek samorządowych i składek OC.

E-SOA to także zarządzanie całym procesem związanym z egzaminami wstępnymi na aplikację adwokacką oraz egzaminem zawodowym – adwokackim. Dzięki wprowadzanym danym możliwe jest generowanie statystyk i raportów.

8. W jaki sposób e-SOA pomoże w komunikacji wewnątrz samorządu?

E-SOA pozwala na sprawną komunikację pomiędzy ORA a adwokatem i aplikantem. Dzięki spersonalizowanemu Panelowi Adwokata, którego jednym z modułów jest m.in. skrzynka „mailowa”, nie będzie już problemu, że ważna wiadomość z rady trafiła do spamu. Każdy adwokat na swoim panelu będzie otrzymywał od rad wszelką korespondencję bezpośrednią, ale też komunikaty i ogłoszenia o szkoleniach, wydarzeniach izbowych itp.

E-SOA daje też możliwość komunikacji pomiędzy adwokatami za pomocą wewnętrznego forum, które pozwala na większą swobodę wypowiedzi niż np. facebookowe grupy, do których dostęp mają nie tylko adwokaci.

9. Czym jest Panel Adwokata?

To po prostu jeden z elementów e-SOA, dedykowany adwokatom.

Ta platforma oferuje szereg cyfrowych narzędzi, ułatwiających pracę adwokatów i aplikantów (poprzez analogiczny Panel przeznaczony dla aplikantów adwokackich). Stanowi wsparcie w szkoleniu aplikantów adwokackich oraz w komunikacji zarówno adwokatów, jak i aplikantów z okręgowymi radami adwokackimi i z wymiarem sprawiedliwości drogą cyfrową. Szczególny nacisk położony jest na zabezpieczenie korespondencji, a tym samym wzmocnienie ochrony tajemnicy adwokackiej.

Panel Adwokata, podobnie jak cała e-SOA, jest rozbudowywany. Na dziś dostępne do wdrożenia w izbach są: możliwość aktualizowania swojego zawodowego statusu i danych kontaktowych, przepływ informacji o szkoleniach w ramach doskonalenia zawodowego, weryfikacja składek samorządowych i ubezpieczenia OC, zarządzanie prenumeratą „Palestry”.

10. Jakie funkcje Panelu Adwokata są już dostępne?

Uruchomienie poszczególnych funkcji i wdrożenie ich w izbach adwokackich to dwa osobne procesy, które już się rozpoczęły i będą trwać przez kolejne kwartały roku 2022 i 2023. Niemniej jednak już teraz niektóre izby otworzyły swoim adwokatom możliwość korzystania z aktualizowania danych, zarządzania prenumeratą „Palestry” i przekazywania informacji związanych z doskonaleniem zawodowym.

11. Jakie rozwiązania pojawią się w przyszłości w e-SOA i Panelu Adwokata?

Obecnie trwają prace nad wdrożeniem kolejnych modułów, wybrane z nich to:

• sprawy z urzędu – moduł ten pozwala na zakładanie i zarządzanie sprawami z urzędu oraz dyżurami sądowymi poszczególnych członków. Dzięki niemu rady będą miały możliwość przeprowadzenia ankiet, jakiego rodzaju sprawy z urzędu adwokaci chcą prowadzić;
• e-Dziennik – to narzędzie do zarządzania całym procesem szkoleniowym aplikanta. Będzie to baza roczników i grup, wykładowców, znajdą się tam plany zajęć, informacje o patronie, zawiadomienia o kolokwiach czy też możliwość usprawiedliwienia nieobecności na zajęciach. E-Dziennik będzie pozwalał też na bezpośrednią komunikację pomiędzy ORA a aplikantem za pomocą czatu;
• zastępstwo procesowe ułatwi kontakt adwokatów w całej Polsce w celu znalezienia zastępstwa procesowego;
• sprawy dyscyplinarne, w którym m.in. znajdą się cyfrowe akta spraw, zarządzanie sprawami rzecznika dyscyplinarnego i sądu dyscyplinarnego, a także publikowane będzie orzecznictwo;
• zarządzanie szkoleniami stacjonarnymi oraz online – dzięki temu modułowi będzie można zarządzać kalendarzem szkoleń, zapisywać się na szkolenia zarówno te online, jak i stacjonarne, przeprowadzać szkolenia w formie e-learningu i uzyskiwać tym samym punkty doskonalenia zawodowego;
• w planach są również narzędzia, które bezpośrednio ułatwią pracę adwokatów – prosty generator stron www i papierów firmowych, elektroniczny podpis, płatność online i wiele innych.

12. Czy za korzystanie z Panelu Adwokata trzeba zapłacić?

Nie. Korzystanie przez adwokatów i aplikantów z Panelu jest bezpłatne, ponieważ powstał on i jest rozbudowywany ze składek adwokackich. O tym, jaka część składki jest przeznaczona na informatyzację Adwokatury, zadecydowała Naczelna Rada Adwokacka w uchwale przyjętej 15.01.2022 r. podczas posiedzenia plenarnego.

13. Czy Panel Adwokata pozwoli na komunikację także między adwokatami i klientami?

System nie daje jeszcze takiej możliwości, ale w planach jest stworzenie tzw. Cyfrowej Kancelarii, czyli narzędzia wspierającego wykonywanie codziennych czynności zawodowych adwokata. Jednym z elementów tej platformy będzie możliwość zarządzania bazą klientów i kontaktów z nimi.

14. Czy e-SOA będzie powiązany z Portalem Informacyjnym sądów powszechnych?

Tak. System jest już powiązany z Portalem Informacyjnym. To dzięki e-SOA i wprowadzonym w nim danym adwokaci mogą logować się do Portalu Informacyjnego. W niedalekiej przyszłości będzie powiązany nie tylko z e-sądami, ale też będzie dawał możliwość przeglądania ksiąg wieczystych, jak również będzie zintegrowany z systemami informacji prawnej.

15. Do kogo kierować pytania dotyczące e-SOA i Panelu Adwokata?

Pytania dotyczące funkcjonalności e-SOA oraz Panelu Adwokata i Aplikanta, narzędzi wdrożonych już w danej izbie adwokackiej, adwokat może kierować do właściwej sobie okręgowej rady adwokackiej.